檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)管理工作,涉及了單位所有部門,每個部門均可能產(chǎn)生檔案材料,檔案日常工作主要包括收集、鑒定、整理、利用、編研、統(tǒng)計、銷毀等。經(jīng)過多年的發(fā)展,檔案管理已形成較嚴(yán)格的管理流程,檔案庫存比較規(guī)范。但由于文件、檔案數(shù)量較多,分類方式與組卷方式發(fā)生過多次改變,并且檔案所涉及的部門很多,各部門又各有自己的接收、移交檔案材料目錄,它們之間缺乏一個統(tǒng)一的界面,沒有相互連接的信息渠道,數(shù)據(jù)通常被封存在各部門的計算機(jī)上,造成工作的重復(fù),增加出錯的幾率,因此管理有一定的難度。先進(jìn)的管理思想要用先進(jìn)的管理手段來實(shí)現(xiàn)。在激烈的市場競爭中,很多單位對文件的管理和執(zhí)行提出了更高的要求。文件的管理是一項復(fù)雜程度高,操作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?工作中的每點(diǎn)疏忽都可能對實(shí)際的生產(chǎn)、安全造成損失,因此運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化、微機(jī)化的方式來實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部文件、檔案管理的現(xiàn)代化具有重要意義。

在信息化建設(shè)的熱潮中,隨著數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷完善,很多單位由于受知識結(jié)構(gòu)、經(jīng)濟(jì)效益等因素的制約,在計算機(jī)輔助管理檔案的應(yīng)用方面,走過了觀望、徘徊階段,都紛紛建設(shè)自己的檔案資料數(shù)字化管理與服務(wù)系統(tǒng),促進(jìn)檔案資料的數(shù)字化存儲與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。這對提高檔案管理與服務(wù)水平具有十分重要的意義。       

檔案,是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在從事政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)技術(shù)、文化等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖像、語音等不同形式的歷史記錄。

檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用前景，檔案管理工作從具體業(yè)務(wù)來說,包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、提供利用、編研等工作。其根本宗旨在于維護(hù)檔案的本質(zhì)特性和根本價值,并運(yùn)用各種方法利用檔案信息資源,使檔案的本質(zhì)特性和根本價值得以充分體現(xiàn)。檔案整理過程包含從普通意義的文件到檔案的轉(zhuǎn)變過程。