協(xié)同辦公系統(tǒng)是將現(xiàn)代辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)合的一種新型方式。而隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)也是順應(yīng)發(fā)展的步伐，因?yàn)閰f(xié)同辦公系統(tǒng)可以廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。
協(xié)同辦公系統(tǒng)可以廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。協(xié)同辦公系統(tǒng)改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。
如今移動化時(shí)代，如果企業(yè)還按照傳統(tǒng)的辦公方式，不僅會造成人員流失，還會被發(fā)展的步伐所淘汰。大家都知道，現(xiàn)在小到文件發(fā)送，大到各種各樣的流程都是通過協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，這樣除了能保證時(shí)效性外，還可以更加科學(xué)的進(jìn)行管理決策。下面給大家分享幾點(diǎn)協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要性：
1、有效實(shí)現(xiàn)跨地域的協(xié)同辦公
對于子母企業(yè)來說，因?yàn)榭梢允褂脜f(xié)同辦公系統(tǒng)，所以協(xié)同辦公變得簡單多了。因?yàn)樾畔⒖梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，利用協(xié)同辦公系統(tǒng)有效實(shí)現(xiàn)跨地域的協(xié)同辦公。再也不必?fù)?dān)心對方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。
2、工作流程的重要性
傳統(tǒng)的舊辦公模式大多都是采用紙張表單，手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，這樣的工作效率低下，最主要的是不能統(tǒng)計(jì)報(bào)表，數(shù)據(jù)也不能直觀的表達(dá)出來，而工作流程是協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心，協(xié)同辦公系統(tǒng)憑借專業(yè)的工作流，完全取代了傳統(tǒng)辦公中的紙質(zhì)流程，讓企業(yè)辦公流程更加簡潔和規(guī)范，審批更有效率。例如，使用者只需在電腦/手機(jī)設(shè)備上填寫有關(guān)表單提交，流程會按照定義好的流程一級一級的往上提交，最終審批結(jié)果會返回申請人這里。使用協(xié)同辦公系統(tǒng)中的審批流程大大縮減了時(shí)間，因?yàn)槌肆鞒棠茏詣恿鬓D(zhuǎn)外，還具有提醒功能，流程流轉(zhuǎn)到哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，都會收到提醒，這樣也可以避免領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)過審批工作。
3、審批工作的重要性
審批流程是企業(yè)的重要環(huán)節(jié)之一，通過協(xié)同辦公系統(tǒng)，可快速搭建企業(yè)工作流，打通企業(yè)內(nèi)外部數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)工作審批、任務(wù)協(xié)作、數(shù)據(jù)采集等場景，這樣的操作只需要員工一鍵提單，流程審批會根據(jù)企業(yè)事先自定好的流程往上傳遞。而且領(lǐng)導(dǎo)可以通過協(xié)同辦公系統(tǒng)隨時(shí)隨地審批，表單詳情一目了然。
4、數(shù)據(jù)庫的安全問題
對于中大型企業(yè)來說，特別是存在大量單據(jù)的企業(yè)，用傳統(tǒng)的辦公模式除了苦惱于數(shù)據(jù)庫的建立，還擔(dān)心數(shù)據(jù)存在一定的安全隱患。而如今運(yùn)用協(xié)同辦公系統(tǒng)除了能簡化數(shù)據(jù)庫工作外，還可以共享數(shù)據(jù)及加密數(shù)據(jù)。
總的來說，使用協(xié)同辦公系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展的需要，這樣不僅能幫助企業(yè)提高工作效率和競爭優(yōu)勢，還能使企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)無紙化，自動辦公化。
