協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)施的關(guān)鍵有哪些？

一個(gè)協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目的成功實(shí)施，不僅要關(guān)注軟件的選型和實(shí)施過(guò)程，還應(yīng)關(guān)注企業(yè)內(nèi)部因素，主要有以下方面： 　　

首先，一定要把項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目范圍界定清楚。項(xiàng)目目標(biāo)被模糊，實(shí)施范圍不斷蔓延，最終導(dǎo)致失敗。如項(xiàng)目實(shí)施范圍具體落實(shí)到項(xiàng)目書(shū)上，就要清晰地從兩個(gè)部分表述―組織范圍和應(yīng)用系統(tǒng)模塊；再進(jìn)一步地界定企業(yè)總部實(shí)現(xiàn)郵件、日程安排、行政工作流程和內(nèi)部文檔庫(kù)，以及和財(cái)務(wù)、客戶(hù)、人事之間單向傳送匯總數(shù)據(jù)。這樣就表達(dá)了一個(gè)清晰的實(shí)施范圍。 　　

同時(shí)在實(shí)施過(guò)程中要重點(diǎn)關(guān)注用戶(hù)的心態(tài)轉(zhuǎn)變。在OA實(shí)施過(guò)程中，如果得不到企業(yè)高層、中層和廣大基層員工的大力支持，并成功實(shí)現(xiàn)工作方式乃至企業(yè)文化的轉(zhuǎn)變，即使系統(tǒng)一時(shí)上線(xiàn)，最后也會(huì)反彈，應(yīng)用效果也大打折扣，達(dá)不好預(yù)期目標(biāo)。

企業(yè)要運(yùn)作一個(gè)高效的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，就必須對(duì)OA流程進(jìn)行全面梳理，建立一個(gè)動(dòng)態(tài)、規(guī)范、平滑高效的流程體系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化和高效運(yùn)作。 

　　

辦公軟件專(zhuān)家-偉創(chuàng)軟件認(rèn)為在實(shí)施協(xié)同辦公系統(tǒng)時(shí)，很多企業(yè)常犯的一個(gè)錯(cuò)誤是，把企業(yè)現(xiàn)有未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程，直接照搬到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)里。實(shí)施OA不是直接模擬手工操作流程。未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程，在新系統(tǒng)里運(yùn)作相當(dāng)于新瓶裝老酒，可操作性不強(qiáng)。企業(yè)的OA流程只有經(jīng)過(guò)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的充分溝通和推進(jìn)，才能形成整個(gè)企業(yè)所遵循的規(guī)范，才具有在協(xié)同辦公系統(tǒng)上的現(xiàn)實(shí)操作意義。

任何信息系統(tǒng)的建設(shè)必然是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，尤其對(duì)于XXX這樣的國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)業(yè)務(wù)處于高速發(fā)展階段，企業(yè)的管理制度和管理思想也在不斷完善之中，如何在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，制定有普遍意義、同時(shí)又能夠充分考慮企業(yè)不同發(fā)展階段、不同業(yè)務(wù)的特性的系統(tǒng)建設(shè)方案，有利于規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、取得預(yù)期效果。本系統(tǒng)涉及到的技術(shù)復(fù)雜、用戶(hù)面廣，在系統(tǒng)實(shí)施前進(jìn)行充分的論證，做出整體規(guī)劃是也是必要的。編制系統(tǒng)建設(shè)的總體規(guī)劃的目的，是利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理科學(xué)成果，提出打通企業(yè)信息渠道、開(kāi)發(fā)企業(yè)信息資源、優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程、改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、提高企業(yè)辦公效率和競(jìng)爭(zhēng)力的方案。