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檔案管理系統(tǒng)選型需要注意哪些方面?

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如今,隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)水平的快速發(fā)展,許多的企業(yè)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了實(shí)施引進(jìn)。但是很多企業(yè)在選型檔案管理系統(tǒng)都不會(huì)注意一些細(xì)節(jié),這也就導(dǎo)致了后期檔案管理系統(tǒng)實(shí)施陷入了僵局,那么檔案管理系統(tǒng)選型需要注意哪些方面?..

好的檔案管理系統(tǒng)需要具備哪些特點(diǎn)?

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由于市面上的檔案管理系統(tǒng)越來(lái)越多,那么對(duì)于選擇檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō),也不是一件容易的事,那么優(yōu)秀的檔案管理系統(tǒng)到底具備哪些突出的特點(diǎn)呢?..

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建設(shè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

作者:佚名  來(lái)源:網(wǎng)絡(luò)
建設(shè)單位檔案管理部門在缺失工程檔案管理辦法的情況系下,依靠文書檔案的管理方法很難對(duì)工程檔案進(jìn)行有效的分類與歸檔。工程最終形成的檔案雜亂無(wú)章,比如,同一案卷內(nèi)有圖紙、有資料、有建設(shè)單位自身的工程來(lái)往批復(fù)文件、有系統(tǒng)后期的試運(yùn)行及驗(yàn)收資料。整體表現(xiàn)為先后混亂、分類混亂、輕重混亂。完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性無(wú)從考證,單從檔案的查詢與調(diào)閱而言,就更是難上加難。 

建設(shè)單位檔案管理規(guī)定于項(xiàng)目管理的落實(shí)重視程度不一,導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量低下 信息化項(xiàng)目自身的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、管理特點(diǎn)決定了管理規(guī)模及組織的復(fù)雜性,項(xiàng)目管理面向的對(duì)象包含信息系統(tǒng)工程使用的用戶、參與項(xiàng)目建設(shè)的單位等等,各自有自身工作重點(diǎn)與范圍且存在工作界面銜接,表現(xiàn)為參與者眾多且存在流動(dòng)性,工作開(kāi)展過(guò)程的界面交互頻繁與溝通協(xié)調(diào)工作較多。面對(duì)眾多的參建單位,在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定不明確的前提下,工程文檔產(chǎn)生的形式混亂,檔案的真?zhèn)闻c價(jià)值大小那一區(qū)別,同時(shí)也不能較為明確的體現(xiàn)出不同工作范圍的內(nèi)部關(guān)聯(lián);而在有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,缺乏必要的檔案管理培訓(xùn)等措施,也會(huì)導(dǎo)致參建單位對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解與執(zhí)行程度不一的情況,造成文檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性參差不齊,無(wú)法形成高質(zhì)量的檔案。建立必要的檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制,并明確必要的檔案管理人員,是重大信息系統(tǒng)工程檔案專項(xiàng)建設(shè)的必要手段。 

建設(shè)單位聲像、電子文檔等歸檔管理混亂,入檔率低 伴隨著辦公自動(dòng)化程度的提高以及工程管理信息化手段的多樣,影像、錄音、圖片、電子文檔等記錄方式在檔案中的比重越來(lái)越大。工程記錄的載體及記錄形成的過(guò)程多存在于電腦硬盤,且以上載體幾乎記錄了工程建設(shè)的所有活動(dòng)。雖然相關(guān)規(guī)定對(duì)電子類文檔提出了具體的要求,但是具體要求在實(shí)際建設(shè)中的落實(shí)程度相較于紙質(zhì)文檔,情況更差,在工程管理中,多見(jiàn)于此類文檔集中刻盤整體存放,多數(shù)的電子文檔仍留存與個(gè)人手中或者電腦內(nèi),時(shí)間長(zhǎng)了很可能會(huì)導(dǎo)致資料的遺失。
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