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如何通過協(xié)同辦公實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理 |
| 作者：佚名 來源：轉(zhuǎn)載 |
伴隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識(shí)管理已成為企業(yè)管理實(shí)踐的主題。知識(shí)管理的重要性不言而喻，我們需要探討的是知識(shí)管理在企業(yè)的實(shí)現(xiàn)方式。美國(guó)生產(chǎn)力和質(zhì)量中心對(duì)知識(shí)管理的定義：“知識(shí)管理應(yīng)該是組織一種有意識(shí)采取的戰(zhàn)略，它保證能夠在最需要的時(shí)間將最需要的知識(shí)傳送給最需要的人。這樣可以幫助人們共享信息，并進(jìn)而將之通過不同的方式付諸實(shí)踐，最終達(dá)到提高組織業(yè)績(jī)的目的�！�
信息技術(shù)將快速、準(zhǔn)確的知識(shí)歸納、提煉與交付成為可能，Internet的廣泛應(yīng)用，使基于信息技術(shù)的知識(shí)管理系統(tǒng)，變?yōu)榭鐓^(qū)域、跨部門的知識(shí)共享與利用，并且同企業(yè)的業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，構(gòu)筑企業(yè)協(xié)同辦公環(huán)境。協(xié)同辦公系統(tǒng)在企業(yè)的運(yùn)用成為企業(yè)知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)方式。 企業(yè)知識(shí)管理面臨的四大難題 信息的膨脹，每天企業(yè)在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中都會(huì)產(chǎn)生大量的信息，所需處理的信息迅速膨脹，平均每12－18個(gè)月就會(huì)擴(kuò)展一倍，這種幾何級(jí)數(shù)的增長(zhǎng)的信息量讓企業(yè)的管理者無所適從。 信息的孤島，在企業(yè)信息化管理的進(jìn)程中，企業(yè)先后采用了多種管理系統(tǒng)，如CRM、HRM、ERP等，數(shù)據(jù)也依然被封存在各種不同的系統(tǒng)中，信息間缺乏相互聯(lián)系的通道，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的界面，大量的信息，孤立的數(shù)據(jù)，多系統(tǒng)的相互獨(dú)立性也成企業(yè)的整體信息管理的障礙。 信息的非結(jié)構(gòu)化，對(duì)大多數(shù)企業(yè)來說，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)只占到企業(yè)全部信息與知識(shí)的10%左右，其他的90%都是數(shù)據(jù)庫(kù)難以存取到的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。而對(duì)于企業(yè)決策者來說，往往一個(gè)備忘錄、一封郵件等這些“死角”里會(huì)隱藏了非常重要的信息資源。 信息的非個(gè)性化，企業(yè)的不同人員如管理者、部門員工、客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等都是企業(yè)知識(shí)的提供者和需求者，他們對(duì)知識(shí)和信息的切入點(diǎn)及關(guān)注點(diǎn)有本質(zhì)的區(qū)別，很多企業(yè)的信息化系統(tǒng)往往是“千人一面”，組織內(nèi)成員無法按需所取，知識(shí)和信息無法分類，知識(shí)不能有效積累和利用。
綜上所述，企業(yè)的知識(shí)管理實(shí)踐迫切需要一種為企業(yè)提供組織、搜索和獲取真正有價(jià)值的信息與知識(shí)的解決方法。需要利用統(tǒng)一的平臺(tái)來為員工、管理者、客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等企業(yè)活動(dòng)的參與者提供全面的企業(yè)知識(shí)管理和應(yīng)用�；趨f(xié)同理念的企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)以其先進(jìn)的管理理念和高效的工作平臺(tái)將知識(shí)管理的過程同企業(yè)運(yùn)營(yíng)流程緊密結(jié)合，為企業(yè)知識(shí)的積累、分享、利用和創(chuàng)新構(gòu)建了良好的實(shí)現(xiàn)環(huán)境。
