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ERP系統(tǒng)試運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)管理與控制研究 |
| 作者：佚名 來(lái)源：轉(zhuǎn)載 |
ERP系統(tǒng)試運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)管理與控制研究高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性
據(jù)經(jīng)驗(yàn)統(tǒng)計(jì)ERP系統(tǒng)的實(shí)施是“三分設(shè)計(jì)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，由此可見，數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的重要性。所以企業(yè)在運(yùn)行ERP時(shí)，要做好數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理等工作，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性。
1.做好數(shù)據(jù)輸入人員的合理分工 由于系統(tǒng)初始化的數(shù)據(jù)量和種類非常大，如果讓一個(gè)人或幾個(gè)人來(lái)完成可能會(huì)造成數(shù)據(jù)輸入的混亂，為此我們必須在數(shù)據(jù)輸入前做好嚴(yán)格的、合理的人員分工，保證數(shù)據(jù)輸入工作更加有條不紊。比如按照財(cái)會(huì)、材料、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、庫(kù)存、訂單、供應(yīng)商、銷售、客戶等進(jìn)行合理的分組與組內(nèi)分工。
2.保證數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確與否是決定系統(tǒng)實(shí)施成敗的關(guān)鍵，數(shù)據(jù)正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數(shù)據(jù)本身必須是正確的（即數(shù)據(jù)來(lái)源是正確的），否則會(huì)造成“垃圾進(jìn)、垃圾出”的數(shù)據(jù)處理有效率無(wú)效果現(xiàn)象；數(shù)據(jù)本身的正確性更多的依賴于企業(yè)各部門數(shù)據(jù)收集人員，他們應(yīng)當(dāng)保證上交數(shù)據(jù)是正確的，沒有遺漏、重復(fù)，也沒有過(guò)時(shí)、失實(shí)的數(shù)據(jù)。其次在把收集到的數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)的過(guò)程中，不能引入任何附加的錯(cuò)誤。避免任何輸入的附加錯(cuò)誤，應(yīng)采取
（1）定義關(guān)鍵的數(shù)據(jù)元素，如物料代碼、工藝路線、物料清單等。
（2）在數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)前，將系統(tǒng)的信息需求與信息使用者的需求進(jìn)行核對(duì)，使每個(gè)人提前知道什么信息時(shí)可用的、報(bào)告是什么樣子。
（3）定義系統(tǒng)的全部信息和信息來(lái)源，識(shí)別關(guān)鍵信息與非關(guān)鍵信息。
（4）對(duì)經(jīng)常變化的數(shù)據(jù)，必須在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)時(shí)反映其變化情況。
（5）建立一個(gè)相對(duì)合理的數(shù)據(jù)輸入的邏輯順序，避免正確的原始數(shù)據(jù)由于數(shù)據(jù)的邏輯輸入不正確造成嚴(yán)重的數(shù)據(jù)附加錯(cuò)誤。
3.保證數(shù)據(jù)輸入的格式
在數(shù)據(jù)輸入前，我們根據(jù)公司的實(shí)際情況已經(jīng)設(shè)置了相當(dāng)合理的代碼體系和數(shù)據(jù)格式，為此我們?cè)跀?shù)據(jù)輸入時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)的格式進(jìn)行，選擇合適的數(shù)據(jù)格式（比如EXCEL數(shù)據(jù)格式）轉(zhuǎn)換程序，以保證數(shù)據(jù)的完整與一致性，便于數(shù)據(jù)的核對(duì)，減少數(shù)據(jù)的輸入錯(cuò)誤，提高數(shù)據(jù)輸入的效率與正確性。
4.保證數(shù)據(jù)關(guān)系安全性
ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)間關(guān)系非常復(fù)雜，除了由關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)的各種數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)的關(guān)系外，還有許多由系統(tǒng)的應(yīng)用程序來(lái)保證的應(yīng)用程序邏輯（例如一種原材料必須具有一個(gè)預(yù)先指定的存儲(chǔ)該類材料的倉(cāng)庫(kù)；一個(gè)人員必須具有一個(gè)預(yù)先定義的該人員所屬的部門類）。無(wú)論采用何種辦法，任何輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須同時(shí)滿足這兩種限制條件，否則可能對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生不可預(yù)料的后果。
