企業(yè)對于內(nèi)部的文檔管理要求基本上都是大同小異的，比如：本部門和其他部門的協(xié)作文檔，和外部客戶公司的合作文檔，跟上級領(lǐng)導(dǎo)部門的合作文檔、重要的文檔、不那么重要的文檔等等，需要將這些文檔分門別類規(guī)整起來，并保證文檔的權(quán)限閱讀。
想要選擇到一個好的并且適合自己的文檔管理系統(tǒng)，那么企業(yè)的文檔管理系統(tǒng)就應(yīng)該要有以下的功能： 集中存儲\收容功能： 該功能可以有效地讓企業(yè)的文檔材料，集中存放到服務(wù)器中，并且無論是本地員工還是異地員工都可以隨時隨地的上傳企業(yè)資料，完成收容。 關(guān)鍵字詞\全文索引功能： 這個功能對于企業(yè)員工進行檔案查找時，是非常有幫助的一個功能，就好比百度的搜索框一樣，在檔案管理系統(tǒng)中，企業(yè)員工可以快速從海量資料中查找到自己想要的文件。
權(quán)限管理： 檔案管理的這個功能可以有效的保護一些企業(yè)的機密檔案，一些權(quán)限不足或者等級不夠的員工無法查看道企業(yè)的文檔，自然也就避免了很多可能造成企業(yè)文檔泄露的情況出現(xiàn)。
數(shù)據(jù)備份功能: 檔案管理系統(tǒng)中的企業(yè)文檔，支持數(shù)據(jù)庫備份和本地備份的雙重保障，即使是企業(yè)的本地存儲出現(xiàn)了問題，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)中的文檔丟失，檔案管理系統(tǒng)也可以從云端進行數(shù)據(jù)的還原，讓企業(yè)的文檔更加的安全。
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