1、報銷系統(tǒng)選型原則之一-與公司運用場景相匹配
一個通用的報銷審批系統(tǒng)（比如說全程費控）應(yīng)該有下列幾個功能：報銷審批移動化、報銷費用歸類明晰化、報銷場景靈活配置化；同時還應(yīng)做到員工消費行為可視可核實、財務(wù)報表可導(dǎo)出。有些公司有可能會有特殊化的需求，比如公司采購成本居多，希望報銷審批工具當(dāng)中能夠兼容公司經(jīng)常采購材料的平臺數(shù)據(jù)，然后讓相關(guān)采購費用也能導(dǎo)到報銷工具當(dāng)中。
有些公司有可能差旅人員比較多，他們會更傾向于對差旅人員進行管理，所以這時候?qū)τ趫箐N審批工具也就需要專門為出差人員打造了；之所以舉上述兩個例子，就是想說不要就到應(yīng)用市場上隨便下一個報銷軟件就入手了，畢竟報銷審批權(quán)限方面需要組織機構(gòu)圖導(dǎo)入作為依據(jù)的，要根據(jù)公司費用的具體情況及哪些場景會經(jīng)常使用到報銷去考量的，弄清楚公司的需求之后可以致電全程費控的提供商讓他們?yōu)槟闩渲密浖暮笈_及其他事宜。
2、報銷系統(tǒng)選型原則之二-高效便捷
報銷如何才能更便捷？傳統(tǒng)的報銷模式審批流程長、審批人需要在合適的場所（因為負責(zé)行政或者財務(wù)的小姑娘會將大額的報銷單統(tǒng)統(tǒng)交給你批閱）以及合適的時間（領(lǐng)導(dǎo)開會、出差、度蜜月均不能批）才能審批，因此大大的增加了審批的難度。
一款好的報銷審批軟件必須得能夠在移動端操作，因為員工或者管理人員都會帶著手機辦公或者出門，而且隨時隨地帶在身上，但電腦則不行。
全程費控基于全新的SaaS模式，因此所有的操作均可在手機APP上完成，當(dāng)然PC端也可以完成相關(guān)操作。移動化帶來的結(jié)果就是便捷，隨時隨地都可以申請報銷，隨時隨地都可以審批別人的報銷，流程簡單快速易操作。
3、報銷系統(tǒng)選型原則之三-事中行為可核實
以往，我們要核實員工的差旅費用或者報銷費用往往很難，因為員工不在我們身邊，我們只能事后根據(jù)員工的口頭陳述以及提交的報銷單情況做出評判。員工出差過程或者報銷過程當(dāng)中的任何消費行為都應(yīng)該提供有力憑證，這是報銷的原則，因此讓事中消費過程可核實也就理應(yīng)成為報銷審批系統(tǒng)必備的功能之一。
一款好的報銷軟件應(yīng)該要使用一切合理的技術(shù)可實現(xiàn)的手段來讓消費過程當(dāng)中的核實行為變得更加簡單。一來讓公司能夠減少違規(guī)帶來的風(fēng)險，二來員工再也不用天天為報銷憑證而處處煩惱了。
而現(xiàn)在全程費控報銷系統(tǒng)有望讓這些核實過程變得更加簡單，會采用一切當(dāng)前技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)的合適手段讓相關(guān)管理層了解到員工真實的差旅消費行為，大大提升效率以及減少違規(guī)成本。
4、報銷系統(tǒng)選型原則之四-事后數(shù)據(jù)可分析
軟件本身是否提供數(shù)據(jù)分析功能、是否支持將報銷相關(guān)的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到主流的數(shù)據(jù)分析軟件當(dāng)中，這些都是我們選型的時候需要關(guān)注的焦點。特別是財會人員更為關(guān)注的可能是相關(guān)報銷費用是否能按照會計科目分好、各地各類的消費費用是否有清晰的圖形可以展示、相關(guān)數(shù)據(jù)是否可導(dǎo)出等。因此在選型報銷軟件的時候要根據(jù)其是否能提供定制化的財務(wù)報表以及提供相關(guān)報表的豐富性做出篩選。
5、報銷系統(tǒng)選型原則之五-安全可靠無憂慮
安全性尤其是SaaS類在線報銷審批系統(tǒng)的安全性方面一定要引起重視，因為SaaS模式基于B/S架構(gòu)，安全性方面與廠商的實力是有非常大的關(guān)系的。選擇之前一定要善于向廠商提問，問他們數(shù)據(jù)安全性方面有何技術(shù)保證,是否有容災(zāi)備份、是否有防DDOS攻擊、是否有客戶正在使用產(chǎn)品等等。
除了上述幾個選型原則之外，我們還需要關(guān)注報銷審批系統(tǒng)的成本并融合上述所有的要素做下性價比研究。只有綜合了以上幾大原則之后，我們才可以挑選出一款能夠真正匹配公司當(dāng)前情況并給企業(yè)帶來最大效益的報銷審批軟件。 ..
|
