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ERP系統(tǒng)選型陷阱大揭秘偉創(chuàng)軟件 -> ERP管理系統(tǒng)
企業(yè)ERP系統(tǒng)的實(shí)施狀況，基本受制于ERP選型工作。可以這樣認(rèn)為，ERP選型好比戰(zhàn)略，實(shí)施則是戰(zhàn)術(shù)，在錯(cuò)誤的戰(zhàn)略指導(dǎo)下，再好的戰(zhàn)術(shù)都無(wú)法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。那么，對(duì)于這些企業(yè)用戶們來(lái)說(shuō)，該如何進(jìn)行ERP選型工作呢?..
移動(dòng)ERP 企業(yè)管理的新動(dòng)力偉創(chuàng)軟件 -> ERP管理系統(tǒng)
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ERP把五彩的工業(yè)世界染成一種顏色偉創(chuàng)軟件 -> ERP管理系統(tǒng)
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從ERP對(duì)企業(yè)各方面的影響看信息化重要性 |
| 作者：佚名 來(lái)源：網(wǎng)絡(luò) |
ERP是企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，在企業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用。企業(yè)的內(nèi)控工作是由單位的管理層、治理層以及相關(guān)人員，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的控制目標(biāo)，所共同努力實(shí)施一系列有效措施的過(guò)程;內(nèi)部控制體系的建設(shè)與風(fēng)險(xiǎn)管理工作逐漸被企業(yè)所重視，并相應(yīng)開(kāi)展了一系列的實(shí)踐。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用提升了企業(yè)的管理水平與工作效率，但是，我們?cè)陉P(guān)注ERP為企業(yè)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益與管理變革的同時(shí)，也應(yīng)該充分意識(shí)到由ERP系統(tǒng)自身特點(diǎn)而帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。因此，面對(duì)ERP系統(tǒng)環(huán)境帶來(lái)的新的風(fēng)險(xiǎn)，制定與研究ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控工作的對(duì)策與措施，就成為ERP在企業(yè)應(yīng)用中的一項(xiàng)重要課題。本文即從四個(gè)方面對(duì)ERP系統(tǒng)環(huán)境給企業(yè)內(nèi)控建設(shè)帶來(lái)的影響進(jìn)行分析與探討。
一、對(duì)會(huì)計(jì)信息可靠性帶來(lái)的影響
第一，ERP系統(tǒng)環(huán)境促使企業(yè)的管理與經(jīng)營(yíng)工作成為一項(xiàng)環(huán)環(huán)相扣、前后依存的程序流。該程序流包含企業(yè)的預(yù)算編制與審批、簽訂合同、對(duì)外開(kāi)證、收票、收貨、付款等一系列的工作，從技術(shù)的角度考慮，由于存在這樣一個(gè)連續(xù)的、統(tǒng)一的控制過(guò)程，致使那些沒(méi)有原始憑證的、虛假的業(yè)務(wù)、付款、發(fā)票等失去了其產(chǎn)生的條件。當(dāng)然，ERP無(wú)缺陷的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)與提供實(shí)時(shí)監(jiān)控是保障這一作用實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。
第二，目前，企業(yè)基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)工作與業(yè)務(wù)工作的一體化，這種模式使得業(yè)務(wù)前端原始資料直接成為財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，健全了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的過(guò)程，減少了可能出現(xiàn)的漏洞與錯(cuò)誤，不但提升了數(shù)據(jù)信息的及時(shí)性與準(zhǔn)確性，也體現(xiàn)了業(yè)務(wù)口徑與財(cái)務(wù)口徑的一致對(duì)接，方便業(yè)務(wù)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)之間的高效協(xié)作與溝通。