5.做好數(shù)據(jù)格式設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)輸入的人員溝通與部門協(xié)調(diào)。
高效率的ERP系統(tǒng)所需的數(shù)據(jù)來(lái)源于企業(yè)生產(chǎn)第一線，因此數(shù)據(jù)的收集在很大程度上依賴于企業(yè)的第一線人員。因此應(yīng)該在與一線人員充分交流與溝通的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)出他們能夠理解和操作的合理數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)表，供他們收集整理數(shù)據(jù)之用。同時(shí)ERP系統(tǒng)又跨若干個(gè)部門，系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)來(lái)源于各個(gè)部門，同時(shí)這些數(shù)據(jù)之間具有一個(gè)的邏輯關(guān)系。為了做好數(shù)據(jù)的收集與輸入工作，保證數(shù)據(jù)輸入的高效率，必須做好各部門人員的溝通與協(xié)調(diào)工作，并運(yùn)用各種激勵(lì)措施提高相關(guān)人員的積極性，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入的一致性和完整性。
建立完善的系統(tǒng)試運(yùn)行內(nèi)部控制制度
保證ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實(shí)際建立起完善的系統(tǒng)試運(yùn)行內(nèi)部控制度。
1.建立健全的ERP崗位責(zé)任制
建立ERP崗位制度，要明確每個(gè)工作的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。ERP崗位設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能單位可以設(shè)置為銷售、生產(chǎn)、庫(kù)存、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、出納、稽核、產(chǎn)品開發(fā)、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護(hù)ERP系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置崗位，各崗位保持相對(duì)合理與穩(wěn)定性。
2.建立ERP操作管理制度
通過(guò)ERP操作管理制度的建立，明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)ERP軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對(duì)操作密碼的嚴(yán)格管理等，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作ERP軟件；預(yù)防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng)；操作人員離開機(jī)房前，要執(zhí)行相應(yīng)的退出命令；根據(jù)本單位的情況，由專人保管必要的上機(jī)操作日記，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。
認(rèn)真進(jìn)行模擬運(yùn)行
實(shí)施ERP這樣一個(gè)大型的信息集成系統(tǒng)，涉及企業(yè)所有的主要業(yè)務(wù)部門，關(guān)系到各個(gè)業(yè)務(wù)流程細(xì)節(jié)，想不“排練”就直接拿到實(shí)際中去應(yīng)用，具有極大風(fēng)險(xiǎn)性。不論是哪個(gè)模擬階段，都要事先擬出模擬提綱，記錄模擬過(guò)程和結(jié)果，尋求正確的運(yùn)行方法�？傊�，要建立模擬運(yùn)行的檔案，作為項(xiàng)目管理的階段成果和下一步改進(jìn)工作的依據(jù)。
1、軟件功能模擬運(yùn)行（原型測(cè)試）
軟件功能模擬運(yùn)行的主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能，以及各個(gè)參數(shù)之間的關(guān)系及相互影響。列出現(xiàn)行管理流程與軟件系統(tǒng)的流程之間的差異，分析差異，確定進(jìn)一步的解決方案。這項(xiàng)工作是在軟件己經(jīng)安裝完畢，由軟件公司或咨詢公司進(jìn)行了軟件應(yīng)用培訓(xùn)后，在專家指導(dǎo)下進(jìn)行的。
2.實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行（二次開發(fā)測(cè)試）
所謂的實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行，主要的目的是為了測(cè)試修訂后的系統(tǒng)，把經(jīng)營(yíng)管理中的實(shí)際數(shù)據(jù)輸人到系統(tǒng)中去，進(jìn)一步驗(yàn)證，直到確認(rèn)符合管理需求，可以放心地實(shí)際應(yīng)用為止。同樣，模擬之前要有模擬提綱，模擬過(guò)程要有記錄。實(shí)戰(zhàn)性模擬的結(jié)果，必須得到各個(gè)業(yè)務(wù)部門主管的認(rèn)可；如果有沒有研究透徹的地方，需要及時(shí)補(bǔ)課，尋求可行的解決方案。最后，由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組召開會(huì)議，通過(guò)演示，征求所有相關(guān)的業(yè)務(wù)人員的意見，取得基本一致同意以后，草擬按照新的業(yè)務(wù)流程制定的“工作規(guī)程和工作準(zhǔn)則”，作為切換實(shí)施的規(guī)范化依據(jù)。
