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OA辦公系統(tǒng)的革命性發(fā)展——知識管理 |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
什么是知識管理？
安德魯.卡內(nèi)基曾說過“在一個組織內(nèi)，唯一不能被替代的資產(chǎn)是組織的知識和她的人員�！敝R正在成為推進企業(yè)持續(xù)性發(fā)展的源動力。尤其當前社會已經(jīng)邁入知識經(jīng)濟時代，與工業(yè)經(jīng)濟時代不同，它的特征是社會生產(chǎn)能力和商品過剩，競爭異常激烈、客戶需求變化頻繁，對企業(yè)的應(yīng)變能力、決策能力和創(chuàng)新能力都提出了更高的要求。因此推動社會發(fā)展的主要力量不再是傳統(tǒng)的自然資源、資本和勞動力，而是知識。
那么什么是知識管理呢?引用斯維拜從認識論角度對知識管理的定義，便是“利用組織的無形資產(chǎn)創(chuàng)造價值的藝術(shù)�！币簿褪钦f，知識首先不同于傳統(tǒng)的資產(chǎn)，它更多的以“無形”的形式存在，例如人的經(jīng)驗、心得，人所掌握的技能等，而無形的知識卻是無價的，知識管理就是要用科學(xué)的方式獲取、組織、分享、更新、創(chuàng)新這些知識，從而在企業(yè)組織中成為管理運營的智慧資本，給企業(yè)帶來價值。
因而我們說，知識管理是一種全新的經(jīng)營管理模式，它要求企業(yè)將知識視為企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源，把最大限度地掌握和利用知識作為提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵;從實踐的層面上來說，知識管理一方面需要及時獲取存在于企業(yè)內(nèi)外部的各種信息、數(shù)據(jù)、文檔等，另一方面還需要對與知識相關(guān)的活動進行充分的管理和支持，這就需要把知識本身、使用知識的人、傳播知識的活動等各方面的資源協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來。
OA管理核心的轉(zhuǎn)變：知識管理
辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過十幾年的發(fā)展，已經(jīng)進入到新一代的協(xié)同OA時代。協(xié)同OA不僅可以實現(xiàn)企業(yè)各組織、各部門以及人員之間的協(xié)同，還能夠很方便的將各種內(nèi)外資源結(jié)合在一起，從而讓人們越來越多的體會到協(xié)同所帶來的高效;而接下來的問題就是：我們?nèi)绾螐默F(xiàn)有的OA系統(tǒng)中挖掘更多的信息、創(chuàng)造更多的價值?
事實上，知識管理正是新一代的OA區(qū)別于傳統(tǒng)OA的應(yīng)用之一。在傳統(tǒng)OA中，企業(yè)的所有動作都是圍繞著具體的事務(wù)來進行的，而OA的目的也在于幫助企業(yè)擺脫部分手工工作，在一定程度上提升業(yè)務(wù)效率。傳統(tǒng)OA中的信息是以單純的文檔、或靜態(tài)數(shù)據(jù)等形式存在，信息的覆蓋面和覆蓋深度十分有限，難以將其凝練成知識，更無法建立很好的知識管理體系。而新一代OA辦公系統(tǒng)不僅提供基本的信息和事務(wù)管理平臺，還關(guān)注這些信息和業(yè)務(wù)過程中所包含的知識，并利用一系列知識管理工具實現(xiàn)對其的獲取、轉(zhuǎn)化、存儲和利用，以支持企業(yè)知識型組織的建立。應(yīng)該說，引入知識管理是辦公自動化領(lǐng)域的一場革命，必將給OA帶來更高層面的應(yīng)用價值。
OA對知識管理的支撐
了解了知識管理的基本概念后，OA又該如何提供對知識管理的支撐呢?首先，我們來看一下知識管理所包含的基本要素：
知識來源：從內(nèi)容上來分類，知識包括各種技能、專業(yè)、事實、能力、法則、規(guī)律等;從存在的形態(tài)來分類，知識包括顯性知識(各種數(shù)據(jù)、文檔、材料等)和隱性知識(人頭腦中的思維方式、專業(yè)知識、掌握的技能技巧等);存儲知識：知識的存儲包括存儲的場所、存儲的形式、組織的方式等;共享知識：知識的共享從另一個方面來說就是知識的分發(fā)、傳播，讓知識的使用者可以最大限度的獲取知識，從而使知識通過共享實現(xiàn)自身價值;利用知識：知識的利用就是要讓知識在獲取的同時，轉(zhuǎn)化為人員的技能、能力，以及組織的智慧資本。
因此，相對應(yīng)的，OA應(yīng)該為知識管理的這些要素提供管理工具：
知識的獲�。撼爽F(xiàn)成的文檔資料外，知識更多的存在于的日�；顒拥倪^程中，并不斷的在產(chǎn)生和更新的過程中。因此OA應(yīng)擴大其對企業(yè)管理的涵蓋面，深入企業(yè)的運營，同時將知識管理貫穿于企業(yè)運作的各個環(huán)節(jié)，讓企業(yè)可以隨時隨地的關(guān)注、跟蹤和攫取業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的知識，并進行及時的記錄，而不必從頭撰寫文檔或單純的以文檔的形式展現(xiàn)。例如對一個客戶從獲得信息到簽單的銷售過程可以很方便的隨時被記錄，簽單結(jié)束后便可自動形成知識庫的一部分;另外就是OA也可以進一步擴展成為搜索、整合和組織各種外部信息的平臺，并將其中的信息轉(zhuǎn)化為知識供訪問者共享。
知識的整理：知識的原始形態(tài)是雜亂無章的，因此需要對各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化知識的有序管理。這包括提供對各種形式(PPT、EXCEL、WORKD、圖片、掃描)文檔的存儲;對各種數(shù)據(jù)和信息的轉(zhuǎn)化;提供可高度定義的知識目錄;提供可細分的，多角度的共享權(quán)限安全設(shè)定;提供各種知識展現(xiàn)平臺;提供知識與知識之間的關(guān)聯(lián)等。
知識的分發(fā)：完成了知識的獲取和整理后，下一步就需要將這些有價值的知識通過各種手段進行廣泛的傳播。因此一方面，知識可以以各種形式展現(xiàn)，例如內(nèi)外網(wǎng)站、企業(yè)新聞、電子期刊、相關(guān)文檔等;另一方面還可以通過知識訂閱、交流社區(qū)、即時通訊、網(wǎng)絡(luò)學(xué)校、工作流程等進行分發(fā);分發(fā)對象可以為某個部門的人員，也可以為整個企業(yè)或外部的合作伙伴等。
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