借助OA系統(tǒng)將紙質(zhì)檔案電子化，全面提升檔案信息存、管、查效率，龐大的檔案收集工作1位管理員也能完成。

　　檔案管理的優(yōu)勢(shì)分析，為什么企業(yè)要上檔案管理系統(tǒng)？

　　1）檔案分類、分組，目錄清晰

　　將檔案進(jìn)行分類是高效整理的第一步，OA系統(tǒng)可以借助知識(shí)文檔目錄的方法，按照組織檔案實(shí)際內(nèi)容，進(jìn)行分類管理，無(wú)論是合同類、產(chǎn)品類、人事類還是經(jīng)營(yíng)管理類，每樣檔案都能快速鎖定。

　　這樣，管理員在日常管理過(guò)程中可以更直觀的瀏覽檔案狀態(tài)，哪類檔案的出借情況、數(shù)量一目了然，再也不用一一翻找。

　　2）檔案快速編號(hào)，查、存方便

　　對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)更有利于文檔的歸檔和查找。OA系統(tǒng)可以根據(jù)客戶自己的編號(hào)規(guī)則在表單中為每份檔案自動(dòng)生成編號(hào)。

　　這樣，管理員每次在錄入檔案內(nèi)容的時(shí)候，根據(jù)編號(hào)系統(tǒng)就能自動(dòng)完成檔案歸類，過(guò)去需要耗時(shí)幾個(gè)禮拜進(jìn)行分類的材料，現(xiàn)在一個(gè)管理員幾天就能完成。

　　此外，需要什么檔案直接根據(jù)實(shí)體檔案編號(hào)，就能在系統(tǒng)搜索到對(duì)應(yīng)的電子檔案信息，縮短排查時(shí)間。

　　3）檔案信息“條碼化”

　　每份電子檔案都能生成自己的專屬“條碼”，上面記錄了每份檔案的基本信息，比如“經(jīng)辦人、創(chuàng)建時(shí)間、檔案類型、編號(hào)、使用狀態(tài)等”。