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檔案管理系統(tǒng)讓企業(yè)檔案管理更加智能化 |
| 作者：佚名 來(lái)源：網(wǎng)絡(luò) |
在庫(kù)房檔案盤點(diǎn)時(shí)，檔案館內(nèi)工作人員使用相關(guān)的超高頻檔案管理系統(tǒng)讀寫設(shè)備進(jìn)行庫(kù)內(nèi)盤點(diǎn)。達(dá)到速度快、準(zhǔn)確率高等效果。大大提升了工作效率。
檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，檔案管理系統(tǒng)手持機(jī)掃描檔案標(biāo)簽，收集存儲(chǔ)信息，并自動(dòng)返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。如對(duì)于不能匹配的信息，由管理人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，使用手持機(jī)修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場(chǎng)信息，從而完成檔案盤點(diǎn)。盤點(diǎn)過(guò)程不需要打開檔案袋即可完成對(duì)整盒檔案的盤點(diǎn)。
在檔案室、閱覽室的各個(gè)開放式門口安裝非法出庫(kù)檢測(cè)檔案管理系統(tǒng)通道門，后臺(tái)系統(tǒng)把需要出入庫(kù)的檔案信息(編號(hào)、檔案管理系統(tǒng)號(hào)、出庫(kù)類型)推送到檢測(cè)服務(wù)，檢測(cè)服務(wù)通過(guò)通道門實(shí)時(shí)讀取標(biāo)簽號(hào)，把讀取到的標(biāo)簽號(hào)在待出庫(kù)標(biāo)簽中查詢，如果未查詢到，向后臺(tái)系統(tǒng)報(bào)告非法出庫(kù)標(biāo)簽，并聯(lián)動(dòng)通道門報(bào)警系統(tǒng)。同時(shí)檔案經(jīng)過(guò)檔案管理系統(tǒng)通道門時(shí)，可以實(shí)時(shí)記錄檔案的位置信息，能夠?qū)n案進(jìn)行安全控制，達(dá)到防盜和監(jiān)控的目的。
依靠檔案管理系統(tǒng)技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準(zhǔn)確性也有了質(zhì)的提升。通過(guò)館藏清點(diǎn)，不僅能掌握準(zhǔn)確的掌握館藏檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實(shí)時(shí)位置信息，實(shí)現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務(wù)。
借助智能檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)檔案架及粘貼有檔案管理系統(tǒng)標(biāo)簽的檔案資料的掃描，可以對(duì)檔案進(jìn)行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統(tǒng)計(jì)特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉(cāng)庫(kù)架位分布圖融合后，可以建立出詳細(xì)的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機(jī)界面。
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