隨著全球信息化的發(fā)展，發(fā)達國家在幾年前，其新型的網(wǎng)絡化辦公(使用文檔管理系統(tǒng))開始向傳統(tǒng)的“公文往返式”辦公方式提出挑戰(zhàn)，方便、快捷的電子政務也逐步得以推廣，并迅速地在全球范圍內(nèi)掀興起一股“無紙化辦公”的新潮流。
新型的電子文檔管理系統(tǒng)，確實帶來了許多好處。實行網(wǎng)絡化辦公使得紙質(zhì)文件大量減少，隨之而來的印刷、用紙等辦公費用也相應縮減。不僅有效提高了辦公效率，而且節(jié)省了大量相關辦公開支。此外，隨著電子文檔的增多，紙質(zhì)文件的減少，也將使企業(yè)部門在解決大量“文山”問題上節(jié)約大量人力和空間。另外，無紙化辦公的實現(xiàn)，也能使現(xiàn)有固定資產(chǎn)充分發(fā)揮效用，各盡其能。
文檔管理系統(tǒng)節(jié)省時間，減少浪費，確保安全——無紙化辦公解決方案的最佳選擇。其基于獨有的元數(shù)據(jù)技術，使得文檔關聯(lián)，知識管理，權限管控，文件檢索格外容易和高效。并和Windows Explorer無縫集成，支持所有文件格式。除了和Windows Explorer以及Windows程序無縫集成外，凱德云M-Files還提供了和所有現(xiàn)代化CRM和ERP系統(tǒng)，以及其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)直接連接的能力。
但是從當前無紙化辦公的實行狀況來看，電子文檔管理系統(tǒng)仍然無法完全取代紙質(zhì)辦公。最重要的原因便是安全和真實性。
一個人辛勤付出勞動成果，而別人只要用一個U盤，加一個命令就可以輕而易舉斬獲。在無紙化運作的過程，別有用心者只要一個電子郵件或者一個小小的U盤就可以將一個企業(yè)的商業(yè)或者人事機密，泄漏出去；甚至有的企業(yè)出現(xiàn)個別管理人員離職時將辦公電腦中文檔全部刪除而導致客戶資料、管理資料流失的情況。許多上傳下達的請示、批復、通知等公文都仍然需要以紙質(zhì)形式打印出來，蓋上公章、領導簽字然后才能生效。用以證明其文的真實性，有效性。而電子文檔極有可能變?yōu)橐恍﹦e有用心者的造假夢提供美妙的溫床。
安全和真實性是永遠存在的問題，并不是一時能解決的，至少文檔管理系統(tǒng)在安全性上還不錯，擁有文檔管理所需要的一切功能。改善工作流程、提高信息使用率、消除冗余數(shù)據(jù)、安全地控制內(nèi)容、避免沖突和數(shù)據(jù)丟失——所有功能都集中在與Windows Explorer無縫集成的共享云盤里。
無紙化辦公（文檔管理系統(tǒng)）給我們帶來了便捷、高效的辦公環(huán)境，雖然目前還有很多的不足之處需要我們?nèi)ゲ粩嗤晟�，但我相信，隨著辦公自動化技術的不斷創(chuàng)新，隨著人們對無紙化辦公意識的不斷提高，無紙化辦公會離我們越來越近。 ..
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