作為為現(xiàn)代企業(yè)管理提供得力工具的知識管理系統(tǒng)，知識管理系統(tǒng)產品需要在提升自我設計技術的同時，更好地服務企業(yè)的需求，達到功能全面與滿足企業(yè)個性化需要的統(tǒng)一。同時，一款優(yōu)秀的知識管理系統(tǒng)產品還需要在設計之初即能考慮到未來的更新和二次功能擴展，增強自身的兼容性，以便于增強滿足用戶未來新需求的良好擴展性。

回顧知識管理系統(tǒng)的發(fā)展歷程，從第一代產品開始，圍繞著服務企業(yè)的管理需求，用各種功能模塊的設計為企業(yè)提供現(xiàn)代化的流程化管理。然而受限于當時技術，特別是設計理念的局限，總是具有不同的局限性。以第一代知識管理系統(tǒng)產品為例，只著眼于為企業(yè)提供基本的辦公流程化控制功能，第一代的傳統(tǒng)型知識管理系統(tǒng)的編程方法過于復雜，而且對于軟硬件的要求過高導致其成本高昂，當初的企業(yè)只有非常大型具有雄厚財力才能用得起這樣的知識管理系統(tǒng)。

伴隨著下一代產品的出現(xiàn)，這種產品革新讓使用第一代產品的用戶面對新的知識管理系統(tǒng)更為強大的功能設計、有所降低的費用而言，無疑具有很強的吸引力。另外更為關鍵的一點是，一旦在第一代產品不能滿足企業(yè)更新更細節(jié)的要求之時，到時再把知識管理系統(tǒng)進行升級換代將是一件幾乎不可能完成的任務。因為二者所使用的設計方法和架構都基本不同，難以轉換。

同時，積累的非常多的辦公數據庫也難以進行轉移，這便使得用戶面臨“進退兩難”的境地。由此便可以看出當用戶面臨知識管理系統(tǒng)的革新時所面臨的困境，技術的革新帶來的是更為先進的產品選擇，然而如何放棄并順利更換新一代的產品，既是技術上不易解決的難題，又是在具體數據轉移上難以解決的問題，因此要么徹底放棄上一代的產品，要么繼續(xù)沿用舊的產品卻可能要面臨難以滿足的一些功能需求。