協(xié)同辦公系統(tǒng)：日常應(yīng)用
協(xié)同辦公系統(tǒng)通過將傳統(tǒng)工作內(nèi)容電子化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)型，具體應(yīng)用如下：
信息監(jiān)控：可以是信息管理系統(tǒng)。對于中層管理者而言，OA辦公系統(tǒng)強(qiáng)化了領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況，實(shí)時(shí)、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決，從而降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、減少差錯(cuò)，增強(qiáng)管理層對組織的控制力。
決策支持：對于企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)而言，OA辦公系統(tǒng)運(yùn)用科學(xué)的數(shù)學(xué)模型，可以方便地通過管理系統(tǒng)查詢和監(jiān)控員工的數(shù)據(jù)和記錄，包括各部門的任務(wù)處理進(jìn)度、員工的工作飽和狀況、公司的日常運(yùn)營成本情況等，從而為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供正確決策參考和依據(jù)。
業(yè)務(wù)處理：對于普通員工而言，OA辦公系統(tǒng)為辦公室人員提供良好的辦公工具和環(huán)境，普通員工不再被困在傳統(tǒng)繁瑣的手工審批流程之中，日常工作涉及到的流程表單基本都被設(shè)計(jì)到OA系統(tǒng)之中，由系統(tǒng)控制流程的審批節(jié)點(diǎn)、流轉(zhuǎn)方向，節(jié)省大量時(shí)間成本。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：概念
即辦公自動(dòng)化（office automation），本意為利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公的自動(dòng)化處理，是面向組織的日常運(yùn)作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)。是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，為企業(yè)提供電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的公文流轉(zhuǎn)、表單管理、流程審批、會(huì)議管理、制度管理等功能。最根本作用就是解決多人員、多部門的高效協(xié)同辦公問題，而這個(gè)工作正是通過流程管理來完成的，流程管理貫穿整個(gè)協(xié)同辦公OA系統(tǒng)，也正因?yàn)閺?qiáng)大的流程管理，OA辦公系統(tǒng)才能夠真正實(shí)現(xiàn)解決信息孤島，打破部門壁壘的作用
協(xié)同辦公系統(tǒng)：與文檔管理軟件的區(qū)別
文檔管理系統(tǒng)則是一個(gè)文件操作的工具平臺(tái)，專注于操作性、安全可控性、管理規(guī)范性等方面，與這是文檔管理系統(tǒng)與協(xié)同辦公OA的根本區(qū)別所在。協(xié)同辦公OA固然對于企業(yè)的工作流程管理能夠有很好的效果，但對于企業(yè)高達(dá)80%的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)缺乏有效控制。
企業(yè)在運(yùn)營過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、機(jī)密外泄、信息檢索困難、文件損壞、文檔版本多樣、信息共享滯后、操作歷史不清等一系列情況，這些問題往往會(huì)造成時(shí)間浪費(fèi)，溝通困難、安全隱患，導(dǎo)致企業(yè)管理困難、利潤減少、紙張資源成本居高與工作進(jìn)度的拖延，影響企業(yè)的良性發(fā)展。企業(yè)要想解決這些棘手的問題，就必須要借助文檔管理軟件。
協(xié)同辦公OA與文檔管理軟件有著相輔相成的關(guān)系。企業(yè)對電子管理的需求絕不僅僅停留在單一的業(yè)務(wù)流管理或文檔管理上。然而，有60%以上的企業(yè)知道協(xié)同辦公OA，而在這些企業(yè)中認(rèn)識(shí)到文檔管理系統(tǒng)的僅點(diǎn)到30%。我國還有很大一部分企業(yè)對文檔管理系統(tǒng)沒什么概念，導(dǎo)致企業(yè)在信息管理中缺少了至關(guān)重要的一環(huán)，影響了企業(yè)的發(fā)展。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：5大特征
