文檔管理系統(tǒng)是信息技術(shù)在公司里管理中最典型的應用。傳統(tǒng)文檔管理模式是由人工去管理的，效率低下，無法適用于當前對文檔管理的需求。文檔管理系統(tǒng)基于網(wǎng)絡技術(shù)，使辦公室對文檔的管理工作逐步信息化，從而形成由辦公室人員與辦公室設備共同構(gòu)成服務于某種目標的人機文檔處理系統(tǒng)，因而可以將跨地區(qū)的各個部門緊密連接在一起，從而達到對文檔的實時共享，可以最大程度地發(fā)揮各級人員的工作效率。
當越來越多的企業(yè)、業(yè)務部門發(fā)現(xiàn)，投入大量人力和物力建造的業(yè)務、OA、ERP等IT系統(tǒng)，由于在文檔管理方面的先天缺陷，無法有效集中管理和存儲文檔。于是，更簡單、高效的集中管理、檢索和存儲文檔，以提高文檔的利用率和員工生產(chǎn)力，成為企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)之一。
企業(yè)怎樣選擇適合自己的專業(yè)文檔管理系統(tǒng)？業(yè)界領(lǐng)先的石油行業(yè)文檔管理系統(tǒng)專家，在綜合了行業(yè)需求特點之后認為，作為對業(yè)務系統(tǒng)的有效補充，專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)要以創(chuàng)新為動力，以安全可靠、簡潔易用、經(jīng)濟低廉、專業(yè)強大為用戶利益。
由于企業(yè)類型不同，企業(yè)的戰(zhàn)略計劃不同，企業(yè)的管理模式也不經(jīng)相同等因素，實際的管理信息系統(tǒng)的動能會有不同的功能。但是從抽象意義上來說，無論什么企業(yè)，其管理信息系統(tǒng)的功能相同。一般分為數(shù)據(jù)處理、輔助管理決策兩大功能。文檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理功能以完成企業(yè)相關(guān)文檔的收集、存儲、加工、傳輸和輸出，提供信息服務。它是管理信息系統(tǒng)的基本功能；輔助管理決策功能即指對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的結(jié)構(gòu)化決策問題，采用管理信息系統(tǒng)相關(guān)學科中提出的定量方法，建立問題的模型，求解問題，獲得解決問題的方法。
隨著社會的發(fā)展和信息技術(shù)的進步，全球信息化的直撥越來越明顯，任何單位和企業(yè)不再是局限于某一個地區(qū)，都在自覺不自覺在參與到了全球化的競爭中。在這個全球化的競爭中，政府機關(guān)企事業(yè)單位對信息的掌握程序，信息獲取是否及果，信息能否得到充分的利用、對信息的瓜劉否敏感準確，已越來越成為徇其競爭能力的最重要因素。綜上所述，文檔管理系統(tǒng)的前景是非常廣闊的。
