1、購(gòu)買(mǎi)檔案文件管理系統(tǒng)前要做好需求分析。在選擇檔案文件管理系統(tǒng)前必須先弄清楚本單位實(shí)際情況和自己工作需要，不要一開(kāi)口就說(shuō)：我要一款最好、功能最全的檔案軟件。要知道，絕對(duì)通用的檔案文件管理系統(tǒng)是不存在的，就象Windows操作系統(tǒng)一樣，它不可能適合所有用戶。沒(méi)有絕對(duì)通用的軟件是一個(gè)普遍性原則。
搞清楚自己的需要這是購(gòu)買(mǎi)檔案文件管理系統(tǒng)的前提，如有的檔案部門(mén)擬同時(shí)建設(shè)電子文件中心和數(shù)字檔案館，那么其對(duì)檔案文件管理系統(tǒng)功能的要求就比較全面，有的只是想實(shí)現(xiàn)檔案目錄的數(shù)字化檢索，其要求就比較簡(jiǎn)單。
你要針對(duì)自己的需求與軟件廠商溝通，這樣就不難找到合適的檔案軟件了。我所在的工作單位，需要管理的檔案種類比較多，但每個(gè)種類只需要能快速查詢就行，不太需要深入復(fù)雜的功能，檔案文件管理系統(tǒng)的自定義檔案模板就很好的滿足了我這方面的需求，從而成為我選擇檔案的首要理由，但這并不適合所有用戶，比如有的用戶要管理人事檔案，而且對(duì)人事檔案方面的管理有一個(gè)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的工作流程，而不是只需要查詢、打印那么簡(jiǎn)單，那么用檔案這些互相獨(dú)立的模板去管理，用起來(lái)肯定就不如專門(mén)的人事檔案軟件方便了。
2、檔案文件管理系統(tǒng)的運(yùn)行要穩(wěn)定。有的軟件廠商在其廣告上宣傳的天花亂墜，但真正購(gòu)買(mǎi)后用起來(lái)，才發(fā)現(xiàn)許多問(wèn)題，而這時(shí)錢(qián)也付了，數(shù)據(jù)也錄入了很多，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題也只能打嘴官司。我購(gòu)買(mǎi)檔案文件管理系統(tǒng)的前提是，我使用了有半年多，因?yàn)閾?dān)心到期后不能使用，專門(mén)建了個(gè)檔案模板錄入一些無(wú)用的數(shù)據(jù)，目的就是為了反復(fù)對(duì)軟件進(jìn)行測(cè)試，結(jié)果半年來(lái)軟件運(yùn)得非常良好，偶爾發(fā)現(xiàn)些問(wèn)題開(kāi)發(fā)商也都及時(shí)幫我解決了，這就打消了我的疑慮，使我對(duì)軟件、對(duì)開(kāi)發(fā)商都持一種放心的狀態(tài)。
3、檔案文件管理系統(tǒng)性價(jià)比要合理。在價(jià)格問(wèn)題上，我是這樣看的：如果軟件買(mǎi)來(lái)用不上，再便宜也是浪費(fèi);如果在質(zhì)量和服務(wù)上都有保障，而且軟件也符合自己使用的情況下，我們應(yīng)該追求低價(jià)格。這是個(gè)原則，但實(shí)際上當(dāng)今社會(huì)節(jié)奏快，如果一一去試用又不現(xiàn)實(shí)，怎么辦?我是這樣做的，瞄準(zhǔn)幾款檔案軟件，先一一問(wèn)價(jià)格，挑選幾個(gè)價(jià)格合適的進(jìn)行一一考察，然后再選擇幾個(gè)大致看看，對(duì)有興趣的直接試用，這樣可以有效提高選購(gòu)的效率。我在選購(gòu)時(shí)，檔案文件管理系統(tǒng)本身就提供了四個(gè)版本四種不同的價(jià)格，功能上稍微有些差異，試用后意味著我可以選擇購(gòu)買(mǎi)不同價(jià)位的版本，這一點(diǎn)也為了選擇該軟件提供了一個(gè)便利。
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