基于集成的：目前互聯(lián)網(wǎng)的信息爆炸性的增長以及組織內(nèi)部的信息共享充分打開之后，又必然帶來的另一個(gè)問題的是信息的有效組織、利用和推送。如何讓信息更好地服務(wù)于人，答案必然是集成的、移動(dòng)的、定制化的。
基于知識(shí)的：進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，我們?nèi)巳硕际侵R(shí)工作者，這就要求協(xié)同(OA)軟件必須具有知識(shí)內(nèi)涵，或者說是基于知識(shí)。
基于組織的：任何時(shí)候，組織的發(fā)展都是協(xié)同(OA)軟件的根本所在。管理者的著眼點(diǎn)，也開始從管控走向釋放，以人為中心、釋放個(gè)體價(jià)值的管理思路正在開始萌芽和發(fā)展起來。
基于web的：從目前用戶的使用技能、接受程度以及系統(tǒng)的維護(hù)成本考慮，web應(yīng)用模式仍是主流。并且隨著移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)越來越完整和先進(jìn)，隨時(shí)隨地的移動(dòng)化辦公要求越來越普遍。移動(dòng)APP、云OA的發(fā)展也正在成為主流趨勢。
基于流程的：對于流程，熟悉協(xié)同(OA)軟件的人就會(huì)想起收發(fā)文的流程。那是非常完善的、符合層級結(jié)構(gòu)的但效率低下的流程。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：功能示例
http://jm9b.top/web/art/fuwu_1.php
http://jm9b.top/web/art/yiqiguan_list.php
協(xié)同辦公系統(tǒng)：報(bào)價(jià)
http://jm9b.top/web/art/yiqiguan_list.php
協(xié)同辦公系統(tǒng)：實(shí)施意義
協(xié)同OA系統(tǒng)的作用是幫助企業(yè)解決日常工作中的辦公難題，提高工作效率，推動(dòng)企業(yè)快速向前發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值。倘若，每家企業(yè)都能有這支“助力軍”在企業(yè)發(fā)展的道路上跑得更快，那么，整個(gè)OA產(chǎn)業(yè)的發(fā)展乃至社會(huì)的發(fā)展速度就會(huì)大幅提升，人類的發(fā)展也將迅速地登上更高一個(gè)臺(tái)階!所以，協(xié)同OA系統(tǒng)普及化對人類的進(jìn)步有著重大意義。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：主要優(yōu)勢
相比以前公司辦公系統(tǒng)，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢具體體現(xiàn)在：
利于信息整合：協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的信息報(bào)送模塊有助于集團(tuán)各部門更好地采集與處理信息，同時(shí)我們還可利用系統(tǒng)對信息進(jìn)行篩選、分類、整理與歸納，使之轉(zhuǎn)換為集團(tuán)工作的重要參考依據(jù)。從而實(shí)現(xiàn)資源整合、信息共享，進(jìn)一步發(fā)揮信息資源的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。
功能全面便捷：采用協(xié)同OA辦公系統(tǒng)后，其他應(yīng)用系統(tǒng)都可以集成到OA系統(tǒng)做接口，網(wǎng)站發(fā)布信息、文件歸檔工作等，都可利用OA模塊的相關(guān)系統(tǒng)來處理，進(jìn)行起來更加簡捷方便、得心應(yīng)手。
效率大大提高：由于當(dāng)前辦公系統(tǒng)的條件所限，目前各類公文、政令的傳遞速度有時(shí)不夠及時(shí)迅速，應(yīng)變能力較差。而采用協(xié)同OA辦公系統(tǒng)后有望改變這一情況，一些以前需要幾天甚至更長時(shí)間才能解決的現(xiàn)實(shí)情況和問題短時(shí)間內(nèi)便能獲得反饋，從而大大加強(qiáng)了政令推行的實(shí)效性，使工作效率得到極大提高。
節(jié)約大量資源：首先是紙張的節(jié)約�，F(xiàn)在每天發(fā)放公文、通知、工作計(jì)劃等大量文件，辦公用紙也是一筆不小的費(fèi)用。引進(jìn)協(xié)同OA辦公系統(tǒng)，一年至少可為公司節(jié)省辦公用紙及其耗材的費(fèi)用。其次是時(shí)間的節(jié)約，引入?yún)f(xié)同OA辦公系統(tǒng)后，公文草擬、審核、批辦、簽發(fā)、登記、傳閱等流程都可以在OA系統(tǒng)上進(jìn)行，省去了許多不必要的麻煩，為公司深入開展各項(xiàng)工作節(jié)約了寶貴的時(shí)間。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：困境與未來
