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中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)

淺析OA辦公系統(tǒng)對企業(yè)主要功效

OA辦公系統(tǒng)就是日常辦公管理系統(tǒng)，通常情況下，其主要功能包括文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產(chǎn)計劃，器材需求，技術(shù)管理，質(zhì)量管理，成本、財務(wù)計算、勞資、人事管理等等，這些都是日常辦公工作的處理范圍。
 OA辦公自動化系統(tǒng)是企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的信息處理與管理的集合。對于單位的領(lǐng)導來說，OA是決策支持系統(tǒng)，能夠為領(lǐng)導提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者來說，OA是信息管理系統(tǒng)；而對于普通管理者來說，OA又是業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA能夠為企業(yè)的管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效、愉快的工作。
第一、內(nèi)部通訊平臺：建立組織內(nèi)部的尋呼系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，論壇等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。
第二、信息發(fā)布平臺：企業(yè)OA系統(tǒng)在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子通告、新聞發(fā)布、論壇、知識管理等使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動態(tài)。
第三、工作流程自動化：這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等等，都是一些流程化的工作。通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。
第四、文檔管理的自動化：使各類的文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。
第五、輔助辦公：它牽涉的內(nèi)容比較多，如會議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作相結(jié)合的各種輔助辦公，要實現(xiàn)這個輔助辦公的自動化。
第六、信息集成：我們每一個單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。
第七、實現(xiàn)分布式辦公：就是要解決分布式辦公和移動辦公，要支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公。
計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到企業(yè)的日常工作中，大量的公文、報告、數(shù)據(jù)等各類信息量越來越大，涉及到的部門、合作伙伴越來越廣泛。傳統(tǒng)的手工處理方式，文件的傳遞方式和信息的利用方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，影響了企業(yè)領(lǐng)導的決策和業(yè)務(wù)的發(fā)展，迫切需要利用已經(jīng)擁有的計算機、網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)企業(yè)的信息化，加快內(nèi)部的信息流通與信息的有效利用。