一、企業(yè)實(shí)行電子文檔管理的必要性和優(yōu)勢(shì)
(一)提升辦公速度。在企業(yè)的檔案管理工作中，電子文檔以其快捷的辦文速度和傳輸速度等優(yōu)勢(shì)逐漸取代了紙質(zhì)文件。通過(guò)計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)備將電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)、查詢和修改，使辦公變得越來(lái)越輕松和快捷。只有實(shí)現(xiàn)文檔的電子化，才能夠改變文檔使用的種種局限，實(shí)現(xiàn)文檔信息資源的合理配置、科學(xué)管理和高效使用。
(二)方便文檔歸類(lèi)。企業(yè)電子文檔的使用將傳統(tǒng)的文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等分類(lèi)打破，取而代之的是以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的企業(yè)文檔可以分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，分類(lèi)也變得更加的詳細(xì)、科學(xué)和規(guī)范。從文檔保存的角度來(lái)講，傳統(tǒng)的紙制文件可能具有很強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，但在資源存儲(chǔ)與利用的角度來(lái)說(shuō)，電子文檔是具有明顯的優(yōu)勢(shì)的。
(三)保密性強(qiáng)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文檔具有一定的保密性，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)加密軟件對(duì)電子文檔進(jìn)行加密，也可以使用文檔管理系統(tǒng)對(duì)文檔進(jìn)行加密或者進(jìn)行級(jí)次授權(quán)，從而可以控制電子文檔的使用和閱讀。當(dāng)前計(jì)算機(jī)的新技術(shù)還可以采用密鑰和文檔分離管理技術(shù)，密鑰與密文分離存儲(chǔ)，密鑰的下放與解密由系統(tǒng)控制。對(duì)企業(yè)核心文件進(jìn)行驅(qū)動(dòng)級(jí)加密，只有通過(guò)文檔安全系統(tǒng)的身份認(rèn)證之后，才能獲取密鑰，對(duì)機(jī)密文件進(jìn)行解密。否則，拷貝到的是加密后的文件，無(wú)法使用。
二、企業(yè)電子文檔管理存在的問(wèn)題
(一)沒(méi)有保存文檔的意識(shí)，文檔原稿的修改隨意性大。在計(jì)算機(jī)上起草和撰寫(xiě)文件，這是當(dāng)前辦公室工作的常事。但是，如果一旦將文件從紙上打印出來(lái)后， 電子文檔就會(huì)常常被忽略，多數(shù)文檔被刪除。另一方面，很多企業(yè)沒(méi)有采取很好的措施來(lái)保護(hù)文檔，有些職員甚至對(duì)原稿內(nèi)容進(jìn)行隨意的增寫(xiě)、刪除和修改等操作，使文檔底稿的內(nèi)容發(fā)生不斷的改變，失去了電子文檔保存的意義。
(二)文檔分類(lèi)不明確，沒(méi)有采用“雙重備份”。計(jì)算機(jī)電子文檔的歸檔工作是依據(jù)文檔的歸檔范圍和價(jià)值程度，將電子文檔進(jìn)行收集、篩選、分類(lèi)并將其轉(zhuǎn)化為“文件序列數(shù)字化檔案” 的過(guò)程。但是目前，很多企業(yè)沒(méi)有將電子文檔進(jìn)行科學(xué)合理的類(lèi)別分類(lèi)和價(jià)值分類(lèi) 。另外，在保存工作上，重要的電子文檔沒(méi)有能夠做到“雙重備份”(即將電子文檔備份到兩塊物理硬盤(pán)上或者一份電子文檔備份到硬盤(pán)上，另一份電子文檔備份到其它存儲(chǔ)介質(zhì)上)。這樣，如果一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，特別是計(jì)算機(jī)硬盤(pán)損壞時(shí)，一些重要的電子文檔就會(huì)遭遇丟失的危險(xiǎn)。
(三)缺乏專業(yè)的電子文檔管理人才。計(jì)算機(jī)電子文檔管理工作，不但要求管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作能力，更重要的是管理人員需要耐心、認(rèn)真和判斷能力。
三、提高企業(yè)電子文檔管理水平的對(duì)策
(一)加強(qiáng)企業(yè)電子文檔的收集與整理工作。對(duì)于電子文檔管理來(lái)講，收集工作是最基本的。電子文檔的特性不同于以往的紙質(zhì)文件，在收集的范圍、渠道、方法上都與紙質(zhì)文件存在著差異。比如草稿文件，由于其不具備正式文件的功能，并且不易保存，所以在一般的情況下是不進(jìn)行保留的 。而電子文檔相對(duì)紙質(zhì)文件是容易保存的，所以要注意電子文檔的管理和收集，可以將與正式文件相關(guān)的一些草稿文件進(jìn)行收集、整理和保存。
(二)加強(qiáng)電子文檔的歸檔工作。電子文檔的歸檔管理工作，是將電子文檔進(jìn)行整理并確定文檔屬性后，將其保存在儲(chǔ)存介質(zhì)上，以便長(zhǎng)期保存的過(guò)程。加強(qiáng)電子文檔的歸檔管理工作，注意電子文檔的歸檔時(shí)間，一般以一個(gè)年度為一個(gè)周期和時(shí)限保存，將電子文檔的最終成稿刻錄到光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，以便日后進(jìn)行反復(fù)查閱和使用。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文檔，宜采用備份的方法，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文檔存放在同一臺(tái)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。
(三)加強(qiáng)電子文檔的辨別、審核工作。《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出，電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。因此，要制定詳細(xì)的工作制度，加強(qiáng)對(duì)電子文檔的定期核對(duì)、辨別和審核工作。主要是審核電子文檔的內(nèi)容是否完整，文檔形成的過(guò)程是否合規(guī)，是否符合歸檔和存儲(chǔ)的要求等。
(四)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的軟硬件管理。做好電子文檔的管理工作，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的軟硬件管理也是重要一環(huán)。例如，創(chuàng)新電子文檔的存儲(chǔ)手段，為檔案管理部門(mén)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備，且盡量采用光盤(pán)刻錄的保存方式，而且要確保是“雙重備份”。還要定期對(duì)計(jì)算機(jī)的安全漏洞進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)升級(jí)殺毒軟件。另外，計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備也要達(dá)到一定的環(huán)境要求，溫度要保持在18~20℃之間，相對(duì)濕度要達(dá)到35％～40％之間 ，
不斷加強(qiáng)防磁設(shè)備的完善和維護(hù)工作，從而保證電子文檔信息數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。
(五)加強(qiáng)電子文檔管理人才培養(yǎng)工作。計(jì)算機(jī)電子文檔管理是一門(mén)新興的專業(yè)，從事電子文檔管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等方面的技能。因此，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，逐步掌握日新月異的信息技術(shù)，順應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，才能更出色地為企業(yè)的檔案管理工作服務(wù)。 ..
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