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軟件項(xiàng)目管理的五項(xiàng)修煉 |
| 作者：佚名 來(lái)源：網(wǎng)絡(luò) |
目前，我國(guó)軟件企業(yè)盡管在國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中存在技術(shù)、人才等方面的不足，但管理能力，特別是項(xiàng)目管理能力的不足是我國(guó)軟件企業(yè)面臨的典型性成長(zhǎng)障礙。對(duì)于軟件企業(yè)來(lái)說(shuō)，大多數(shù)附加價(jià)值的產(chǎn)生是由項(xiàng)目產(chǎn)生的，沒(méi)有足夠的項(xiàng)目管理能力，企業(yè)的新產(chǎn)品研發(fā)、承攬海外軟件開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)、擴(kuò)大軟件企業(yè)規(guī)模等均缺乏基礎(chǔ)保證。
我國(guó)軟件從業(yè)人員有50多萬(wàn)人，在6000多家軟件企業(yè)中有60%是50人以下的小企業(yè)，1000人以上的企業(yè)僅10余家，軟件出口額不到印度的10%。在印度的優(yōu)秀軟件企業(yè)如Wipro、Infosys、Tata中，軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的按時(shí)完成率高達(dá)95%以上，可以說(shuō)是項(xiàng)目管理能力促進(jìn)了印度軟件企業(yè)承攬外包業(yè)務(wù)和規(guī)�；陌l(fā)展。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前我國(guó)軟件企業(yè)項(xiàng)目的按時(shí)完成率平均為20%左右。可見(jiàn)，我國(guó)軟件企業(yè)在項(xiàng)目管理能力方面與印度軟件企業(yè)相比還存在很大差距。
一、面向利益相關(guān)者的項(xiàng)目策劃
軟件項(xiàng)目策劃的目的主要在于明晰定義項(xiàng)目的價(jià)值和項(xiàng)目目標(biāo)，它是軟件項(xiàng)目正式啟動(dòng)的基礎(chǔ)是明確項(xiàng)目需求的基礎(chǔ)，也是控制項(xiàng)目范圍的基礎(chǔ)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，超過(guò)50%的軟件項(xiàng)目都遭受過(guò)不充分的需求管理的問(wèn)題，平均有25%的軟件項(xiàng)目需求會(huì)發(fā)生變化。對(duì)有缺陷的需求、設(shè)計(jì)、代碼進(jìn)行返工的花費(fèi)占整個(gè)項(xiàng)目費(fèi)用的40%—50%。項(xiàng)目策劃的要點(diǎn)包含以下四個(gè)方面。
1.識(shí)別和定義項(xiàng)目的利益相關(guān)者
現(xiàn)代項(xiàng)目管理的核心理念是項(xiàng)目必須讓其利益相關(guān)者滿(mǎn)意，要理解和定義項(xiàng)目的價(jià)值，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上定義項(xiàng)目的目標(biāo)，必須從識(shí)別項(xiàng)目的利益相關(guān)者入手。然而，實(shí)踐表明，識(shí)別清楚軟件項(xiàng)目的利益相關(guān)者并不是一件容易的事。有時(shí)一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行了很長(zhǎng)時(shí)間，但項(xiàng)目組未必知道項(xiàng)目的真正客戶(hù)是誰(shuí)，最常犯的錯(cuò)誤是僅將項(xiàng)目成果的使用者作為客戶(hù)。例如，電子政務(wù)系統(tǒng)的真正用戶(hù)是該機(jī)關(guān)的決策層，而不是具體負(fù)責(zé)這個(gè)電子政務(wù)項(xiàng)目的某個(gè)部門(mén)。如果需求僅僅來(lái)自負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目的某個(gè)部門(mén)，那么即使這個(gè)系統(tǒng)建好了，也極有可能沒(méi)有真正達(dá)到目的。但是由于各種原因，決策層人員往往沒(méi)有足夠的精力來(lái)關(guān)心這件事，這時(shí)如果項(xiàng)目組不去想方設(shè)法解決這個(gè)問(wèn)題的話，那么，這個(gè)項(xiàng)目從一開(kāi)始就埋下了“陷入泥潭”的陰影。此外，必須識(shí)別出具體的項(xiàng)目發(fā)起人并充分發(fā)揮其作用。實(shí)踐過(guò)程中易犯的錯(cuò)誤是誤將一個(gè)部門(mén)、一個(gè)機(jī)構(gòu)作為項(xiàng)目的發(fā)起人，這樣的結(jié)果是決策時(shí)有很多人，但真正需要項(xiàng)目發(fā)起人提供資源、予以協(xié)調(diào)時(shí)卻找不到人。