第三，ERP系統(tǒng)環(huán)境給數(shù)據(jù)信息的及時(shí)性問(wèn)題帶來(lái)了很好的解決基礎(chǔ)。首先，可以對(duì)業(yè)務(wù)的發(fā)生、變化與財(cái)務(wù)記錄間的時(shí)間差實(shí)現(xiàn)忽略不計(jì)，一旦相關(guān)業(yè)務(wù)完成其自身的流程與操作，財(cái)務(wù)就可以實(shí)施相關(guān)的監(jiān)督、核算、報(bào)告工作;其次，ERP系統(tǒng)能夠使各個(gè)用戶、各個(gè)模塊之間的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享，給數(shù)據(jù)的及時(shí)更新提供了保證;最后，ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了資金流、物流、信息流三者的集成，有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理功能，能夠快速分析財(cái)務(wù)工作，提供決策信息支持。
第四，ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)財(cái)務(wù)工作與業(yè)務(wù)工作的一體化。業(yè)務(wù)前端原始資料錄入直接成為財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理的基礎(chǔ)依據(jù)。在系統(tǒng)的完善過(guò)程中，部分憑證需要進(jìn)行手動(dòng)修改，這樣的修改必須進(jìn)行嚴(yán)格的復(fù)核與監(jiān)督，從而保障會(huì)計(jì)信息的完整性與真實(shí)性。復(fù)核者至少要保證實(shí)現(xiàn)下述條件：應(yīng)該記錄的原始會(huì)計(jì)信息都已入賬;沒(méi)有人工修改與錄入等情況發(fā)生;生成的記賬憑證是合規(guī)、合法的。
第五、ERP能促進(jìn)企業(yè)權(quán)力部門(mén)問(wèn)相互監(jiān)督與制衡。不相容職位必須進(jìn)行嚴(yán)格分離，ERP系統(tǒng)的實(shí)施，使得會(huì)計(jì)職能的合作分工與內(nèi)部牽制體系更加嚴(yán)格，尤其是要嚴(yán)格財(cái)會(huì)核算崗位與復(fù)核崗位間的分離;嚴(yán)格ERP系統(tǒng)使用者與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)者間的分離，相對(duì)應(yīng)的權(quán)力與職責(zé)也要進(jìn)行明確規(guī)定。由于財(cái)務(wù)部門(mén)的信息是直接源自前端業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的，因此企業(yè)的財(cái)務(wù)審核監(jiān)督和審計(jì)工作亟待加強(qiáng)，相關(guān)人員應(yīng)該細(xì)致、全面地核對(duì)、驗(yàn)證有關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，從而保障會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。此外，ERP的運(yùn)用還能保障會(huì)計(jì)信息的完整性與安全性。首先，必須進(jìn)行及時(shí)性的信息紙面存儲(chǔ)，由于系統(tǒng)可能會(huì)被外來(lái)攻擊或者發(fā)生意外故障，通常應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)信息按月打印進(jìn)行歸檔。其次，對(duì)系統(tǒng)本身、數(shù)據(jù)后臺(tái)進(jìn)行修改時(shí)，必須要有嚴(yán)格的授權(quán)制度，同時(shí)應(yīng)該保留書(shū)面的修改記錄。
二、對(duì)資產(chǎn)的完整性與安全性帶來(lái)的影響
第一，ERP系統(tǒng)具有高效性，可以提供出一系列及時(shí)、準(zhǔn)確的財(cái)會(huì)信息。這些信息對(duì)企業(yè)完善資產(chǎn)的管理工作提供了保障。定期盤(pán)點(diǎn)與賬實(shí)核對(duì)是進(jìn)行資產(chǎn)管理工作的主要措施，即將實(shí)物資產(chǎn)與會(huì)計(jì)信息相比較，進(jìn)行核對(duì)，從而保障帳實(shí)相符，促進(jìn)了實(shí)物資產(chǎn)的完整性與安全性。
