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企業(yè)檔案管理系統(tǒng)存在的問題 |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
企業(yè)檔案管理系統(tǒng)存在的問題
(一)沒有保存文檔的意識，文檔原稿的修改隨意性大。在計算機上起草和撰寫文件，這是當(dāng)前辦公室工作的常事。但是，如果一旦將文件從紙上打印出來后，電子文檔就會常常被忽略，多數(shù)文檔被刪除。另一方面，很多企業(yè)沒有采取很好的措施來保護(hù)文檔，有些職員甚至對原稿內(nèi)容進(jìn)行隨意的增寫、刪除和修改等操作，使文檔底稿的內(nèi)容發(fā)生不斷的改變，失去了電子文檔保存的意義。
(二)文檔分類不明確，沒有采用“雙重備份”。計算機電子文檔的歸檔工作是依據(jù)文檔的歸檔范圍和價值程度，將電子文檔進(jìn)行收集、篩選、分類并將其轉(zhuǎn)化為“文件序列數(shù)字化檔案”的過程。但是目前，很多企業(yè)沒有將電子文檔進(jìn)行科學(xué)合理的類別分類和價值分類。另外，在保存工作上，重要的電子文檔沒有能夠做到“雙重備份”(即將電子文檔備份到兩塊物理硬盤上或者一份電子文檔備份到硬盤上，另一份電子文檔備份到其它存儲介質(zhì)上)。這樣，如果一旦計算機系統(tǒng)出現(xiàn)問題，特別是計算機硬盤損壞時，一些重要的電子文檔就會遭遇丟失的危險。
(三)缺乏專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)人才。計算機檔案管理系統(tǒng)工作，不但要求管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識，而且要有較好的計算機操作能力，更重要的是管理人員需要耐心、認(rèn)真和判斷能力。..
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