員工溝通、流程審批、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)協(xié)作等需求組織都無法繞過，但是隨著組織規(guī)模的擴(kuò)大與員工的分散，工作協(xié)同正在成為組織面臨的一個(gè)重要挑戰(zhàn)。
首先，空間上的分散使得遠(yuǎn)程協(xié)作效率低下�，F(xiàn)在，越來越多的工作需要走到外面，而不是局限于組織狹小的空間里面。出差，外出調(diào)研、交流更是成為家常便飯，當(dāng)有工作需要團(tuán)體協(xié)助時(shí)，空間上的距離將使這個(gè)難度大幅上升。例如，當(dāng)自己在OA上發(fā)起了一個(gè)流程的時(shí)候，卻發(fā)現(xiàn)流程的下一個(gè)處理人正在出差，無法及時(shí)的處理這個(gè)流程，這顯然會(huì)導(dǎo)致流程的流轉(zhuǎn)時(shí)間大幅延長。
其次，網(wǎng)絡(luò)攻擊使得公眾協(xié)同平臺(tái)面臨數(shù)據(jù)安全威脅。為了能夠隨時(shí)隨地的交流工作信息，進(jìn)行工作協(xié)同，很多組織使用QQ、微信等方式進(jìn)行交流，還會(huì)將一些機(jī)密文件通過云盤或是群共享的方式發(fā)送給特定的同事。
很多專家已經(jīng)想到，要解決組織工作協(xié)同的問題，最好的辦法就是利用手機(jī)、平板電腦等移動(dòng)設(shè)備。因?yàn)槲覀冸m然不會(huì)總是攜帶電腦，卻會(huì)隨身攜帶手機(jī)或平板電腦。如果能夠在手機(jī)或平板電腦上隨時(shí)處理工作事務(wù)，顯然會(huì)大幅提升工作效率。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：注重用戶體驗(yàn)則是長久之計(jì)
首先，用戶體驗(yàn)已成為時(shí)代潮流
二進(jìn)制軟件對研發(fā)的每一個(gè)產(chǎn)品和每一個(gè)功能或是版本升級，都會(huì)安排相關(guān)人員或部門領(lǐng)導(dǎo)親自去嘗試和體驗(yàn)，以實(shí)際用戶的身份去發(fā)現(xiàn)功能的不足并加以改進(jìn)。舉一個(gè)例子，同樣是一個(gè)OA的流程和表單制作，oa系統(tǒng)軟件的表單制作方式就是通過類似于WORD編輯器完成的，這樣就很簡單，因?yàn)槿魏紊习嘧宥紩?huì)使用word，所以根本不需要花時(shí)間去學(xué)習(xí)。畫一個(gè)流程，更多的同行產(chǎn)品是在后臺(tái)配置數(shù)據(jù)庫完成的，而oa完全是通過拖拖拽拽，去畫出一個(gè)完美流程，點(diǎn)擊保存就可以上線應(yīng)用到全公司，這對用戶體驗(yàn)來說是一個(gè)很大的創(chuàng)新。
其次，用戶體驗(yàn)是未來發(fā)展方向
從整個(gè)產(chǎn)業(yè)來看，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)和其他的管理軟件差別在于它是全員信息化中的第一臺(tái)階，單位中的每個(gè)人只要上班都需要打開協(xié)同OA辦公系統(tǒng)去使用和辦公，因此它的整個(gè)市場非常廣闊。未來十年，經(jīng)過持續(xù)的發(fā)展，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)有可能成為管理軟件當(dāng)中最大的分支，也許會(huì)成就一個(gè)千億級的市場。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：引進(jìn)意義
OA對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。具體來說，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)對于公司現(xiàn)階段的工作具有如下意義：
有利于我節(jié)約行政開支，節(jié)省人力、財(cái)力。同時(shí)，在全局內(nèi)部建立一個(gè)高效的協(xié)同管理工作平臺(tái)和集中的信息整合呈現(xiàn)平臺(tái)，形成各部信息共享、和諧互助的良好氛圍，建立健全組織文化，實(shí)現(xiàn)真正的以人為本。
