新飛電器是在2008年開始選型并實(shí)施OA系統(tǒng)的。在那之前，新飛電器應(yīng)用了一些業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其中包括ERP系統(tǒng)，但是在辦公方面仍然以手工為主。那時(shí)，新飛電器負(fù)責(zé)銷售的總經(jīng)理每天需要審批約幾百份的文件，耗費(fèi)大量時(shí)間，而沒有過(guò)多精力再去關(guān)注市場(chǎng)拓展等核心業(yè)務(wù)。同時(shí)，新飛電器分布在各地的銷售公司平均需要用三分之一的時(shí)間去審批各類報(bào)表，三分之一的時(shí)間從總部申請(qǐng)進(jìn)貨，三分之一的時(shí)間做業(yè)務(wù)管理事務(wù)，辦公效率也讓人擔(dān)憂。

在此背景下，新飛電器開始著手進(jìn)行辦公信息化建設(shè)，首要目標(biāo)是提高辦公效率。新飛電器信息中心韋科長(zhǎng)介紹，新飛電器考察了當(dāng)時(shí)市場(chǎng)上主流的OA廠商及其產(chǎn)品，通過(guò)技術(shù)、應(yīng)用和案例對(duì)比，最終發(fā)現(xiàn)萬(wàn)戶OA最適合新飛電器。他指出，新飛電器最后選擇萬(wàn)戶OA主要是考慮到以下兩個(gè)因素：

其一，能夠滿足新飛電器跨平臺(tái)的應(yīng)用需求。因?yàn)槿f(wàn)戶OA采用的是JAVA語(yǔ)言，因而能夠較好地實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)應(yīng)用。

其二，能夠?qū)崿F(xiàn)與ERP系統(tǒng)的集成和交互。值得一提的是，在此之前新飛電器已經(jīng)應(yīng)用Oracle提供的ERP產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)OA和ERP的集成應(yīng)用是新飛電器實(shí)施OA系統(tǒng)的重要目標(biāo)。新飛電器希望通過(guò)OA系統(tǒng)來(lái)完成一些在ERP上沒法實(shí)現(xiàn)的流程，如報(bào)告、審批等。在對(duì)比各大OA產(chǎn)品后，新飛電器發(fā)現(xiàn)其他OA產(chǎn)品在與ERP集成應(yīng)用方面的能力都要比萬(wàn)戶OA弱一些。

克服兩大難點(diǎn)

韋科長(zhǎng)介紹，新飛電器是在2008年10月完成需求調(diào)研并開始著手實(shí)施系統(tǒng)的，到2009年初實(shí)施完畢上線，歷時(shí)約兩個(gè)月時(shí)間。但是盡管時(shí)間不長(zhǎng)，實(shí)施的過(guò)程并非一帆風(fēng)順。這主要是因?yàn)樾嘛w電器的一些特殊要求。

一方面，要進(jìn)行二次開發(fā)，從而實(shí)現(xiàn)與ERP系統(tǒng)整合。韋科長(zhǎng)坦言，如果只是采用標(biāo)準(zhǔn)流程，實(shí)施過(guò)程是比較簡(jiǎn)單的，要實(shí)現(xiàn)與ERP系統(tǒng)的整合，就需要進(jìn)行接口開發(fā)、調(diào)用，這需要花費(fèi)一定的精力和時(shí)間。盡管萬(wàn)戶OA已經(jīng)針對(duì)主流ERP產(chǎn)品進(jìn)行接口開發(fā)，但是各個(gè)用戶的情況不一，新飛電器免不了還要費(fèi)點(diǎn)功夫。

另一方面，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新梳理以適應(yīng)系統(tǒng)的要求。為此，項(xiàng)目組首先要進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)研，然后再與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行研討，再整理出初步的方案，再把初步方案拿給領(lǐng)導(dǎo)審核，等領(lǐng)導(dǎo)審核完成后，新的流程才確定下來(lái)，通過(guò)OA系統(tǒng)固化下來(lái)。為了確保萬(wàn)無(wú)一失，項(xiàng)目組先選擇了幾個(gè)試點(diǎn)來(lái)做，待試點(diǎn)成功后再在公司內(nèi)進(jìn)行推廣。

有效提升管理水平

自2009年初上線以來(lái)，萬(wàn)戶OA已經(jīng)在新飛電器運(yùn)行了六七年時(shí)間，系統(tǒng)注冊(cè)用戶也從原來(lái)的幾百人增加到1000多人�！叭f(wàn)戶OA確實(shí)對(duì)我們的管理水平提升起到了很大的作用�！表f科長(zhǎng)說(shuō)。

首先，有效提升了辦公質(zhì)量。原來(lái)新飛電器仍然采用手工方式處理辦公業(yè)務(wù)，難免會(huì)出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，而系統(tǒng)可以幫助新飛電器避免這種錯(cuò)誤。

其次，大幅提高了辦公效率。借助萬(wàn)戶OA系統(tǒng)，很多流程都可以在系統(tǒng)上快速完成，特別是實(shí)現(xiàn)了原來(lái)難以實(shí)現(xiàn)的異地審批業(yè)務(wù)。而在此之前，因?yàn)樾嘛w電器的銷售公司遍布全國(guó)各地，以前很多紙質(zhì)文件要通過(guò)快遞遞到總部后才能進(jìn)行審批，審評(píng)完成后再快遞回各地銷售公司，耗時(shí)非常長(zhǎng)。韋科長(zhǎng)補(bǔ)充說(shuō)，現(xiàn)在隨著新飛電器將系統(tǒng)升級(jí)到萬(wàn)戶OA否認(rèn)新版本，借助移動(dòng)OA和短信提醒功能，相關(guān)人員可以隨時(shí)隨地進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，效率更是得到大幅提高。

再次，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算的有效控制。由于新飛電器將萬(wàn)戶OA與ERP系統(tǒng)進(jìn)行了深度集成，將費(fèi)用控制與預(yù)算額度掛鉤，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算的有效控制。

最后，簡(jiǎn)化了辦公流程。正如新飛電器領(lǐng)導(dǎo)起初期望的那樣，一些原來(lái)無(wú)法在ERP上實(shí)現(xiàn)的流程，現(xiàn)在可以通過(guò)OA系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。比如說(shuō)，在OA系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)請(qǐng)假、休假審批。這樣做的好處是，員工在申請(qǐng)休年假的時(shí)候，部門領(lǐng)導(dǎo)或者人力資源部工作人員可以直接在系統(tǒng)上看到該員工還有多少天年假，休完以后還有還多少天，一目了然，而不用像以往那樣費(fèi)勁地在excel表格上統(tǒng)計(jì)。韋科長(zhǎng)透露，隨著系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值的逐步顯現(xiàn)，越來(lái)越多業(yè)務(wù)部門希望將業(yè)務(wù)放到OA系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)。