2.促成利益相關(guān)者的參與
不僅是在策劃活動(dòng)中，在整個(gè)軟件項(xiàng)目的生命周期內(nèi)都必須強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目利益相關(guān)者的參與，必須要與利益相關(guān)者一起啟動(dòng)項(xiàng)目。由于軟件項(xiàng)目的成果將改變?nèi)藗兊纳罨蚬ぷ鞣绞健Ｒ虼�，客�?hù)必須在項(xiàng)目策劃階段就了解項(xiàng)目成果對(duì)其生活或工作方式的影響，他們必須開(kāi)發(fā)相應(yīng)的政策、流程等以準(zhǔn)備接受項(xiàng)目成果。目前眾多的ERP項(xiàng)目之所以失敗，重要的一個(gè)原因是人們誤認(rèn)為ERP項(xiàng)目?jī)H是一個(gè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目，該項(xiàng)目帶來(lái)的僅僅是一個(gè)信息產(chǎn)品。其實(shí)，ERP項(xiàng)目帶來(lái)的是一新的運(yùn)營(yíng)方式，如果企業(yè)在沒(méi)有做相應(yīng)調(diào)整的情況下強(qiáng)行引入ERP，將會(huì)使企業(yè)運(yùn)行的混亂速度加快而不是更好。事實(shí)表明，促使軟件項(xiàng)目成功的最重要的要素莫過(guò)于利益相關(guān)者的全過(guò)程參與。
3.培育/運(yùn)用行業(yè)專(zhuān)家
軟件項(xiàng)目的價(jià)值是為了實(shí)現(xiàn)某些商業(yè)目的，它們一般是由行業(yè)專(zhuān)家而不是由軟件開(kāi)發(fā)人員挖掘出來(lái)的。許多軟件企業(yè)被投標(biāo)價(jià)格所困擾，其原因有來(lái)自市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)方面的，更多的則是軟件企業(yè)沒(méi)有能夠挖掘項(xiàng)目的價(jià)值所致。目前，許多軟件企業(yè)的弱點(diǎn)在于缺乏行業(yè)專(zhuān)家，它們沒(méi)有意識(shí)到行業(yè)專(zhuān)家也是專(zhuān)業(yè)人員，而只是將軟件開(kāi)發(fā)人員作為專(zhuān)業(yè)人員對(duì)待。在項(xiàng)目定義活動(dòng)中，軟件開(kāi)發(fā)人員常犯的錯(cuò)誤有三點(diǎn)：需求鍍金、需求過(guò)濾和需求包辦。所謂鍍金，是指軟件開(kāi)發(fā)人員不顧客戶(hù)的實(shí)際需求，片面強(qiáng)調(diào)和夸大技術(shù)先進(jìn)性;所謂需求過(guò)濾，是指軟件開(kāi)發(fā)人員根據(jù)自己的技術(shù)偏好對(duì)客戶(hù)的需求進(jìn)行了主觀篩選;所謂需求包辦，是指客戶(hù)將需求分析委托給“專(zhuān)業(yè)的”軟件開(kāi)發(fā)人員，而他們也樂(lè)得如此。實(shí)踐證明，缺乏行業(yè)專(zhuān)家的項(xiàng)目策劃所產(chǎn)生出來(lái)的東西一般是能力過(guò)剩的、不適用的，甚至是完全不能用的。如果軟件企業(yè)沒(méi)有自己的行業(yè)專(zhuān)家，必須善于利用外部的行業(yè)專(zhuān)家。
4.不可忽視項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)
對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)一致性重視程度不夠，是項(xiàng)目啟動(dòng)過(guò)程中普遍存在的一個(gè)問(wèn)題。很多項(xiàng)目管理者低估了達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)一致性的難度，在這方面投入的精力不夠，往往簡(jiǎn)單地認(rèn)為目標(biāo)已經(jīng)達(dá)成一致。很多項(xiàng)目其實(shí)是在目標(biāo)沒(méi)有定義清楚的情況下匆忙啟動(dòng)的。因此，軟件項(xiàng)目策劃的結(jié)果必須使利益相關(guān)者對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的理解達(dá)成一致。要做到這一點(diǎn)，最有效的辦法是設(shè)定項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)�？梢砸皂�(xiàng)目的客戶(hù)為例說(shuō)明這一點(diǎn)�？蛻�(hù)的需求包含多個(gè)方面，其中既有對(duì)項(xiàng)目成果特性的要求，又有客戶(hù)在感情等方面的需求。簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)，客戶(hù)的需求可以分為三類(lèi)：