第二，信息的及時(shí)性與共享性為企業(yè)提升資產(chǎn)的使用效率、保障資產(chǎn)安全提供了良好的平臺(tái)。管理層能夠及時(shí)掌控存貨的入庫(kù)與出庫(kù)情況，同時(shí)根據(jù)貨物情況進(jìn)行資金安排，有助于保障資金安全與貨物安全。對(duì)存貨質(zhì)量與價(jià)格等進(jìn)行實(shí)時(shí)共享，給強(qiáng)化資產(chǎn)管理工作帶來(lái)了良好條件;固定資產(chǎn)與存貨等信息間的共享，財(cái)務(wù)部門(mén)與實(shí)物部門(mén)間信息一體化的模式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)資產(chǎn)的有效監(jiān)控。
第三，ERP能對(duì)企業(yè)中的各項(xiàng)資產(chǎn)(尤其是存貨)實(shí)現(xiàn)多維度的匯總、統(tǒng)計(jì)、分析，提供出存貨的質(zhì)量、成本、數(shù)量等多方面的信息。尤其是在市場(chǎng)存在較大波動(dòng)的情況下，能夠根據(jù)市場(chǎng)的變化趨勢(shì)，為企業(yè)高層提供出經(jīng)營(yíng)決策的基礎(chǔ)與依據(jù)。
三、對(duì)企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的合規(guī)合法性帶來(lái)的影響
第一，由于ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)工作與業(yè)務(wù)工作的一體化模式，促進(jìn)了相關(guān)業(yè)務(wù)信息與資產(chǎn)的透明公開(kāi)與監(jiān)督共享，從而降低了發(fā)生挪用資金、受賄、貪污等舞弊與錯(cuò)誤行為的可能性。同時(shí)，可以將企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度與企業(yè)生產(chǎn)、管理、經(jīng)營(yíng)的法律法規(guī)文件等方面的要求貫徹進(jìn)ERP系統(tǒng)當(dāng)中，通過(guò)授權(quán)、流程等方式，保障制度的徹底貫徹執(zhí)行。
第二，ERP系統(tǒng)環(huán)境可能導(dǎo)致的一系列的舞弊與錯(cuò)漏問(wèn)題：
首先是有關(guān)ERP系統(tǒng)自身存在的質(zhì)量問(wèn)題。ERP系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)控工作，很大程度上決定于系統(tǒng)自身的運(yùn)行質(zhì)量。首先，因?yàn)榇嬖趦?nèi)控工作程序化與系統(tǒng)長(zhǎng)期使用的特點(diǎn)，一旦系統(tǒng)自身存在漏洞，發(fā)現(xiàn)缺陷，就有可能導(dǎo)致同一差錯(cuò)的反復(fù)發(fā)生，這樣嚴(yán)重危害了系統(tǒng)的可靠性與安全性。另一方面，企業(yè)ERP的日常使用人員通常都不是計(jì)算機(jī)的專業(yè)人員，往往不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏洞，這就給企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)隱患。其次，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)已被廣泛使用，健全了共享的、唯一的數(shù)據(jù)來(lái)源，成為決策支持的信息基礎(chǔ)，因此該信息來(lái)源的可靠性就顯得尤為重要。所以，數(shù)據(jù)庫(kù)在進(jìn)行數(shù)據(jù)獲取時(shí)，應(yīng)該設(shè)計(jì)出系統(tǒng)的自動(dòng)糾錯(cuò)功能;將數(shù)據(jù)間的時(shí)間關(guān)系與邏輯關(guān)系設(shè)計(jì)進(jìn)入系統(tǒng)，完善系統(tǒng)的糾錯(cuò)功能。此外，人工數(shù)據(jù)錄入可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤與系統(tǒng)設(shè)計(jì)可能出現(xiàn)的漏洞等，促使對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)行獨(dú)立稽核。