3.并行運(yùn)行
并行運(yùn)行可以理解為一種切換前的預(yù)演，是一種特殊的模擬測(cè)試。員工對(duì)新系統(tǒng)不熟悉、不放心，不敢把原有的手工管理全部扔掉，所以有一段新老系統(tǒng)并行運(yùn)行階段。但是，并行運(yùn)行會(huì)帶來(lái)一些問(wèn)題，如新老系統(tǒng)運(yùn)行的結(jié)果不一致時(shí)，以什么為準(zhǔn)？以老的為準(zhǔn)必然會(huì)否定新系統(tǒng)的價(jià)值，以致新系統(tǒng)遲遲不能用上。新老系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行，每項(xiàng)業(yè)務(wù)要做雙份工作，增加了管理的工作量，加重員工的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也加大企業(yè)的運(yùn)行成本，因此，并行運(yùn)行的時(shí)間根據(jù)系統(tǒng)的特點(diǎn)與企業(yè)的實(shí)際情況適當(dāng)?shù)目s短。
4.重視系統(tǒng)切換
不少企業(yè)由于受管理基礎(chǔ)和人力資源的限制，希望能夠分模塊逐個(gè)實(shí)施。ERP是一個(gè)信息高度集成的系統(tǒng)，如果先上一個(gè)子系統(tǒng)，所有屬于其它子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)，都將通過(guò)各類傳票用手工錄入，因此，不能體現(xiàn)信息集成的優(yōu)勢(shì)；而且一個(gè)一個(gè)模塊走，必然會(huì)延長(zhǎng)實(shí)施進(jìn)度。如果分模塊實(shí)施，還不利于系統(tǒng)模擬運(yùn)行，不利于說(shuō)明一些業(yè)務(wù)之間信息的相互集成關(guān)系，有了問(wèn)題也不易及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決，放到以后再補(bǔ)課，必然會(huì)引起不少修改返工。有些企業(yè)實(shí)施了兩三年還沒有結(jié)束，這個(gè)問(wèn)題是其中原因之一。
因此，各個(gè)子系統(tǒng)最好是一起上，才有可能見到信息集成帶來(lái)的效益。如果實(shí)行分步實(shí)施，也應(yīng)該是先上一個(gè)車間，或一個(gè)倉(cāng)庫(kù)，取得經(jīng)驗(yàn)后再逐步推廣，而不要割斷業(yè)務(wù)流程。割斷了業(yè)務(wù)流程，等于破壞了信息集成，與建立管理信息化的初衷是相背的。
為了順利切換，要抓好培訓(xùn)，在培訓(xùn)的基礎(chǔ)上整理好數(shù)據(jù)，在基本數(shù)據(jù)完整后進(jìn)行模擬。把最后模擬運(yùn)行的“管理模式”當(dāng)眾宣布并演示，得到廣大管理人員和高層經(jīng)理認(rèn)可批準(zhǔn)后，再到實(shí)踐中執(zhí)行。有了群眾基礎(chǔ)，切換工作就會(huì)容易得多。寧可在打基礎(chǔ)工作上多花些時(shí)間，一定要特別注意項(xiàng)目管理要求的先導(dǎo)與后續(xù)工作的關(guān)系，一步一個(gè)腳印，穩(wěn)扎穩(wěn)打，不要在系統(tǒng)切換工作上起波折反復(fù)，欲速則不達(dá)。 如何降低ERP風(fēng)險(xiǎn)提升企業(yè)管理效率 ERP是一個(gè)整合了企業(yè)所有資源的集成化的管理信息系統(tǒng)，簡(jiǎn)單的說(shuō)，企業(yè)資源是指支持企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作和戰(zhàn)略運(yùn)作的事物，也就是我們常說(shuō)的“人”、“財(cái)”、“物”�？梢哉J(rèn)為，ERP就是一個(gè)有效地組織、計(jì)劃和實(shí)施企業(yè)的“人”、“財(cái)”、“物”管理的系統(tǒng)，它依靠信息技術(shù)和手段以保證其信息的集成性、實(shí)時(shí)性和統(tǒng)一性。
ERP核心管理思想是供需鏈管理。當(dāng)?shù)�，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)已不再是一個(gè)企業(yè)對(duì)一個(gè)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，而是已經(jīng)發(fā)展成為一個(gè)企業(yè)的供需鏈同競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的供需鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)。ERP系統(tǒng)正是為適應(yīng)這種競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)的需求發(fā)展起來(lái)的。在在供需鏈上除了人們已經(jīng)熟悉的“物流”、“資金流”、“信息流”外，還有容易為人們所忽略的“增值流”和“工作流”。就是說(shuō)，供需鏈上有五種基本“流”在流動(dòng)。 現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)用ERP的目的是通過(guò)現(xiàn)代管理模式與計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)支持企業(yè)合理、系統(tǒng)地管理經(jīng)營(yíng)與生產(chǎn)，最大限度地發(fā)揮現(xiàn)有設(shè)備、資源、人、技術(shù)的作用，最大限度地產(chǎn)生企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
