中小企業(yè)的管理者都對定單很重視，很多企業(yè)請很多業(yè)務員去跑，就是為了多拉定單，但做定單的時候就會出現(xiàn)重復這樣那樣的問題，讓管理者很頭痛，客戶的抱怨以至不再合作，員工總是推脫自己的責任，最后損失的都是企業(yè)。我見過有個企業(yè)經(jīng)常發(fā)錯貨，有時湖南的貨發(fā)到內(nèi)蒙古去了，重新發(fā)貨損失多大，如果企業(yè)采用定單流程信息化管理，誰接單，客戶的需求能否滿足或調(diào)整、誰審核、什么時間生產(chǎn)、誰檢驗、什么時間發(fā)貨，當然這里還有客戶信息的自動轉(zhuǎn)填、所有的經(jīng)辦的人按照定單信息來負責，出錯的幾率會大大降低，即使出錯也很容易找到問題，找到解決問題的辦法，員工的責任心也會增強。
員工的有序管理，企業(yè)日常管理，管理層和團隊溝通的時候，往往團隊中有人有對工作方式有不同方法，那怎樣協(xié)調(diào)統(tǒng)一，我在為幾家企業(yè)做管理系統(tǒng)的時候?qū)嵺`出一個方法，就是做基礎數(shù)據(jù)模塊，建一個模板，讓大家按照自己的方法去填報和修改，通過一段時間的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，那種效果好用那種方法，這樣既磨合了團隊又提高了效率，關(guān)鍵是積累了系統(tǒng)經(jīng)驗這是企業(yè)的財富。還有就是能力高的員工的方法留在了系統(tǒng)里，即使他離職了，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)他是帶不走的。
大多中型企業(yè)對公司的底子不清楚，造成公司做決策時沒有數(shù)據(jù)參照，只能憑感覺拍腦袋，由于沒有實時的數(shù)據(jù)依據(jù)往往在日常管理中往往情緒化，造成團隊溝通誤會和隔閡。采用進銷存功能管理就可以完全解決，有了實時可查詢的數(shù)據(jù)，管理者做到心中有數(shù)，做決策的時候就會有依據(jù)，實際工作中如果有偏差只要是在可控的范圍就會心平氣和的溝通。
中小企業(yè)采用信息化管理系統(tǒng)能實現(xiàn)精確管理，系統(tǒng)是沒有情感不會說謊的，不會出現(xiàn)人工交辦的誤差。出現(xiàn)講對了辦錯了，沒聽到，忘記了、聽錯了。有了作業(yè)流程，即使有人出錯也很容易發(fā)現(xiàn)。還能減少團隊溝通的誤會。企業(yè)的信息資源是企業(yè)的寶貴財富，成功的企業(yè)都是在歷史的數(shù)據(jù)上建立了很好的制度和標準發(fā)展起來的。
內(nèi)部網(wǎng)功能，公司內(nèi)部工作聯(lián)系交接，工作成績評價。依靠口頭講的方式有時很傷情面，在管理系統(tǒng)中建立日常管理內(nèi)部交接模塊，工作上的事通過數(shù)據(jù)表體現(xiàn)就很規(guī)范，相互評價還可以是匿名的方式，這樣企業(yè)團隊成員中有不規(guī)范的問題，拿到系統(tǒng)中“曬”下，能實現(xiàn)陽光化管理。
中小企業(yè)實際管理工作中往往會出現(xiàn)這樣的尷尬局面，就是管理者往往在其位謀不了其政，或者是權(quán)限不清晰造成管理混亂，采用電腦信息化管理系統(tǒng)，能做到權(quán)限合理分配，比如：什么職位的人能不能辦什么事，能不能看什么是由系統(tǒng)定的，操作者是完全按系統(tǒng)的要求來做的。小企業(yè)還有個問題就是后勤管理人員少，很多崗位是要兼的，這叫一人多崗，很多中小企業(yè)也推行一人多崗，但到實施上變成無人無崗，在管理系統(tǒng)中設置兼職崗位，系統(tǒng)會把他該辦的事項匯集到他的待辦事項中，讓他做到及時辦理。這樣就不會出現(xiàn)斷崗的問題。
中小企業(yè)采用信息化管理系統(tǒng)能提高工作效率，傳統(tǒng)的手工表單填寫、交辦手續(xù)復雜，信息重復填寫，查找不容易，采用電腦信息化管理系統(tǒng)，能對數(shù)據(jù)進行自動轉(zhuǎn)填，智能處理、重復利用，出錯提醒、大大提高員工工作效率和便捷。
很多中小企業(yè)同時在應用進銷存管理軟件、客戶關(guān)系管理軟件、OA辦公自動化軟件等多套軟件，本人也曾經(jīng)在一段時間內(nèi)應用過上述軟件，確實給管理帶來一些便利，但同時也產(chǎn)生了信息不能共享的問題，信息切換不方便，容易形成信息孤島。同時如果正版化的話成本也比較高。
信息化管理系統(tǒng)能解決企業(yè)信息安全的問題，傳統(tǒng)的手工單在工作流轉(zhuǎn)中不容易隱藏，經(jīng)常會被不該知道的人知道，電腦管理系統(tǒng)可以對員工權(quán)限進行設置，看不看得到時系統(tǒng)設置的，填報、修改、刪除、轉(zhuǎn)填都可以進行權(quán)限指定，比如：團隊中的某個人只能看到一部分數(shù)據(jù)，部門主管看本部門的數(shù)據(jù)，企業(yè)負責人能看到全部的關(guān)鍵數(shù)據(jù)。現(xiàn)在的軟件技術(shù)發(fā)展到今天能全面解決保密的問題，數(shù)據(jù)可以進行備份、轉(zhuǎn)移、隱藏、刪除等操作，企業(yè)的信息安全比手工表單統(tǒng)計更有保證。
中小企業(yè)還有個現(xiàn)實的問題就是怎樣滿足客戶的需求非標的問題，這就需要系統(tǒng)非常靈活，比方說客戶的單量小而且散、色號雜品種多、配置復雜、下單不規(guī)范等這是小企業(yè)天天遇到的問題。如果用傳統(tǒng)手工開單，人工去溝通的話肯定會出現(xiàn)好多混亂的問題。采用電腦信息化系統(tǒng)管理就很好的解決這些問題，比如：用電腦管理系統(tǒng)可以把不同客戶的定單分拆再匯總成比較批量的定單，根據(jù)客戶的手工單轉(zhuǎn)成規(guī)范的定單或讓客戶根據(jù)規(guī)范的格式填報訂單，按照公司實際的操作方式設置流程、權(quán)限。員工在待辦事項中辦理和交辦協(xié)調(diào)，比較容易實現(xiàn)精確管理。
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