免費(fèi)的OA協(xié)同到底該不該用，這一點(diǎn)沒(méi)有一個(gè)硬性的界定。但是在互聯(lián)網(wǎng)邏輯的影響下，免費(fèi)似乎應(yīng)成為了這個(gè)時(shí)代的必然趨勢(shì)。所以無(wú)論免費(fèi)OA本身如何，但是其確實(shí)是在順應(yīng)時(shí)代的需求，順?biāo)兄郏匀灰簿洼p松俘獲大眾。但是需要注意的是，免費(fèi)OA層次不齊，企業(yè)需要學(xué)會(huì)如何剔除那些瑕疵品。
綜合市場(chǎng)上免費(fèi)OA的一些典型缺陷，總結(jié)了五大免費(fèi)OA瑕疵品：
1、功能瑕疵：不細(xì)致
這類免費(fèi)OA辦公系統(tǒng)大多丟失求全不求細(xì)，只堆砌功能，但功能細(xì)節(jié)和深度上卻嚴(yán)重缺失，導(dǎo)致用戶根本用不起來(lái)。比如發(fā)送通知時(shí)沒(méi)有郵件通知和員工反饋信息功能，工作流不支持智能判斷和自動(dòng)跳轉(zhuǎn)，沒(méi)有工作計(jì)劃和工作日志功能，對(duì)于單位合同和車輛管理也沒(méi)有。
2、使用瑕疵：不方便
這類免費(fèi)OA辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)沒(méi)有充分考慮用戶的使用習(xí)慣，界面混亂，菜單晦澀，操作繁瑣，導(dǎo)致使用起來(lái)很不方便。這樣的系統(tǒng)不但沒(méi)有減輕員工的工作壓力，反而增加負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致員工抵觸，很難推廣使用。
免費(fèi)OA系統(tǒng)的易用性是廠商和用戶都必須重視的問(wèn)題，它包括三個(gè)方面：易實(shí)施、易使用、易維護(hù)，三者缺一不可。
3、工作流瑕疵：不適用
工作流是OA系統(tǒng)應(yīng)用的絕對(duì)核心，這個(gè)功能不好用，那么免費(fèi)OA就“殘疾”了一大半。
免費(fèi)OA系統(tǒng)的工作流已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，遠(yuǎn)非流程審批那么簡(jiǎn)單，而是可以用于復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程管理。同時(shí)在流程管理的靈活性、整合性方面向用戶完全開(kāi)放，能夠提供可視化的圖形化設(shè)計(jì)界面，讓用戶自己就可以輕松創(chuàng)建和維護(hù)各種流程、表單。
4、系統(tǒng)瑕疵：不開(kāi)放
這類型的免費(fèi)OA系統(tǒng)開(kāi)放性很差，不能靈便的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合，包括系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)整合，以及多系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合，也不能根據(jù)用戶需求的變化而靈活、低成本的二次開(kāi)發(fā)，結(jié)果越用越別扭，越用越萎縮。由于開(kāi)放性屬于免費(fèi)OA系統(tǒng)的核心技術(shù)，貫穿了免費(fèi)OA系統(tǒng)的底層設(shè)計(jì)、系統(tǒng)架構(gòu)和邏輯界面，基本上是無(wú)法在后期改進(jìn)的，只能是廢掉更換新的系統(tǒng)。
5、服務(wù)瑕疵：跟不上
服務(wù)瑕疵并非是針對(duì)與免費(fèi)OA產(chǎn)品本身的，而是對(duì)OA廠商的一種考察。
優(yōu)秀的免費(fèi)OA系統(tǒng)具有很強(qiáng)的易用性，如果用戶只使用基本功能，那么對(duì)廠商服務(wù)并不是很依賴。但如果用戶產(chǎn)生了一些比較復(fù)雜的新需求，如大規(guī)模的系統(tǒng)調(diào)整或二次開(kāi)發(fā)，那么就需要廠商提供及時(shí)、有效的服務(wù)了。
需要注意的是，有的廠商看似具備強(qiáng)大的服務(wù)體系和能力，但是服務(wù)成本高昂，這也會(huì)讓用戶不堪重負(fù)，甚至不敢找廠商提供服務(wù)。
當(dāng)然，上述這些瑕疵，許多免費(fèi)OA產(chǎn)品并非只具其一，也可能擁有多個(gè)，但是這些都不是重點(diǎn)，種點(diǎn)啥只要擁有這些瑕疵的免費(fèi)OA產(chǎn)品企業(yè)就都不可用。
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