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如何選擇OA產品？ 實施OA ？落實OA流程？ |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡 |
企業(yè)為什么需要OA系統(tǒng)？
如果您經(jīng)營一個企業(yè)，只有幾個員工，都在同一辦公地點，利用您的聰明才智，即使沒有協(xié)同管理軟件您也能很好的管理好您的隊伍、您的企業(yè)。
當企業(yè)開始爆炸式發(fā)展時，當您在國內乃至國外有各式辦事機構時，員工和業(yè)務開始遠離您的身邊。您作為企業(yè)的老板或高層管理人員，可能希望找到一種方法或途徑，幫助您解決或回答下列問題：各個分支機構的經(jīng)營狀況如何？整個企業(yè)集團運作健康、良好嗎？
對于分散在各個分支機構中的某些關鍵性事務/業(yè)務，其工作進展如何？是否存在問題需要您及時作出指導？
當前的管理隊伍如何？能否適應市場變化？
管理上，是否在激勵團體？整個團隊的凝聚力、能力如何？中層管理隊伍建設如何？在管理上，后繼有人嗎？
二、企業(yè)發(fā)展會產生的問題：
1、企業(yè)發(fā)展到一定階段，不能單靠領導魅力或制度或文化來支持企業(yè)進步；
2、企業(yè)組織龐大而松散，使整體運作和發(fā)展失控，發(fā)展目標不能輕松實現(xiàn)；
3、企業(yè)管理制度復雜，流程操作繁瑣，難以真正貫徹執(zhí)行；
4、知識分散，隱性知識難以轉化和利用，員工永遠處于盲目的尋找信息的過程中；
5、業(yè)務過程沒有辦法掌控，潛在的銷售機會總是隨人員的流失而消失；
6、企業(yè)做了嚴格的預算，但是費用支出還沒是沒有辦法控制；
7、企業(yè)各組織之前、部門之間、人員之間，一直存在著打不破的壁壘，溝通協(xié)作無法展開；
8、企業(yè)執(zhí)行力體系逐步弱化，核心競爭力下降，員工與組織無法協(xié)同發(fā)展。
總體說來，國內OA市場上的OA產品都不夠成熟，各家產品的特色和缺點一樣明顯。和其他比較成熟的應用系統(tǒng)如財務軟件相比，還有很大的差距�；谕瑯拥脑�，這也導致了國內OA廠商的規(guī)模都不大。
◆ 選型要細思量
選擇OA軟件，不能僅僅著眼技術，需要考慮多方因素，還應該看公司實力、產品功能對需求的滿足程度、實施能力和價格等因素。
首先，明確自己的需求。如果沒有明確的需求，就會被產品供應商牽著鼻子走。很多時候，用戶在選擇軟件的時候，由于沒有清晰的需求，導致選型的過程變成了軟件測評博覽會。有了明確的需求，就可以根據(jù)自己需求、產品的功能，及二者的符合程度來選擇合適的產品。
其次，考察OA廠商的誠意和實力。沒有誠意的OA廠商，不會重視你。而僅有誠意是不夠的，如果OA廠商沒有相當?shù)馁Y金實力和技術實力，也無法最終有效解決問題。
第三，考察技術架構，靈活性和開放性不好的技術架構會讓企業(yè)付出代價。因為企業(yè)的內部流程不會是一成不變的，因此OA系統(tǒng)也會經(jīng)常調整。如果OA系統(tǒng)的架構不好，降低了系統(tǒng)的柔性，就會在系統(tǒng)接口、可配置性、內部集成性上留下隱患，導致系統(tǒng)封閉和僵硬，不能適應變化。特別是企業(yè)內部都有一定量的信息系統(tǒng)在運行，OA系統(tǒng)和現(xiàn)有系統(tǒng)集成和兼容問題，也是OA選型中需要注意的一個因素。
第四，看項目團隊和實施方法。OA是一個企業(yè)應用軟件，實施過程不是簡單的軟件安裝，還有繁瑣的設置和大量的培訓工作。沒有好的實施項目團隊，會導致項目失敗。如果實施過程是一個黑箱的話，也是不能夠令人放心的。
最后，要選擇性價比合適的產品。
◆ 實施把握兩個關鍵
一個OA項目的成功實施，不僅要關注軟件的選型和實施過程，還應關注企業(yè)內部因素，主要有兩個方面：
首先，一定要把項目目標和項目范圍界定清楚。項目目標被模糊，實施范圍不斷蔓延，最終導致失敗。如項目實施范圍具體落實到項目書上，就要清晰地從兩個部分表述―組織范圍和應用系統(tǒng)模塊；再進一步地界定企業(yè)總部實現(xiàn)郵件、日程安排、行政工作流程和內部文檔庫，以及和財務、客戶、人事之間單向傳送匯總數(shù)據(jù)。這樣就表達了一個清晰的實施范圍。
同時在實施過程中要重點關注用戶的心態(tài)轉變。在OA實施過程中，如果得不到企業(yè)高層、中層和廣大基層員工的大力支持，并成功實現(xiàn)工作方式乃至企業(yè)文化的轉變，即使系統(tǒng)一時上線，最后也會反彈，應用效果也大打折扣，達不好預期目標。
企業(yè)要運作一個高效的辦公自動化系統(tǒng)，就必須對OA流程進行全面梳理，建立一個動態(tài)、規(guī)范、平滑高效的流程體系，實現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化和高效運作。
在實施OA系統(tǒng)時，很多企業(yè)常犯的一個錯誤是，把企業(yè)現(xiàn)有未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程，直接照搬到辦公自動化系統(tǒng)里。實施OA不是直接模擬手工操作流程。未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程，在新系統(tǒng)里運作相當于新瓶裝老酒，可操作性不強。企業(yè)的OA流程只有經(jīng)過企業(yè)內部各個部門的充分溝通和推進，才能形成整個企業(yè)所遵循的規(guī)范，才具有在OA系統(tǒng)上的現(xiàn)實操作意義。
任何信息系統(tǒng)的建設必然是一個漸進的過程，是一項系統(tǒng)工程，尤其對于XXX這樣的國有企業(yè)來說，企業(yè)業(yè)務處于高速發(fā)展階段，企業(yè)的管理制度和管理思想也在不斷完善之中，如何在系統(tǒng)的設計中，制定有普遍意義、同時又能夠充分考慮企業(yè)不同發(fā)展階段、不同業(yè)務的特性的系統(tǒng)建設方案，有利于規(guī)避風險、取得預期效果。本系統(tǒng)涉及到的技術復雜、用戶面廣，在系統(tǒng)實施前進行充分的論證，做出整體規(guī)劃是也是必要的。編制系統(tǒng)建設的總體規(guī)劃的目的，是利用信息技術、網(wǎng)絡技術和管理科學成果，提出打通企業(yè)信息渠道、開發(fā)企業(yè)信息資源、優(yōu)化企業(yè)業(yè)務流程、改善企業(yè)經(jīng)營管理、提高企業(yè)辦公效率和競爭力的方案。
而在系統(tǒng)的實施過程中，從信息系統(tǒng)應用水平較好、業(yè)務流程具有典型意義的部門和業(yè)務入手，在實施過程中不斷總結經(jīng)驗，做好充分準備后，再著手在全公司范圍內推廣，是信息系統(tǒng)推廣實施的普遍規(guī)律。 ..
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