在目前全球經(jīng)濟環(huán)境的影響下，各個行業(yè)的發(fā)展都面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，成本增加，利潤減少，使得企業(yè)不得不對成本結(jié)構(gòu)進行整頓，使得“節(jié)流”成為企業(yè)首要解決危機的方法。人力成本在各個行業(yè)的成本結(jié)構(gòu)中都有著舉足輕重的作用，那怎么樣才能合理的將人力成本變?yōu)槿肆Y本呢？HR管理系統(tǒng)就成為各個企業(yè)首先選擇的工具了。
HR部門是需要對整個企業(yè)人力狀況了然于胸的一個部門。但隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模越來越大，部門之間的職權(quán)越來越細化。人力部門對公司內(nèi)部人力資源的合理配置情況就有些力不從心了。有些部門人員已經(jīng)嚴重超編，但該部門仍然在不停的申請人員招聘，理由還似乎總是很充分。人力部門明知道目前的狀況已經(jīng)嚴重破壞公司整體的配置架構(gòu)了，但就是沒有合理的理由來拒絕部門的申請。還有就是有些部門人員流失嚴重，陷入不停的招人，不停的進人，不停的走人這樣的惡性循環(huán)過程，HR部門對這些現(xiàn)象也無能為力。HR們每天都忙得不可開交，但總是看不到效果，最主要的是根本找不出來出現(xiàn)這種情況的原因，只能是疲于應付。
出現(xiàn)這種情況主要是因為企業(yè)的信息收集以及對信息進行分析的能力不足，要解決這個問題除了從管理制度上著手以外還需要對管理工具進行改善，而HR管理系統(tǒng)就成了人力部門必不可少的管理工具了。通過歷史崗位人力狀況分析、離職率分析、歷史人力成本分析等分析報表，很快就能對企業(yè)的不合理現(xiàn)象提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。除了事后分析以外，最主要就是幫助HR部門更好的完成部門的職能，為企業(yè)員工提供更好的服務(wù)。
招聘管理
首先是招聘管理，招聘往往是HR部門最頭痛的事，除了要在網(wǎng)上不停的搜索急需的人才以外，每天還要面臨大量的求職信息，如何合理的、公平的、高效的來完成這些工作成了HR首要解決的問題。HR管理系統(tǒng)可以建立自己的人才庫，使企業(yè)可以暫時將一些優(yōu)秀的人才信息儲存到自己的信息庫里面，以備不時之需。另外，系統(tǒng)還可以和各大招聘網(wǎng)站進行數(shù)據(jù)共享，將網(wǎng)站上的信息及時的傳遞到企業(yè)的系統(tǒng)里面，使HR人員可以方便快捷的進行處理。HR管理系統(tǒng)還可以根據(jù)企業(yè)的情況實時的對組織架構(gòu)進行調(diào)整，隨時都能提供最新的組織架構(gòu)圖，另外在新員工的培訓方面還通過對企業(yè)文化、員工手冊、崗位說明書、操作手冊等文檔的管理來提高工作效率。
工資核算及日常審批
除了大量的招聘工作以外呢？工資核算以及日常的各種事項的審批也占據(jù)了大量的工作時間，HR管理系統(tǒng)可以和ERP系統(tǒng)進行無縫掛結(jié)�？梢詫ζ髽I(yè)內(nèi)部的計時、計件以及加班等狀況進行實時統(tǒng)計，不需要HR人員再通過大量的手工統(tǒng)計以及核算工作來實現(xiàn)，能大幅度的提高工作效率，縮小人力成本的投入。HR管理系統(tǒng)還具有BPM功能，可以將日常工作中請假審批、加班申請等工作全部通過系統(tǒng)本身來進行處理，這樣不僅可以提高工作的效率，減少各種審批單據(jù)的浪費，還可以使公司內(nèi)部各種制度更加合理化，比如：請假天數(shù)的限制、加班時間的限制等等。
減少人員流失
現(xiàn)在企業(yè)的招聘工作越來越難做，優(yōu)秀的人才到哪里都是香餑餑。如何減少優(yōu)秀人才的流失就成了HR部門重中這重了。除了合理的薪資以外呢，讓優(yōu)秀員工感受到企業(yè)的關(guān)懷成了企業(yè)不可避免的重要措施。HR管理系統(tǒng)可以完全按照國家規(guī)定的法律法規(guī)來提醒HR人員給予員工相關(guān)的福利和幫助，使公司的管理制度更加完善。
崗位人力成本分析、人力資源狀況分析、直接人力與間接人力對比、員工產(chǎn)品產(chǎn)量統(tǒng)計分析、良率分析等工具可以減少HR人員的工作負擔，對整個企業(yè)的人力資源配置狀況更加的合理。生日、結(jié)婚紀念日的祝賀提醒、勞動合同的提醒、續(xù)簽、變更，員工心得情懷的發(fā)表、各種活動的舉辦、宣傳、交流等工作內(nèi)容可以輔助HR人員在高效率的情況下完成大量的人文關(guān)懷工作。畢竟真正的關(guān)懷不是等到員工要離職時才來做，而必須要貫徹于日常工作中。
綜上所述，在日益激烈的競爭環(huán)境下，人才做為企業(yè)首選的資源，HR部門的責任將會越來越重。而HR管理系統(tǒng)做為一個現(xiàn)代信息化的管理工具來說已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展過程中不可缺少的內(nèi)容，它可以使企業(yè)的各級部門都能做到知人善用，做到適人適崗，讓員工感受到一個良好的企業(yè)氛圍。
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