有利于公司的健康發(fā)展和整體凝聚力提升，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是集團(tuán)整體使用的，在使用的過程中能夠使各部門真切感受的一個(gè)集團(tuán)的實(shí)實(shí)在在的存在，能夠增加主人翁意識(shí)，催進(jìn)集團(tuán)品牌的提升。
有利于公司各部門轉(zhuǎn)變管理觀念和工作模式，提高辦事效率，克服傳統(tǒng)管理模式和辦公模式帶來的不良做法，是各部門權(quán)利與義務(wù)明確，方便公司領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督與指導(dǎo)。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：顯著優(yōu)勢
相比目前公司辦公系統(tǒng)，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢具體體現(xiàn)在：
利于信息整合：協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的信息報(bào)送模塊有助于集團(tuán)各部門更好地采集與處理信息，同時(shí)我們還可利用系統(tǒng)對信息進(jìn)行篩選、分類、整理與歸納，使之轉(zhuǎn)換為集團(tuán)工作的重要參考依據(jù)。從而實(shí)現(xiàn)資源整合、信息共享，進(jìn)一步發(fā)揮信息資源的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。
效率大大提高：由于當(dāng)前辦公系統(tǒng)的條件所限，目前各類公文、政令的傳遞速度有時(shí)不夠及時(shí)迅速，應(yīng)變能力較差。而采用協(xié)同OA辦公系統(tǒng)后有望改變這一情況，一些以前需要幾天甚至更長時(shí)間才能解決的現(xiàn)實(shí)情況和問題短時(shí)間內(nèi)便能獲得反饋，從而大大加強(qiáng)了政令推行的實(shí)效性，使工作效率得到極大提高。
節(jié)約大量資源：首先是紙張的節(jié)約�，F(xiàn)在每天發(fā)放公文、通知、工作計(jì)劃等大量文件，辦公用紙也是一筆不小的費(fèi)用。引進(jìn)協(xié)同OA辦公系統(tǒng)，一年至少可為公司節(jié)省辦公用紙及其耗材的費(fèi)用。其次是時(shí)間的節(jié)約，引入?yún)f(xié)同OA辦公系統(tǒng)后，公文草擬、審核、批辦、簽發(fā)、登記、傳閱等流程都可以在OA系統(tǒng)上進(jìn)行，省去了許多不必要的麻煩，為公司深入開展各項(xiàng)工作節(jié)約了寶貴的時(shí)間。
功能全面便捷：采用協(xié)同OA辦公系統(tǒng)后，其他應(yīng)用系統(tǒng)都可以集成到OA系統(tǒng)做接口，網(wǎng)站發(fā)布信息、文件歸檔工作等，都可利用OA模塊的相關(guān)系統(tǒng)來處理，進(jìn)行起來更加簡捷方便、得心應(yīng)手。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：選型
專家提醒您，選OA您所需要看重不能僅僅流于產(chǎn)品表面，更重要的是考察產(chǎn)品真實(shí)性、咨詢產(chǎn)品技術(shù)和了解產(chǎn)品售后服務(wù)。
1、先說考察。
任何一款優(yōu)秀的軟件在設(shè)計(jì)時(shí)就必須考慮到各種苛刻的條件：
一、界面清晰整潔排序合理；
二、信息捕捉及時(shí)準(zhǔn)確不能產(chǎn)生歧義；
三、功能使用方便順手可以舉一反三；
四、支持快捷鍵允許復(fù)制粘貼。
2、再說咨詢。
為了適應(yīng)您的各種需要，OA產(chǎn)品往往需要一定的定制開發(fā)，咨詢顧問（或項(xiàng)目經(jīng)理）的能力至關(guān)重要。仔細(xì)咨詢某些功能的技術(shù)細(xì)節(jié)或解決方案，您會(huì)發(fā)現(xiàn)大部分的咨詢顧問并不能給您所需要的全部答案，您當(dāng)然需要一個(gè)技術(shù)和管理兼顧的專業(yè)人士，而不僅僅是營銷人員。
3、三說服務(wù)。
軟件的銷售不僅僅是產(chǎn)品還有產(chǎn)品的售后服務(wù)，"賣出去還管它干嘛"的思想普遍存在于某些OA廠商及供應(yīng)商中。您必須仔細(xì)詢問售后服務(wù)的詳情包括期限、費(fèi)用、由廠商提供還是代理提供等等相關(guān)信息，當(dāng)然最重要的還有服務(wù)的品質(zhì)，最終才能做出綜合的判斷，選出最符合您理想的OA產(chǎn)品。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：數(shù)據(jù)挖掘
