進入2009年，協(xié)同軟件在我國已經走過了7個年頭。在點擊、協(xié)達等一批專業(yè)協(xié)同軟件廠商的倡導下，我國協(xié)同軟件的市場和產品已經漸漸趨于成熟，用戶需求呈爆發(fā)性增長態(tài)勢，被媒體稱之為協(xié)同軟件的“井噴”現(xiàn)象。
中國協(xié)同軟件之所以炙手可熱主要是源于客戶的需求，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及以及企業(yè)網(wǎng)絡的不斷升級完善，基于互聯(lián)網(wǎng)的應用需求逐漸爆發(fā)出來，尤其是外包、全球化辦公等業(yè)務模式的出現(xiàn)，使得多人、多組織通過協(xié)同完成一個工作的需求非常大。這之中的很多需求是現(xiàn)有的軟件產品無法實現(xiàn)的，這正是協(xié)同軟件的市場空間所在。進入?yún)f(xié)同軟件市場的每一個廠商都有不同的理念，協(xié)同軟件產品的功能定位也各不一樣。就目前我國的協(xié)同軟件應用來看，有50%以上應用在行政辦公管理方面，剩余不到50%應用主要分布在政府職能業(yè)務、人事、客戶、供應商等方面，應用于產品協(xié)同制造CPC還比較少見。
由于協(xié)同軟件在行政辦公領域的廣泛應用，許多人將協(xié)同軟件與OA(Office Automation,辦公自動化)軟件等同起來。事實上，雖然協(xié)同軟件與OA有著千絲萬縷的聯(lián)系，但協(xié)同軟件與OA在軟件功能、應用理念等方面都有差別，不能簡單等同。
1、從名詞看區(qū)別
協(xié)同軟件(Collaboration Software)是指那些以團隊協(xié)作為目標的協(xié)作軟件工具，主要包括群組協(xié)作管理，如：工作流管理、項目管理等等;各種通信軟件，如E-Mail、即時通信、VoIP等。網(wǎng)絡、通信技術的發(fā)展和用戶全球化等新需求的提出，協(xié)同軟件概念也賦予了新的含義，例如結合了Internet、工作流、即時通訊和SOA 等多種技術和手段 �；蛘呖梢哉J為：協(xié)同辦公、協(xié)同政務、協(xié)同商務等協(xié)同應用，以及工作流管理、項目管理、知識管理、信息門戶等協(xié)同平臺，電子郵件、即時通訊、遠程視頻、流程編輯器等協(xié)同工具，組成了我們現(xiàn)在意義上的協(xié)同軟件。
OA是將現(xiàn)代化辦公和計算機技術相結合的一種新型的辦公方式，支持這一方式的軟硬件系統(tǒng)稱之為OA軟件或者OA硬件。 OA無論從概念還是應用上看，在我國都有比較長的發(fā)展歷程。狹義的OA指輔助行政辦公所需要的應用軟件，主要包括：公文管理、通知、公告、工作日程、工作計劃總結、辦公資源共享管理等等。廣義的OA除了上述內容外，還將與辦公管理相關的軟硬件產品全部納入，包括了辦公室用的打字、復印等硬件，以及字表編輯軟件等等。上世紀90年代中期以前，財務、人事等軟件，因其解決的是財務、人事相關的辦公自動化方面的管理需求，因而也被劃入OA軟件的范疇。
從以上關于協(xié)同軟件和OA的概念可以看出，雖然協(xié)同軟件與OA在應用上有許多類似之處，甚至功能上有許多重疊，但他們之間有著根本的區(qū)別。協(xié)同軟件更關注的群組之間的協(xié)作，側重于工作流、溝通交流等方面;OA軟件是以計算機技術為基礎，對辦公資料、工作事項進行記錄和反映。
2、從歷程看淵源
OA相關的概念與軟件產品，在我國由來已久。從上世紀70年代末開始，我國陸續(xù)開始實施了包括會計電算化在內的辦公自動化試點工作。到90年代中期，國家和企業(yè)開始對OA進行了大量的人力和物力投入。當時，OA的應用還僅僅是停留在提高個人的辦公效率上，例如將手工打印轉移到電腦打印，或是利用簡單的數(shù)據(jù)庫軟件編寫程序來建立員工檔案數(shù)據(jù)，查找內部信息。然而OA的本質是提高機關或是企業(yè)辦公的整體效果。能夠將整體辦公性能進行提高的，就只有在符合CSCW(Computer Supported Cooperative Work 電腦化協(xié)同工作)意義下開發(fā)的辦公軟件系統(tǒng)才能夠做到。因此從2000以后，國內許多軟件廠商，開始在傳統(tǒng)的OA應用軟件里，引入了協(xié)同管理相關的理念和功能。
此后，國內陸續(xù)出現(xiàn)了許多專業(yè)的協(xié)同軟件研究推廣機構，復旦協(xié)達是最早進入?yún)f(xié)同軟件領域的幾家專家機構之一，主要面向協(xié)同工作流領域，研制成功了動態(tài)工作流編輯器，以及協(xié)同應用平臺，另一家對協(xié)同軟件市場推廣貢獻最大的點擊科技，主要面向即時通訊領域，成功推出了解決遠程通訊、即時交流要求的協(xié)同工具軟件和平臺軟件。
