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行政管理系統(tǒng)如何解決辦公用品管理難題？ |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
責(zé)帶不明晰，易損易丟失行政管理系統(tǒng)
對于很多企業(yè)而言，因?yàn)樨?zé)帶不明晰，辦公用品丟失、損耗的情況時(shí)有發(fā)生。員工在填寫申請表時(shí)沒有明確歸還時(shí)間，或者到期忘記歸還，沒有一套完善的提醒機(jī)制。對于管理人員而言，缺乏一套信息匯總系統(tǒng)，無法及時(shí)查看每件用品的使用及歸還情況。
解決方案
行政管理系統(tǒng)通過將辦公用品的申請審批進(jìn)行匯總，成功解決了以上問題。申請人在發(fā)起申請時(shí)，需填寫歸還時(shí)間和選擇使用類型，明確是個(gè)人使用還是部門使用，以便將責(zé)任明晰化，一旦發(fā)生丟失或損耗，有助于找到第一責(zé)任人。除此之外，管理者可以通過行政管理系統(tǒng)后臺查看辦公用品申請列表，全面掌握每件辦公用品的申請使用情況，包括庫存量、領(lǐng)用數(shù)量、申請人、領(lǐng)用日期、歸還日期、實(shí)際歸還日期等。當(dāng)出現(xiàn)逾期不還的情況，可通過行政管理系統(tǒng)留言、內(nèi)部消息等進(jìn)行提醒，以確保申請人盡快歸還。
采購跟不上，庫存常告急
有時(shí)候，某一辦公用品消耗太快，導(dǎo)致采購跟不上，員工要用的時(shí)候不能及時(shí)補(bǔ)充，嚴(yán)重的情況甚至可能影響工作的進(jìn)度。如何才能實(shí)現(xiàn)采購與庫存的雙向?qū)幽�？�?dāng)庫存不足時(shí)，采購人員能及時(shí)收到提醒，從而及時(shí)補(bǔ)充？
解決方案
通過行政管理系統(tǒng)的庫存警示功能便能輕松解決以上問題。在定義辦公用品類別或錄入資料時(shí)，可勾選“啟動(dòng)庫存警示功能”，通過辦公用品消耗情況，設(shè)置最低警示數(shù)量和最高警示數(shù)量。當(dāng)辦公用品達(dá)到最低警示數(shù)量時(shí)，采購人員會收到行政管理系統(tǒng)提醒，從而及時(shí)地進(jìn)行補(bǔ)充；當(dāng)達(dá)到最高警示數(shù)量時(shí)，行政管理系統(tǒng)將會提醒采購人員停止采購，以免減少庫存堆積等現(xiàn)象。
申請?zhí)闊I(lǐng)用難及時(shí)
傳統(tǒng)的辦公用品申請方式，往往需要填寫紙質(zhì)的申請表，并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后才能使用。因?yàn)樾畔⒉粚ΨQ等原因，申請流程走下來之后卻發(fā)現(xiàn)此辦公用品已被其他人申請使用。缺乏流程化的辦公用品申請管理，大大降低了辦公效率以及資源的優(yōu)化配置。
解決方案
通過行政管理系統(tǒng)規(guī)范辦公用品的管理和流程，可以有效解決以上問題。辦公用品申請時(shí)，可通過新建流程，發(fā)起辦公用品的電子化申請。在申請界面，行政管理系統(tǒng)自動(dòng)呈現(xiàn)需要填寫的相關(guān)信息，包括申請人、申請時(shí)間、申請物品、使用數(shù)量等。發(fā)起申請流程之后，行政管理系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到相關(guān)人員處進(jìn)行處理，整個(gè)流程高效運(yùn)轉(zhuǎn)，確保有急用的員工能快速領(lǐng)用到相關(guān)辦公用品。
紛雜難打理，浪費(fèi)時(shí)發(fā)生
隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，辦公用品的管理也日漸復(fù)雜化。小到一支筆，大到一臺打印機(jī)，都屬于辦公用品的范疇。在辦公用品日益多樣化的現(xiàn)實(shí)面前，如何對其進(jìn)行統(tǒng)一管理，減少浪費(fèi)、分配不均等現(xiàn)象成為企業(yè)管理的一大難題。
解決方案
通過行政管理系統(tǒng)，企業(yè)可以將辦公用品統(tǒng)一起來進(jìn)行集中管理。在“辦公用品”模塊，實(shí)現(xiàn)所有辦公用品的分類管理，通過層級類別的設(shè)定，便于查找及領(lǐng)用。對于某一具體的辦公用品，可以對其進(jìn)行詳細(xì)描述，包括此用品的類別、名稱、規(guī)格、計(jì)量單位等。通過將所用辦公用品錄入到統(tǒng)一的行政管理系統(tǒng)并對其進(jìn)行跟蹤管理，既簡化了管理的紛雜局面，又減少了浪費(fèi)的發(fā)生，部門、員工的領(lǐng)用記錄皆在系統(tǒng)中有據(jù)可查。
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