在企業(yè)發(fā)展壯大的過程中，隨著業(yè)務(wù)的增長，總會(huì)產(chǎn)生大量有關(guān)管理、產(chǎn)品、制造、銷售等與各環(huán)節(jié)相關(guān)的電子文檔。這些文檔對企業(yè)和員工來說都是很重要的資產(chǎn)。大量不同格式的文檔存放在不同的物理位置，當(dāng)員工、客戶、合作伙伴和供應(yīng)商需要一些資料時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)很難找到所需，集中管理如此盤雜的文檔勢必非常困難。在企業(yè)管理中，機(jī)密文件很難得到有效的保護(hù)，各部門間難以協(xié)同辦公，重新開發(fā)利用知識(shí)資源十分困難。由文檔管理引發(fā)的這些情況屢見不鮮。這種情很大程度上延誤了工作的進(jìn)度，文檔管理儼然成了阻礙企業(yè)發(fā)展的絆腳石。
雖然企業(yè)付出很多時(shí)間和精力去組織分類這些文檔，避免意外狀況發(fā)生，結(jié)果卻是不盡人意。如何科學(xué)管理這些盤雜的知識(shí)文檔使其不至于流失，并得到充分的利用，正是很多企業(yè)都深感頭疼的問題。
據(jù)了解，當(dāng)前多數(shù)企業(yè)的電子文檔管理幾乎空白。管理層對文檔管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，對于電子文檔管理技術(shù)更是不甚了解。對于集中管理如此浩大的電子文檔，企業(yè)感到心有余而力不足。
在日新月異的現(xiàn)代社會(huì)，競爭無處不在。知識(shí)的競爭是首位的。近年來，由于知識(shí)經(jīng)濟(jì)的風(fēng)行，知識(shí)管理受到了眾多企業(yè)的推崇。實(shí)行知識(shí)管理可以幫助企業(yè)整合知識(shí)資源，提高核心競爭力。從本質(zhì)上說，知識(shí)管理的基礎(chǔ)是實(shí)行文檔管理。專家總是把知識(shí)管理和文檔管理相提并論。脫離文檔管理的知識(shí)管理是不切實(shí)際的。這是因?yàn)樾畔①Y源是一種十分脆弱和很不穩(wěn)定的東西。文檔凝聚了知識(shí)財(cái)富和智力資源，是最基本，也是最重要信息載體�？茖W(xué)的文檔管理可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和開發(fā)利用。離開文檔管理的信息化建設(shè)等于一紙空談。不論從哪個(gè)角度出發(fā)，文檔管理?任務(wù)都是極為重要的。
一些高效、有遠(yuǎn)見的企業(yè)已經(jīng)引入了電子文檔管理系統(tǒng)，以此取代傳統(tǒng)的文檔管理方式，率先享受到了先進(jìn)科技帶來的便捷和利益。那些保守、傳統(tǒng)的企業(yè)還在沿用著傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔處理模式，花費(fèi)很多寶貴的時(shí)間去打印、傳閱文件，還要聘專人專門整理文件、分類歸檔、入庫存放等事項(xiàng)，同時(shí)還得為機(jī)要文件的安全提心吊膽；需要某些資料時(shí)，面臨的又是繁雜大量的查找翻閱工作……在他們看來，計(jì)算機(jī)在日常工作中只不過是扮演著信息錄入和打印文件的輔助角色。殊不知，先進(jìn)企業(yè)和后進(jìn)企業(yè)，首先就在工作和管理模式上拉開了距離。 ..
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