第一類(lèi)是“Musts”，即如果缺少了就不能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目基本目的的成果特性;
第二類(lèi)是“Wants”，即客戶(hù)希望得到的能夠豐富項(xiàng)目成果的東西。
第三類(lèi)是“Nice-to-haves”,即對(duì)客戶(hù)和項(xiàng)目而言多多益善的東西。從對(duì)客戶(hù)的重要性而言，這三類(lèi)需求是遞減的。然而，在項(xiàng)目的運(yùn)行過(guò)程中，客戶(hù)向項(xiàng)目承擔(dān)方表達(dá)的頻率卻常常是遞增的。這是導(dǎo)致項(xiàng)目管理范圍蔓延最終失控而使項(xiàng)目失敗的重要原因。
二、基于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的項(xiàng)目計(jì)劃
軟件項(xiàng)目計(jì)劃過(guò)程面臨的最大挑戰(zhàn)就是計(jì)劃的準(zhǔn)確性差。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在對(duì)軟件項(xiàng)目進(jìn)度與成本估算時(shí)，開(kāi)發(fā)者的估算比現(xiàn)實(shí)要樂(lè)觀，大約低20%到30%;大多數(shù)項(xiàng)目實(shí)際完成時(shí)間超過(guò)估算進(jìn)度的25%到100%，少數(shù)的進(jìn)度估算精確度達(dá)到了10%，能控制在5%之內(nèi)的項(xiàng)目十分罕見(jiàn)。要提高軟件項(xiàng)目計(jì)劃的準(zhǔn)確性，需要把握以下三點(diǎn)：
1.加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析
軟件項(xiàng)目都是具有獨(dú)特性的，不能照搬其他項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)作為制定本項(xiàng)目計(jì)劃的依據(jù)。因此，在企業(yè)范圍內(nèi)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析以得出規(guī)律是十分必要的。項(xiàng)目管理既是科學(xué)又是藝術(shù)，由于文化的差異，西方發(fā)達(dá)國(guó)家強(qiáng)調(diào)的是管理中的科學(xué)性，而我國(guó)的絕大多數(shù)企業(yè)強(qiáng)調(diào)的是管理中的藝術(shù)性。由于不重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集和統(tǒng)計(jì)，軟件項(xiàng)目的計(jì)劃常常是憑經(jīng)驗(yàn)或“拍腦袋”而定的，企業(yè)并沒(méi)有足夠的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)支持計(jì)劃的制定�？茖W(xué)管理盡管是在上個(gè)世紀(jì)初，對(duì)制造業(yè)和體力工人提出的，但其中提出的“不能度量就不能控制”的理念依然值得軟件企業(yè)在管理項(xiàng)目時(shí)采納。
2.以面向?qū)W習(xí)和改善系統(tǒng)的評(píng)價(jià)原則促進(jìn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)
評(píng)價(jià)方式將決定人們的行為，要想改變?nèi)藗兊牧?xí)慣，僅靠講道理是難以見(jiàn)效的，還必須輔之以相應(yīng)的評(píng)價(jià)體系。軟件企業(yè)在項(xiàng)目管理評(píng)價(jià)進(jìn)程的一個(gè)誤區(qū)是將評(píng)價(jià)的重點(diǎn)放在人的方面，而忽視了很多項(xiàng)目問(wèn)題在于管理系統(tǒng)本身這個(gè)事實(shí)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，人員的敬業(yè)精神和能力不夠只占項(xiàng)目失敗原因的10%左右，在大約90%的原因來(lái)自于項(xiàng)目管理系統(tǒng)的架構(gòu)與流程等方面。
3.謹(jǐn)防里程碑陷阱
