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提高企業(yè)檔案管理系統(tǒng)水平的對(duì)策 |
| 作者：佚名 來(lái)源：網(wǎng)絡(luò) |
提高企業(yè)檔案管理系統(tǒng)水平的對(duì)策
(一)加強(qiáng)企業(yè)電子文檔的收集與整理工作。對(duì)于檔案管理系統(tǒng)來(lái)講，收集工作是最基本的。電子文檔的特性不同于以往的紙質(zhì)文件，在收集的范圍、渠道、方法上都與紙質(zhì)文件存在著差異。比如草稿文件，由于其不具備正式文件的功能，并且不易保存，所以在一般的情況下是不進(jìn)行保留的。而電子文檔相對(duì)紙質(zhì)文件是容易保存的，所以要注意電子文檔的管理和收集，可以將與正式文件相關(guān)的一些草稿文件進(jìn)行收集、整理和保存。
(二)加強(qiáng)電子文檔的歸檔工作。電子文檔的歸檔管理工作，是將電子文檔進(jìn)行整理并確定文檔屬性后，將其保存在儲(chǔ)存介質(zhì)上，以便長(zhǎng)期保存的過(guò)程。加強(qiáng)電子文檔的歸檔管理工作，注意電子文檔的歸檔時(shí)間，一般以一個(gè)年度為一個(gè)周期和時(shí)限保存，將電子文檔的最終成稿刻錄到光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，以便日后進(jìn)行反復(fù)查閱和使用。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文檔，宜采用備份的方法，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文檔存放在同一臺(tái)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。
(三)加強(qiáng)電子文檔的辨別、審核工作�！峨娮庸膫鬏敼芾頃盒修k法》中明確指出，電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。因此，要制定詳細(xì)的工作制度，加強(qiáng)對(duì)電子文檔的定期核對(duì)、辨別和審核工作。主要是審核電子文檔的內(nèi)容是否完整，文檔形成的過(guò)程是否合規(guī)，是否符合歸檔和存儲(chǔ)的要求等。
(四)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的軟硬件管理。做好電子文檔的管理工作，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的軟硬件管理也是重要一環(huán)。例如，創(chuàng)新電子文檔的存儲(chǔ)手段，為檔案管理部門(mén)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備，且盡量采用光盤(pán)刻錄的保存方式，而且要確保是“雙重備份”。還要定期對(duì)計(jì)算機(jī)的安全漏洞進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)升級(jí)殺毒軟件。另外，計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備也要達(dá)到一定的環(huán)境要求，溫度要保持在18~20℃之間，相對(duì)濕度要達(dá)到35％～40％之間，
不斷加強(qiáng)防磁設(shè)備的完善和維護(hù)工作，從而保證電子文檔信息數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。
(五)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)人才培養(yǎng)工作。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)是一門(mén)新興的專(zhuān)業(yè)，從事檔案管理系統(tǒng)的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等方面的技能。因此，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，逐步掌握日新月異的信息技術(shù)，順應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，才能更出色地為企業(yè)的檔案管理工作服務(wù)。..
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