協(xié)同辦公OA平臺(tái)如何構(gòu)建企業(yè)知識(shí)管理 知識(shí)是企業(yè)的一種特殊的資源，是個(gè)人和組織的智力資本。對(duì)于企業(yè)而言知識(shí)積累、分享、利用、創(chuàng)新的過程同企業(yè)實(shí)際的業(yè)務(wù)和工作流程是緊密關(guān)聯(lián)的，知識(shí)管理的過程和企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)過程合而為一，這正是企業(yè)知識(shí)管理的本質(zhì)。一方面，知識(shí)來源于工作而應(yīng)用于工作，作為辦公平臺(tái)，協(xié)同辦公系統(tǒng)可以為知識(shí)管理提供實(shí)際層面的支持；另一方面，協(xié)同辦公系統(tǒng)與知識(shí)管理在管理思想上相通相融，因而能夠貼合知識(shí)管理的需求。協(xié)同辦公系統(tǒng)作為企業(yè)知識(shí)管理營(yíng)造一個(gè)開放、共享、協(xié)同的知識(shí)實(shí)踐環(huán)境。 企業(yè)的知識(shí)管理可以分為三方面： 1、對(duì)知識(shí)內(nèi)容（包括以文檔資料等形式存在的顯性知識(shí)和人的經(jīng)驗(yàn)、技能等隱性知識(shí)）的管理。而知識(shí)管理的關(guān)鍵，第一是要迅速、有效的獲取知識(shí)內(nèi)容并建設(shè)企業(yè)的知識(shí)庫(kù)，這包括它的及時(shí)性、有效性、可被利用性和可持續(xù)發(fā)展性；
2、知識(shí)流動(dòng)環(huán)節(jié)的管理，包括知識(shí)的生產(chǎn)、知識(shí)的獲取、知識(shí)的整理、知識(shí)的傳遞、知識(shí)的共享、知識(shí)的利用、知識(shí)的積累、知識(shí)的創(chuàng)新等。知識(shí)能夠大流量、高效率的進(jìn)行流轉(zhuǎn)，把知識(shí)迅速而通暢的貫穿到企業(yè)工作的各個(gè)方面中，以最佳的方式實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享、利用和增值；
3、知識(shí)載體（人和組織）的管理，這包括對(duì)人員和組織進(jìn)行變革，使其能適應(yīng)知識(shí)管理的需求，讓人和組織在知識(shí)的活動(dòng)中最大程度的受益。
知識(shí)管理系統(tǒng)功能
就其特點(diǎn)而言，主要可以歸納為2點(diǎn)： 功能比較全面貼近用戶需求。
1. 強(qiáng)大的非結(jié)構(gòu)化知識(shí)處理能力�？蓪F(xiàn)存在大量的文檔和歷史知識(shí)，這部分非結(jié)構(gòu)化的文檔，需要能夠進(jìn)行快速的導(dǎo)入和管理起來，并能夠進(jìn)行全文、附件內(nèi)容的檢索。
2. 結(jié)構(gòu)化知識(shí)處理能力。對(duì)日常工作運(yùn)行中產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，能夠進(jìn)行自定義發(fā)布為知識(shí)，搜索引擎可對(duì)結(jié)構(gòu)化知識(shí)進(jìn)行全文檢索。
3. 征詢管理系統(tǒng)。可實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)過程中征詢業(yè)務(wù)的全面應(yīng)用。
4. 便捷的呼入問題引導(dǎo)解答應(yīng)用�？勺远x問題分解步驟，可關(guān)聯(lián)子問題關(guān)系，可以預(yù)設(shè)問題答案，為有效利用知識(shí)庫(kù)內(nèi)已有知識(shí)提供便利工具。
5. 完善的文檔及內(nèi)容管理子模塊。支持對(duì)知識(shí)的管理需要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、批量導(dǎo)入、版本管理，建立知識(shí)發(fā)布、管理、應(yīng)用及審核處理等流程定義。
6. 權(quán)限管理系統(tǒng)。能夠定義用戶的角色，并對(duì)角色進(jìn)行權(quán)限設(shè)定，不同用戶擁有不同
的權(quán)限，保證系統(tǒng)的文件安全性。
7. 知識(shí)維度的自由設(shè)定。支持有權(quán)限的應(yīng)用者自行設(shè)定部門或板塊的知識(shí)結(jié)構(gòu)。
8. 個(gè)人知識(shí)門戶。支持對(duì)每個(gè)用戶建立個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)，知識(shí)文集，知識(shí)收藏等，個(gè)人培訓(xùn)計(jì)劃，便于崗位知識(shí)的傳承與管理。
9. 知識(shí)地圖。支持能夠全局預(yù)覽本企業(yè)知識(shí)架構(gòu)的知識(shí)地圖和不同崗位具有不同知識(shí)結(jié)構(gòu)的崗位知識(shí)地圖。
10. 知識(shí)培訓(xùn)。支持從知識(shí)庫(kù)中選取知識(shí)，對(duì)某一類用戶進(jìn)行培訓(xùn)。
11. 知識(shí)統(tǒng)計(jì)功能。支持對(duì)知識(shí)庫(kù)的庫(kù)存、使用率的統(tǒng)計(jì)表現(xiàn)。..
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