眾所周知，里程碑是項(xiàng)目計(jì)劃與控制中的一個(gè)極為重要的概念，也正因?yàn)槿绱�，人們也易于過(guò)于依賴(lài)?yán)锍瘫�，反而使�?xiàng)目計(jì)劃落空。里程碑陷阱表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，人們?cè)谲浖?xiàng)目的里程碑被設(shè)定以后，認(rèn)為“目標(biāo)管理是只問(wèn)結(jié)果，不計(jì)過(guò)程”，從而忽視對(duì)過(guò)程的監(jiān)控而導(dǎo)致項(xiàng)目里程碑不能按期達(dá)到。大多數(shù)軟件企業(yè)的從業(yè)人員屬于知識(shí)工作者，他們對(duì)授權(quán)的要求較強(qiáng)烈，這方面的誤區(qū)更易發(fā)生。第二，對(duì)里程碑控制不嚴(yán)。因?yàn)榇蟛糠掷锍瘫吘怪皇且恍╉?xiàng)目的中間結(jié)果，在項(xiàng)目過(guò)程中人們易于放松對(duì)里程碑變更的控制，易于出現(xiàn)里程碑大多按期完成而項(xiàng)目卻難以按期完成的現(xiàn)象。項(xiàng)目活動(dòng)彼此是有關(guān)聯(lián)的，一個(gè)里程碑的延遲會(huì)導(dǎo)致連鎖反應(yīng)，甚至可能導(dǎo)致項(xiàng)目工期的失控。第三，里程碑的設(shè)置僅僅由項(xiàng)目組根據(jù)項(xiàng)目本身的特點(diǎn)而定，忽視了與利益相關(guān)者的溝通并得到他們的承諾。
三、基于專(zhuān)業(yè)分工的項(xiàng)目資源動(dòng)態(tài)調(diào)度
在軟件項(xiàng)目失敗的原因中，項(xiàng)目組織和人員的問(wèn)題占到40%以上。因此，對(duì)項(xiàng)目資源的有效組織和調(diào)度是十分重要的。對(duì)于軟件企業(yè)來(lái)說(shuō)，最重要的資源莫過(guò)于人力資源，要在項(xiàng)目中充分組織和調(diào)度人力資源，需要做好以下兩點(diǎn)：
1. 實(shí)現(xiàn)人力資源的“分類(lèi)分級(jí)”管理
由于沒(méi)有對(duì)人力資源做到專(zhuān)業(yè)分工基礎(chǔ)上的動(dòng)態(tài)調(diào)度，大量企業(yè)的人力成本難以降低，項(xiàng)目組織運(yùn)行的效果也難以保證。由于軟件行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，降低項(xiàng)目成本成了當(dāng)務(wù)之急，而降低項(xiàng)目所占用的人力資源成本更是重中之重。目前，許多軟件企業(yè)對(duì)項(xiàng)目人力資源的使用可以用“5個(gè)人干3個(gè)人的活，拿5個(gè)人的錢(qián)”來(lái)概括。要想改變這一點(diǎn)，做到“3個(gè)人干5個(gè)人的活，拿4個(gè)人的錢(qián)”這種理想狀態(tài)，有效的辦法是實(shí)現(xiàn)人力資源的“分類(lèi)分級(jí)”管理。中創(chuàng)軟件采取的“分類(lèi)分級(jí)”是指將企業(yè)員工劃分為需求分析員、系統(tǒng)分析員、設(shè)計(jì)人員、編碼人員、測(cè)試人員和QA等，并界定其不同的等級(jí)，能夠做到可以測(cè)量出不同類(lèi)型、不同層次的人員的小時(shí)價(jià)格。這種價(jià)格是制定項(xiàng)目人力資源預(yù)算和成本控制的基礎(chǔ)。目前，很多企業(yè)強(qiáng)調(diào)“復(fù)合型人才”，這容易產(chǎn)生一個(gè)誤區(qū)。在許多軟件企業(yè)的項(xiàng)目中，有相當(dāng)多的人既做設(shè)計(jì)又做編碼還做測(cè)試，這不僅使項(xiàng)目的運(yùn)行效率低、出錯(cuò)率高，也使項(xiàng)目的人力成本提高、人員還不滿(mǎn)意。合理的方式是在專(zhuān)業(yè)分工、“分類(lèi)分級(jí)”的基礎(chǔ)上，通過(guò)有效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組織機(jī)制將各類(lèi)人員集成起來(lái)。
2.實(shí)現(xiàn)人力資源的動(dòng)態(tài)調(diào)度
眾所周知，有多種項(xiàng)目的組織方式。只有既能聚集于項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，又能充分、有效調(diào)度企業(yè)資源的項(xiàng)目組織方式才是合理的。項(xiàng)目組織是一種臨時(shí)性的、動(dòng)態(tài)的組織，由于它不應(yīng)該有冗余人員，因此，資源調(diào)度的有效性基于資源調(diào)度的動(dòng)態(tài)性，理想的狀態(tài)是“需要的時(shí)候，需要的人能來(lái);不需要的時(shí)候，不需要的人能走”。企業(yè)能做到這一點(diǎn)，必須要有兩個(gè)條件：人員已經(jīng)“分類(lèi)分級(jí)”，以及企業(yè)的各職能部門(mén)成為“資源庫(kù)”。實(shí)踐表明，“分類(lèi)分級(jí)”和動(dòng)態(tài)調(diào)度將能使軟件企業(yè)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中提高效率、降低人力資源的結(jié)構(gòu)性成本和提高員工的整體滿(mǎn)意度。..
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