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檔案管理系統(tǒng)實施以后能對企業(yè)產(chǎn)生什么作用？ |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
檔案管理系統(tǒng)實施以后能對企業(yè)產(chǎn)生什么作用：
1、增強監(jiān)管能力
企業(yè)檔案管理系統(tǒng)能及時有效地監(jiān)控各個部門、各位員工的日程安排、辦文情況以及會議室、車輛和辦公用品的使用情況，并具有催辦督辦和自動提醒的功能，一方面防止了延誤業(yè)務(wù)辦理時間的情況，另一方面檔案管理系統(tǒng)有利于管理員的全局監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時協(xié)調(diào)解決。此外，在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)上處理的流程步驟都留有審批痕跡，具有可追溯性，方便日后的查閱和管理。
2、自動化辦公
在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。所以，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。企業(yè)實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，一個口令，其上網(wǎng)就能看到符合其身份權(quán)限范圍內(nèi)的企業(yè)內(nèi)部積累下來的各種知識，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。
3、節(jié)省工作成本
與過去對紙質(zhì)文件的審閱方式相比，通過企業(yè)檔案管理系統(tǒng)處理收發(fā)文件及共享信息資源可以節(jié)省大量紙張，降低辦公成本。領(lǐng)導(dǎo)可直接在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕跡，解決了過去因反復(fù)修改文件草稿而浪費大量紙張的問題。而且，電子文件在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)上可同時向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，杜絕了紙質(zhì)文件丟失的可能性。
4、提高工作效率
企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的信息傳遞、日程安排等功能模塊，檔案管理系統(tǒng)極大地提高了員工之間的協(xié)作效率與溝通能力，打造了凝聚力較強、工作效率較高，并且具有快速反應(yīng)能力的優(yōu)秀團隊。通過設(shè)立工作論壇等模塊，檔案管理系統(tǒng)更及時有效地加強了領(lǐng)導(dǎo)與員工之間、員工與員工之間的交流和互動，員工之間互相取長補短，共同學(xué)習(xí)，共同進步，促進了業(yè)務(wù)水平的提高，增強了團隊合作精神。
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