其次是有關(guān)相互牽制、授權(quán)控制、密碼管理的問(wèn)題。不相容崗位職責(zé)分離是內(nèi)控工作的重要組成部分。傳統(tǒng)手工系統(tǒng)當(dāng)中，通過(guò)不相容工作分派給不同崗位實(shí)現(xiàn)相互牽制的目的。而在現(xiàn)代ERP系統(tǒng)當(dāng)中，為了加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)控工作。也應(yīng)該分設(shè)監(jiān)控與操作兩個(gè)崗位，對(duì)各自權(quán)限進(jìn)行明確。比如，財(cái)會(huì)人員在處理賬務(wù)時(shí)，其數(shù)據(jù)與操作也被監(jiān)控人員定期審查、及時(shí)進(jìn)行備份。一旦審計(jì)人員或主管部門(mén)對(duì)某些數(shù)據(jù)存在懷疑時(shí)，就可以利用原始備份記錄來(lái)調(diào)查分析、辨明真?zhèn)�，從而完善了電算化系統(tǒng)的內(nèi)部牽制。此外，在ERP系統(tǒng)當(dāng)中，操作人員與管理層主要是采用口令授權(quán)的形式進(jìn)行權(quán)限分工， 口令一旦被竊取或偷看，有可能導(dǎo)致授權(quán)系統(tǒng)的紊亂，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)，也存在較大隱患。
四、對(duì)企業(yè)流程的嚴(yán)密性及一體化帶來(lái)的影響
第一，ERP系統(tǒng)加強(qiáng)了企業(yè)制度的嚴(yán)密性。有利于對(duì)制度實(shí)現(xiàn)了有效的貫徹與執(zhí)行。在輸入系統(tǒng)參數(shù)方面，能夠?qū)⒅贫鹊木唧w要求融入進(jìn)流程當(dāng)中，保障了企業(yè)制度的切實(shí)落實(shí)。
由于ERP實(shí)現(xiàn)了信息流、資金流、物流三者問(wèn)的共享與集成，實(shí)現(xiàn)了相關(guān)人員對(duì)一系列業(yè)務(wù)的訂購(gòu)與到貨情況、資金收付情況等進(jìn)行及時(shí)地監(jiān)控與跟蹤，從而能夠進(jìn)行及時(shí)敏銳的管理決策，進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控管理。
第二，ERP系統(tǒng)促進(jìn)了閉合循環(huán)業(yè)務(wù)流程的建立。該循環(huán)能夠?qū)I(yè)務(wù)進(jìn)行全程跟蹤，可以完善業(yè)務(wù)效果，保障有始有終。ERP系統(tǒng)環(huán)境下，業(yè)務(wù)人員能夠從預(yù)算開(kāi)始;通過(guò)采購(gòu)、入庫(kù)、銷(xiāo)售、出庫(kù)、收款工作后，關(guān)閉預(yù)算，掌握整個(gè)業(yè)務(wù)時(shí)間進(jìn)程、數(shù)量、價(jià)格、成本等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)行的結(jié)果進(jìn)行考核。這樣的一筆業(yè)務(wù)閉合循環(huán)，提升了業(yè)務(wù)運(yùn)行的效率與經(jīng)濟(jì)效果。
第三，ERP體現(xiàn)了信息流一體化模式，促進(jìn)了企業(yè)各個(gè)部門(mén)間的相互制約與監(jiān)督。例如業(yè)務(wù)的費(fèi)用開(kāi)支一旦超出了預(yù)算金額，ERP系統(tǒng)就可以針對(duì)此問(wèn)題發(fā)出預(yù)警;若某業(yè)務(wù)的操作進(jìn)度低于相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)也可給予及時(shí)的提示與反饋。
第四，ERP在信息集成、信息檢索等方面，給管理層決策提供了保障作用。例如，在ERP系統(tǒng)中能夠看到集團(tuán)企業(yè)整體預(yù)算進(jìn)度，再追索到各企業(yè)的預(yù)算情況，發(fā)現(xiàn)預(yù)算的問(wèn)題，找出原因等，數(shù)據(jù)信息的充分性能夠保障管理層做出正確的決策。
五、結(jié)束語(yǔ)
現(xiàn)如今，ERP系統(tǒng)已經(jīng)在眾多企業(yè)中得到認(rèn)可與推廣，伴隨企業(yè)內(nèi)控建設(shè)措施與理念的不斷更新，企業(yè)應(yīng)該利用ERP系統(tǒng)積極完善內(nèi)控建設(shè)工作，同時(shí)注意其本身可能導(dǎo)致的一系列風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)ERP環(huán)境對(duì)內(nèi)部控制體系做出積極調(diào)整，從而保障企業(yè)穩(wěn)步、持久發(fā)展。
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