對于系統(tǒng)軟件選型決策者來說，要充分理清自身需求、不為外因所惑，掌握主動。理清OA系統(tǒng)需求需要對系統(tǒng)概念、功能、效果、市場等有所了解，然后做出判斷�？梢詮墓ぷ髁鞒�、協(xié)同工作、公文管理等OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能出發(fā)，添加其他必要的功能應(yīng)用。
光有需求和規(guī)劃還不夠，沒有一款好產(chǎn)品也等于竹籃打水。認(rèn)識產(chǎn)品是對OA系統(tǒng)選型者的關(guān)鍵考驗。一般來說，識別OA系統(tǒng)可以從易用性、安全性、穩(wěn)定性、擴展性、開放性、集成性以及易維護(hù)性等方面進(jìn)行辨別。
在以上兩個環(huán)節(jié)中，還有易忽略的細(xì)節(jié)：軟件采購成本及常被忽略的系統(tǒng)架構(gòu)等等。
a、價格是OA系統(tǒng)軟件選型者必然關(guān)心的問題，概括地說，整個OA系統(tǒng)項目下來，涉及到的成本構(gòu)成有這么幾塊：軟件成本、人工成本、二次開發(fā)成本、維護(hù)成本以及OA系統(tǒng)以外的設(shè)備成本。
如果僅僅關(guān)心其中的部分構(gòu)成便容易造成對參選OA系統(tǒng)軟件的誤判，影響項目的實施、上線與應(yīng)用。
b、關(guān)于OA系統(tǒng)軟件的技術(shù)要素，目前毫無疑問地JAVA為王，但除此以外，系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)也應(yīng)該重點關(guān)注，因為這關(guān)系到系統(tǒng)未來的擴展實現(xiàn)。
c、OA系統(tǒng)中搭載眾多數(shù)據(jù)庫，未來更將有眾多文檔、數(shù)據(jù)寫入與交互，因而，需要另行配置儲備硬件。過去，如果用戶方?jīng)]有服務(wù)器，則需要另行購買，如此一來，服務(wù)器的采購標(biāo)準(zhǔn)也是一個問題，不同OA系統(tǒng)對服務(wù)器的要求也是大相徑庭的。如今，云服務(wù)器大行其道，用戶不再需要在當(dāng)?shù)嘏渲梅⻊?wù)器，但降低OA系統(tǒng)對服務(wù)器的壓力依然是控制成本、提高性能的途徑之一。
d、現(xiàn)在選型OA系統(tǒng)軟件，超出產(chǎn)品本身的擴展費用往往是高昂的，且風(fēng)險與不確定因素并存，求助渠道往往比較單一，僅限軟件供應(yīng)商。因此，OA軟件的開放性成為接下來用戶選型的關(guān)注點。
OA系統(tǒng)選型落地的建議
1. 要明確上OA系統(tǒng)的最終目的，是為了有一個OA系統(tǒng)而上OA系統(tǒng)項目，還是企業(yè)信息化戰(zhàn)略的一部分?如果是前者，市面上任何一家企業(yè)的OA系統(tǒng)產(chǎn)品基本都可以用(OA系統(tǒng)的功能都大同小異，加上一些個性化定制基本能滿足企業(yè)的應(yīng)用需求)。如果是后者，那么OA系統(tǒng)產(chǎn)品背后的廠商在企業(yè)信息化領(lǐng)域的水平就比較重要了，你不能指望一個只做OA系統(tǒng)的廠商可以很好的幫助你完善和實現(xiàn)整個企業(yè)的信息化戰(zhàn)略。
2. 別過分看重技術(shù)指標(biāo)，產(chǎn)品是買來用的，不是買來顯擺的。一個好的產(chǎn)品背后應(yīng)該有一個好的實施和支持團隊，可以幫助企業(yè)最大可能的挖掘產(chǎn)品的價值。如果有條件，可以和OA系統(tǒng)的產(chǎn)品經(jīng)理或者項目經(jīng)理聊一聊，考察一下他們的客戶使用情況
3. 衡量好“管控”與“人性化”的關(guān)系。企業(yè)信息化通俗來說就是“復(fù)雜化的事情簡單化，簡單化的事情標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化的事情流程化，流程化的事情IT化”。上線系統(tǒng)一方面是為了規(guī)范管理，另一方面是為了方便業(yè)務(wù)開展。如果系統(tǒng)太“生硬”，成為使用者的負(fù)擔(dān)，反而會降低工作效率;如果系統(tǒng)太“靈活”，則管理上會出現(xiàn)混亂
4. 最后是最近很火的關(guān)于移動辦公的應(yīng)用，移動辦公的功能不要求多求全，要針對移動辦公的“痛點”，結(jié)合企業(yè)實際的應(yīng)用場景來考量。比如移動考勤簽到，如果全員基本都是固定場地辦公，這個功能聊勝于無。但是如果有大量業(yè)務(wù)需要員工各處奔波，考勤無法記錄這樣的“痛點”，則這個功能就能體現(xiàn)它的價值。
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