在信息化初期，企業(yè)更關(guān)心的是“銷售”過程的信息化，相應(yīng)地，銷售管理軟件大行其道。當(dāng)前，業(yè)務(wù)層面的銷售軟件、客戶關(guān)系管理和項(xiàng)目管理軟件、管理層面的辦公自動(dòng)化管理軟件、財(cái)務(wù)管理軟件、人力資源管理軟件等成為信息化建設(shè)核心內(nèi)容。更有企業(yè)面向客戶群體，以銷售為導(dǎo)向，宣傳產(chǎn)品。但如果企業(yè)信息化僅僅停留在這個(gè)初級階段，那就相當(dāng)于在企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)建了一個(gè)個(gè)“信息孤島”或者“業(yè)務(wù)孤島”。這些孤島本身并不是問題，但如果相互之間缺乏必要的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同就會(huì)給企業(yè)運(yùn)營帶來許多不必要的麻煩。
這個(gè)時(shí)候就需要協(xié)同軟件來發(fā)揮作用了。
協(xié)同軟件是指那些以團(tuán)隊(duì)協(xié)作為目標(biāo)的協(xié)作軟件工具，主要包括群組協(xié)作管理，如：工作流管理、項(xiàng)目管理等等;企業(yè)應(yīng)用集成為信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同提供了手段，但企業(yè)信息系統(tǒng)整合其價(jià)值必須依靠系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成、過程集成、流程集成等手段加以體現(xiàn)。因而必須通過內(nèi)部信息的共享和業(yè)務(wù)的協(xié)同，將企業(yè)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)和應(yīng)用無縫隙地集成到一起，讓管理系統(tǒng)能夠?yàn)橛脩籼峁⿵慕y(tǒng)一的渠道訪問所需的信息，完成所需交易。只有數(shù)據(jù)共享、作業(yè)連動(dòng)，企業(yè)信息化才能為企業(yè)提供高效的業(yè)務(wù)工作平臺(tái)和管理決策平臺(tái)，成為真正的企業(yè)合力。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：在我國的發(fā)展歷程
協(xié)同軟件在我國的發(fā)展歷程，可以分為以下幾個(gè)階段:
第一階段：以個(gè)人電腦PC、打印機(jī)、傳真機(jī)、微軟的Microsft Office 等為主的辦公軟件形成相對獨(dú)立的工作自動(dòng)化系統(tǒng)。在這一階段大部分OA系統(tǒng)都是在單機(jī)上運(yùn)行，因而缺乏辦公過程中最需要的溝通協(xié)作支持、信息數(shù)據(jù)的共享及信息的綜合處理。
第二階段：此時(shí)的OA以Internet 為基礎(chǔ)，信息資源不再受到通訊技術(shù)的限制，使得信息數(shù)據(jù)的共享、信息的綜合處理及相互間的溝通協(xié)作在網(wǎng)絡(luò)上得以實(shí)現(xiàn)。此時(shí)越來越多的低效重復(fù)的手工辦公或單機(jī)OA轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理與信息共享，并向集成化、多媒體化、智能化迅速發(fā)展，使辦公效率大大提高，也為管理和決策提供一定的依據(jù)。
第三階段： OA從以往的日常事務(wù)型逐步轉(zhuǎn)向知識(shí)型、分析決策型。這一階段OA的突出特點(diǎn)是：具備對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析評測等功能，根據(jù)綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及外界所提供的信息進(jìn)行分析、歸納、比較、判斷，對海量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息基本的智能分析處理功能，能為用戶提供有限的決策支持和商業(yè)智能分析。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：實(shí)施步驟
不論是廠商還是用戶，應(yīng)該是某種意義上的利益共同體，產(chǎn)品項(xiàng)目實(shí)施失敗，其實(shí)是雙方面的失敗。那么企業(yè)該如何來規(guī)避失敗呢?
第一步，必須知道自己要什么。
第二步，注重大事、簡化小事。
第三步，軟件無法解決全部問題。
第四步，高層管理人員的直接介入。
第五步，培訓(xùn)與應(yīng)用相結(jié)合。
第六步，保證應(yīng)用從日常工作做起。
第七步，階段性的提交對系統(tǒng)的優(yōu)化需求。
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