新飛電器是以冰箱、冷柜、空調(diào)為主導(dǎo)產(chǎn)品的現(xiàn)代化白色家電制造企業(yè)，中國最大的綠色冰箱生產(chǎn)基地，位列中國工業(yè)企業(yè)500強、中國信息產(chǎn)業(yè)100強。新飛電器擁有1個國家級研發(fā)中心、一個省級研究中心、3個研究所及博士后工作站。因出色的環(huán)保與節(jié)能技術(shù)而被公認(rèn)為中國家電綠色品牌。
新飛電器是在2008年開始選型并實施OA系統(tǒng)的。在那之前，新飛電器應(yīng)用了一些業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其中包括ERP系統(tǒng)，但是在辦公方面仍然以手工為主。那時，新飛電器負(fù)責(zé)銷售的總經(jīng)理每天需要審批約幾百份的文件，耗費大量時間，而沒有過多精力再去關(guān)注市場拓展等核心業(yè)務(wù)。同時，新飛電器分布在各地的銷售公司平均需要用三分之一的時間去審批各類報表，三分之一的時間從總部申請進(jìn)貨，三分之一的時間做業(yè)務(wù)管理事務(wù)，辦公效率也讓人擔(dān)憂。
在此背景下，新飛電器開始著手進(jìn)行辦公信息化建設(shè)，首要目標(biāo)是提高辦公效率。新飛電器信息中心韋科長介紹，新飛電器考察了當(dāng)時市場上主流的OA廠商及其產(chǎn)品，通過技術(shù)、應(yīng)用和案例對比，最終發(fā)現(xiàn)萬戶OA最適合新飛電器。他指出，新飛電器最后選擇萬戶OA主要是考慮到以下兩個因素：
其一，能夠滿足新飛電器跨平臺的應(yīng)用需求。因為萬戶OA采用的是JAVA語言，因而能夠較好地實現(xiàn)跨平臺應(yīng)用。
其二，能夠?qū)崿F(xiàn)與ERP系統(tǒng)的集成和交互。值得一提的是，在此之前新飛電器已經(jīng)應(yīng)用Oracle提供的ERP產(chǎn)品，實現(xiàn)OA和ERP的集成應(yīng)用是新飛電器實施OA系統(tǒng)的重要目標(biāo)。新飛電器希望通過OA系統(tǒng)來完成一些在ERP上沒法實現(xiàn)的流程，如報告、審批等。在對比各大OA產(chǎn)品后，新飛電器發(fā)現(xiàn)其他OA產(chǎn)品在與ERP集成應(yīng)用方面的能力都要比萬戶OA弱一些。
克服兩大難點
韋科長介紹，新飛電器是在2008年10月完成需求調(diào)研并開始著手實施系統(tǒng)的，到2009年初實施完畢上線，歷時約兩個月時間。但是盡管時間不長，實施的過程并非一帆風(fēng)順。這主要是因為新飛電器的一些特殊要求。
一方面，要進(jìn)行二次開發(fā)，從而實現(xiàn)與ERP系統(tǒng)整合。韋科長坦言，如果只是采用標(biāo)準(zhǔn)流程，實施過程是比較簡單的，要實現(xiàn)與ERP系統(tǒng)的整合，就需要進(jìn)行接口開發(fā)、調(diào)用，這需要花費一定的精力和時間。盡管萬戶OA已經(jīng)針對主流ERP產(chǎn)品進(jìn)行接口開發(fā)，但是各個用戶的情況不一，新飛電器免不了還要費點功夫。
另一方面，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新梳理以適應(yīng)系統(tǒng)的要求。為此，項目組首先要進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)研，然后再與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行研討，再整理出初步的方案，再把初步方案拿給領(lǐng)導(dǎo)審核，等領(lǐng)導(dǎo)審核完成后，新的流程才確定下來，通過OA系統(tǒng)固化下來。為了確保萬無一失，項目組先選擇了幾個試點來做，待試點成功后再在公司內(nèi)進(jìn)行推廣。
有效提升管理水平
自2009年初上線以來，萬戶OA已經(jīng)在新飛電器運行了六七年時間，系統(tǒng)注冊用戶也從原來的幾百人增加到1000多人。“萬戶OA確實對我們的管理水平提升起到了很大的作用�！表f科長說。
首先，有效提升了辦公質(zhì)量。原來新飛電器仍然采用手工方式處理辦公業(yè)務(wù)，難免會出現(xiàn)人為錯誤，而系統(tǒng)可以幫助新飛電器避免這種錯誤。
其次，大幅提高了辦公效率。借助萬戶OA系統(tǒng)，很多流程都可以在系統(tǒng)上快速完成，特別是實現(xiàn)了原來難以實現(xiàn)的異地審批業(yè)務(wù)。而在此之前，因為新飛電器的銷售公司遍布全國各地，以前很多紙質(zhì)文件要通過快遞遞到總部后才能進(jìn)行審批，審評完成后再快遞回各地銷售公司，耗時非常長。韋科長補充說，現(xiàn)在隨著新飛電器將系統(tǒng)升級到萬戶OA否認(rèn)新版本，借助移動OA和短信提醒功能，相關(guān)人員可以隨時隨地進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，效率更是得到大幅提高。
再次，實現(xiàn)了預(yù)算的有效控制。由于新飛電器將萬戶OA與ERP系統(tǒng)進(jìn)行了深度集成，將費用控制與預(yù)算額度掛鉤，從而實現(xiàn)對預(yù)算的有效控制。
最后，簡化了辦公流程。正如新飛電器領(lǐng)導(dǎo)起初期望的那樣，一些原來無法在ERP上實現(xiàn)的流程，現(xiàn)在可以通過OA系統(tǒng)來實現(xiàn)。比如說，在OA系統(tǒng)上實現(xiàn)請假、休假審批。這樣做的好處是，員工在申請休年假的時候，部門領(lǐng)導(dǎo)或者人力資源部工作人員可以直接在系統(tǒng)上看到該員工還有多少天年假，休完以后還有還多少天，一目了然，而不用像以往那樣費勁地在excel表格上統(tǒng)計。韋科長透露，隨著系統(tǒng)應(yīng)用價值的逐步顯現(xiàn)，越來越多業(yè)務(wù)部門希望將業(yè)務(wù)放到OA系統(tǒng)上實現(xiàn)。
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