現(xiàn)在不少企業(yè)用ERP系統(tǒng)來(lái)運(yùn)作以提高企業(yè)管理效率、降低營(yíng)運(yùn)成本，但是否真正有效呢？？？下面我們則在 ERP特性與非均衡性問(wèn)題的基礎(chǔ)上，探索一下現(xiàn)行ERP系統(tǒng)的開發(fā)模式，再提出一些適合企業(yè)發(fā)展需求的ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理思路等。
ERP系統(tǒng)究竟有哪些問(wèn)題呢？就目前國(guó)內(nèi)ERP系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，首先從ERP軟件自身看，存在著一些不成熟風(fēng)險(xiǎn)。其一，功能可用性不足；任何軟件必須具有可用性，可是70%以上的ERP系統(tǒng)，沒有達(dá)到軟件的預(yù)定目標(biāo)。因此，推向市場(chǎng)的ERP軟件難免存有先天不足。其二，軟件自身缺陷過(guò)多。按理說(shuō)，ERP的資源計(jì)劃管理軟 件，必須經(jīng)過(guò)應(yīng)用考核和驗(yàn)證實(shí)驗(yàn)，但是，我國(guó)卻并未建立相應(yīng)的市場(chǎng)準(zhǔn)入質(zhì)量審查機(jī)制。因此，一些ERP軟件進(jìn)入市場(chǎng)還存有明顯的缺陷。
再者從系統(tǒng)方面來(lái)看，它的運(yùn)作風(fēng)險(xiǎn)會(huì)讓企業(yè)感到困惑，其較高失敗率會(huì)讓決策者在ERP投資上很迷茫。在這列舉ERP的幾個(gè)風(fēng)險(xiǎn)性第一，企業(yè)無(wú)法對(duì)套裝軟件包進(jìn)行較大程度的客戶化改造，使之完全符合企業(yè)運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)。
第二，企業(yè)缺乏足夠時(shí)間進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組。
第三， 軟件系統(tǒng)的可重用性較差。第四，軟件系統(tǒng)未必能建立在最先進(jìn)的技術(shù)平臺(tái)上。然而，據(jù)統(tǒng)計(jì)資料顯示，我國(guó)企業(yè)對(duì)管理軟件的年需求量應(yīng)在200億元以上，我國(guó)擁有龐大的ERP系統(tǒng)潛在市場(chǎng)，所以提升ERP的運(yùn)作質(zhì)量會(huì)讓其在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上占據(jù)一個(gè)重要的主導(dǎo)地位。
最后從運(yùn)行環(huán)境看，它的系統(tǒng)存在著嚴(yán)重的運(yùn)行期風(fēng)險(xiǎn)。ERP進(jìn)入運(yùn)行期，并不是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的化解，而是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移和延續(xù)。無(wú)數(shù)案例表明，約一半左右的項(xiàng)目會(huì)在實(shí)施中流產(chǎn)。
綜上所述的ERP風(fēng)險(xiǎn)，如何成功運(yùn)作ERP系統(tǒng)，使其降低風(fēng)險(xiǎn)呢？這一點(diǎn)，方正產(chǎn)下的FIX BPMES平臺(tái)成功實(shí)施ERP系統(tǒng)已成為眾多企業(yè)信息化所追求的目標(biāo)，而當(dāng)務(wù)之急是構(gòu)建企業(yè)實(shí)施ERP信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理策略體系，下面列舉一些具體實(shí)施規(guī)劃以供參考：
第一， 積極籌措ERP系統(tǒng)的實(shí)施規(guī)劃；
第二， 嚴(yán)格控制ERP系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)度；
第三， 第三，努力提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的綜合素質(zhì)；
第四， 第四，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)中信息中心的樞紐功能；
如今，企業(yè)發(fā)展ERP并在實(shí)際中運(yùn)用管理，與其他信息技術(shù)相比更為艱辛，目前，良好的發(fā)展環(huán)境和空間、豐富的ERP成功經(jīng)驗(yàn)，造就ERP輝煌的明天絕不會(huì)是一種臆測(cè)。然而，我們也應(yīng)該看到ERP發(fā)展到今天，我們?nèi)匀幻媾R的問(wèn)題。這不僅需要ERP廠商的努力，需要各行業(yè)領(lǐng)頭羊企業(yè)的引領(lǐng)，還需要政府政策上面的扶持與支持，需要媒體對(duì)ERP行業(yè)的正確的、客觀的引導(dǎo)，打消許多企業(yè)對(duì)ERP管理及ERP系統(tǒng)軟件認(rèn)識(shí)和意識(shí)的偏差，讓ERP的先進(jìn)管理理念深入企業(yè)中，讓更多的企業(yè)正確發(fā)展ERP并正確用于實(shí)際運(yùn)用，提升企業(yè)的管理水平，使企業(yè)邁向新的輝煌。
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