盡管許多人口頭上都知道知識管理不僅僅是一套軟件和系統(tǒng)，但在實踐中，許多實施知識管理的企業(yè)，其知識管理的實施都是從購買了或價格低廉或昂貴的知識管理軟件、系統(tǒng)開始的。
由于知識管理理念在國內(nèi)傳播的時間還較短，許多企業(yè)的人員對知識管理并沒有全面、客觀的認(rèn)識，這樣就造成需求方和知識管理軟件、系統(tǒng)的廠商間存在著信息不對稱，知識管理軟件和系統(tǒng)廠商的“忽悠”將許多企業(yè)的知識管理負(fù)責(zé)人弄“暈”:每家軟件廠商說的聽起來都很有道理，都沒錯，都仿佛很高深，都許諾他們的軟件和系統(tǒng)能夠解決企業(yè)的問題，讓人無所適從。
有一些機構(gòu)已經(jīng)購買了知識管理軟件、系統(tǒng)才發(fā)現(xiàn)問題:這些軟件跟自己的需求不搭界，或者雖然滿足了部分需求，但關(guān)鍵的需求和關(guān)注點卻沒有滿足，造成項目的失敗。
什么是知識管理系統(tǒng)？
所謂知識管理系統(tǒng)(KMS)，是一種籠統(tǒng)的說法，比較準(zhǔn)確的說法應(yīng)該是:支撐組織知識管理實施的IT系統(tǒng)。
這是一個眾說紛紜的名詞，知識管理領(lǐng)域的專家、軟件廠商、不同用戶等心目中的知識管理系統(tǒng)概念并不統(tǒng)一。
知識管理領(lǐng)域的專家們對知識管理系統(tǒng)的認(rèn)識上分為兩個流派，一是技術(shù)與工具觀，一是系統(tǒng)觀。小編認(rèn)為知識管理系統(tǒng)是經(jīng)設(shè)計和開發(fā)的為組織的決策者、用戶提供決策和完成各種任務(wù)所需知識的一種系統(tǒng)。小編認(rèn)為，“知識管理系統(tǒng)是一種集中于創(chuàng)造、聚集、組織和傳播一個組織知識的信息系統(tǒng)。知識庫和知識地圖是知識管理系統(tǒng)的兩種常見類型。
從用戶需求的角度說，制造型企業(yè)與研發(fā)型的企業(yè)眼中的知識管理系統(tǒng)一定不同，而一個初創(chuàng)型的公司需要的知識管理系統(tǒng)與一家具有一定規(guī)模和信息化基礎(chǔ)的公司的需求差別也一定很大。
在對知識管理系統(tǒng)的定義上，專家們?nèi)唛L拗口的定義讓人看不清楚，IT系統(tǒng)廠商在自說自話，自賣自夸，每家都有多少成功案例和成功應(yīng)用;不同類型、不同發(fā)展階段、不同規(guī)模的企業(yè)對知識管理系統(tǒng)的需求各異，每家企業(yè)所需要的或者已經(jīng)在使用的知識管理系統(tǒng)差異很大，這就是當(dāng)前知識管理系統(tǒng)面對的問題。
小編認(rèn)為，所謂知識管理系統(tǒng)(KMS)，是一種籠統(tǒng)的說法，比較準(zhǔn)確的說法應(yīng)該是:支撐組織知識管理實施的IT系統(tǒng)，其本質(zhì)是一種經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、知識倉庫技術(shù)、自然語言理解技術(shù)、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等等技術(shù)上建立的組織應(yīng)用平臺、工具、軟件等。根據(jù)組織規(guī)模、類型、發(fā)展階段的不同所需要的系統(tǒng)也不同。
如何選擇？第一位的是你的需求明確。另一方面要考慮變化、人(使用習(xí)慣、簡單易用等)、業(yè)務(wù)流程。
組織選擇知識管理系統(tǒng)的過程，也是組織的知識管理需求明確的過程。只有明確了對支持知識管理的IT系統(tǒng)的功能需求、技術(shù)平臺需求，加之對現(xiàn)有信息系統(tǒng)現(xiàn)狀的分析，才能夠制定出一個詳細(xì)的知識管理系統(tǒng)需求說明，才能夠去選擇系統(tǒng)。對于系統(tǒng)，不少大型企業(yè)選擇了自行開發(fā)，對于外購系統(tǒng)也要考慮是購買成型的產(chǎn)品還是購買可以二次開發(fā)的系統(tǒng)平臺。
知識管理系統(tǒng)的選擇必須考慮組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)類型的變化。當(dāng)前，組織的外部環(huán)境不確定性比較大，組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)類型變動的幾率也較高。所以知識管理系統(tǒng)的選擇中必須考慮到系統(tǒng)的“柔性”，如果組織架構(gòu)變動了，系統(tǒng)如何做到“雖需應(yīng)變”。例如原來某幾個人屬于某個部門，某部門屬于某事業(yè)部，如果將這個部門調(diào)入另一個事業(yè)部，其知識存量怎么辦？如果部門撤銷了，屬于這個部門的知識該怎么處理，系統(tǒng)是否支持自動、快速的具體到崗位、部門的變動都是必須考慮的問題
在知識管理系統(tǒng)的選擇過程中，必須考慮到以后使用的員工的習(xí)慣、文化背景等因素。人是知識的最重要載體，是知識的使用者和創(chuàng)造者，所以在選擇知識管理系統(tǒng)的時候除了功能的需求外，必須考慮系統(tǒng)的可用性、易用性。不論這些系統(tǒng)功能有多么強大，但如果不符合用戶的使用習(xí)慣、有較陡的學(xué)習(xí)曲線，這樣的系統(tǒng)很難在組織內(nèi)真正發(fā)揮作用。
知識管理系統(tǒng)必須為所有使用的員工創(chuàng)造一個自然、簡便的操作環(huán)境，結(jié)合每位員工完整的日常工作，做到在日常工作過程中自然的進行文件管理、知識分享、知識利用和創(chuàng)造，從而讓企業(yè)自然而然地建立知識管理基礎(chǔ)架構(gòu)，成功邁向知識管理之路。 ..
|