協(xié)同應用理念和技術，在OA中得到最為廣泛的應用，并促使傳統(tǒng)OA產生質的飛躍。融合了協(xié)同理念的OA，可以稱之為“協(xié)同化的OA”或者“協(xié)同OA”，其功能核心已經由工作資料的記錄、工作事項的反映，轉變?yōu)閷θ航M間協(xié)作完成諸多工作事項的關注。在協(xié)同OA 出現(xiàn)以前，我國已經出現(xiàn)過幾代OA 軟件產品。截止目前為止，OA軟件 在我國經歷了以下四個階段：
第一代OA，以單項事務為中心
基于單機，面向個別事務的處理
特點：解決了電子文本的輸入、打印、歸檔等基本要求
缺點：只解決了單項事務，事務之間的關聯(lián)性差
第二代OA ，以關系型數(shù)據(jù)管理為中心
基于單機，面向個人或團隊的事務處理
特點：解決了數(shù)據(jù)或文件的管理需求，體現(xiàn)了數(shù)據(jù)間的一定關聯(lián)性
缺點：協(xié)同工作能力差，企業(yè)級信息集成能力差
第三代OA，以多事項的記錄、反映為中心
基于局域網(wǎng)，面向多事項的記錄
特點：部分解決辦公中多種事項的關聯(lián)與記錄，提高了工作效率
缺點：無法實現(xiàn)復雜流程，缺乏與其他管理之間的有效協(xié)同
第四代OA，以工作流為中心
基于INTERNET 網(wǎng)絡，支持移動辦公
抽象管理基礎要素，并關聯(lián)各管理要素
以工作流為中心，組合各管理要素和經營資源
與知識管理、項目管理等高度集成
通過信息門戶(員工門戶和企業(yè)門戶等)系統(tǒng)展現(xiàn)
3、從產品看發(fā)展
協(xié)同軟件與OA有著深厚的淵源和密切的關系，這使人們容易混淆協(xié)同軟件與OA。我們可以通過分析兩組概念不同的軟件及其發(fā)展，來進一步理解協(xié)同軟件與OA的區(qū)別。
參照ERP與財務軟件的區(qū)別，看協(xié)同軟件與OA的應用范圍不同。1998年ERP(企業(yè)資源計劃，Enterprise Resource Planning)開始在我國廣受重視，我國許多從事財務軟件和MRP/MRP業(yè)務的軟件廠商，紛紛轉向ERP。
參照ERP與MIS的區(qū)別，看協(xié)同軟件與OA的核心理念不同。MIS(管理信息系統(tǒng)，Management Information System)曾經是廣為普及的一個計算機應用理念，這一理念幾乎與我國的計算機應用同步產生，并經歷了長達幾十年的發(fā)展。ERP出現(xiàn)后，MIS越來越少被提及。和ERP與財務軟件的區(qū)別不同，ERP與MIS的區(qū)別不在于所涵蓋的功能，而在于各自的核心理念。和MIS一樣，ERP也涵蓋了人、財、物、產、供、銷等管理的方方面面，但ERP是以“資源計劃”理念為核心，來構建管理的不同層面，而MIS系統(tǒng)僅僅是信息的收集、記錄、反饋。參照ERP與MIS的區(qū)別可以看出，即便廣義的OA軟件可以包含與辦公有關的方方面面，但協(xié)同軟件與OA的理論基礎不一樣，OA強調的是以計算機為手段“自動化”地完成各項工作資料的記錄與反映，而復旦協(xié)達、點擊科技等協(xié)同軟件關注的是群組、團隊的協(xié)作與溝通。
嚴格來說，我們很難以上述兩組軟件的區(qū)別，來完全說明協(xié)同軟件與OA的不同。但可以通過對上述兩組軟件的分析方法，來澄清目前業(yè)界部分存在的協(xié)同軟件與OA的概念混淆，并且可以看出協(xié)同軟件未來總體發(fā)展方向。
與財務軟件引入ERP理念、企業(yè)MIS系統(tǒng)被ERP所取代一樣，傳統(tǒng)的OA、電子政務、電子商務等軟件會充分吸納協(xié)同管理理念，成為協(xié)同OA、協(xié)同政務、協(xié)同商務。目前，協(xié)同軟件的概念和應用，還處在推廣普及期，對協(xié)同軟件予以正確引導有利于這個行業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。我們即要釋清對協(xié)同軟件的諸多疑慮，以更為積極的態(tài)度迎接和推動協(xié)同軟件時代的到來，也要防止肆意張貼“協(xié)同”的標簽，以免“ERP泛化”的情況在協(xié)同軟件領域出現(xiàn)。 ..
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