目前，大多數(shù)文檔管理系統(tǒng)在實現(xiàn)了企業(yè)各部門日常文件管理的功能之外，還增設(shè)了很多的新功能用以滿足文檔管理系統(tǒng)電子化、標(biāo)準(zhǔn)化的新要求，例如功能強大的檔案查詢模塊，大大方便了管理者日常文檔的查找工作，解決了傳統(tǒng)管理中查找困難、耗時等問題。使用現(xiàn)代化的文檔管理系統(tǒng)滿足了企業(yè)的“無紙化”辦公的要求，實現(xiàn)了通過計算機對文檔管理全程跟蹤的目標(biāo)。  

     文檔管理系統(tǒng)的全面應(yīng)用，克服了企業(yè)傳統(tǒng)文檔管理方法的缺點，提高管理部門的日常辦公效率，增強了企業(yè)內(nèi)部協(xié)同合作的能力；文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用，方便管理者有效管理文檔的同時，大大提高了文檔查找效率，進而提高了企業(yè)的綜合效率。

     隨著科技發(fā)展和社會進步，尤其是計算機大范圍的普及，計算機應(yīng)用逐漸由大規(guī)模科學(xué)計算的海量數(shù)據(jù)處理轉(zhuǎn)向大規(guī)模的事務(wù)處理和對工作流的管理，這就產(chǎn)生了以臺式計算機為核心，以數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為開發(fā)環(huán)境的管理信息系統(tǒng)在大規(guī)模的事務(wù)處理和對工作流的管理等方面的應(yīng)用，特別是在公司文檔信息管理之中的應(yīng)用日益收到人們的關(guān)注。  

     近年來我國信息事業(yè)發(fā)展迅速，手工管理方式在公司文檔信息管理等需要大量事務(wù)處理的應(yīng)用中已顯得不相適應(yīng)，采用IT技術(shù)提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平勢在必行。目前，對外開放必然趨勢使信息行業(yè)直面外國同行單位的直接挑戰(zhàn)，因此，信息行業(yè)必須提高其工作效率，改善其工作環(huán)境。這樣，公司文檔信息管理的信息化勢在必行。  

 

     隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，各公司都相繼采用信息技術(shù)對公司文檔有關(guān)信息進行管理。然而，也注意到許多單位，并沒有很好地運用現(xiàn)代信息技術(shù)對公司文檔等信息進行管理，很多公司文檔管理系統(tǒng)將所有的管理事務(wù)全都交給管理員來完成，如果信息有任何的增刪改查，都需要通過管理員來完成，非常麻煩。如何開發(fā)一個實用的公司文檔管理系統(tǒng)，是擺在設(shè)計者面前的一大難題。

     隨著信息化進程，文檔管理越來越受到企業(yè)的重視，但是企業(yè)在進行文檔管理的過程中，經(jīng)常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無法有效協(xié)作共享；知識管理舉步維艱等。所以文檔管理逐漸成為國內(nèi)外業(yè)界研究的熱點。  

     計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，為人類的進步注入了新的活力。新的技術(shù)為人們帶來的是更快捷、更可靠的服務(wù)。越來越多的家庭、企業(yè)、機關(guān)、學(xué)校利用計算機來處理日常事務(wù)，文檔管理系統(tǒng)就是利用計算機為企業(yè)、學(xué)校，事業(yè)機關(guān)等的經(jīng)營者、決策者收集、處理信息的一項重要工具，管理信息系統(tǒng)的發(fā)展源于管理現(xiàn)代化的推進和計算機技術(shù)的發(fā)展。籍于此管理信息系統(tǒng)將隨著人類文明的進步而不斷的完善與發(fā)展。