隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展越來越依離不開信息技術(shù)。在企業(yè)發(fā)展過程中，工作流程也面臨更多的文檔信息。企業(yè)隨著常年業(yè)務(wù)的增長，會(huì)產(chǎn)生大量的文檔，例如人事統(tǒng)計(jì)，產(chǎn)品信息，銷售流程等各個(gè)方面。這些文件都是企業(yè)非常重要的無形資產(chǎn)。大量的文檔存儲(chǔ)在不同部門的員工手里，當(dāng)員工需要向客戶提供必要信息時(shí)，在查找中會(huì)發(fā)現(xiàn)很難找到這些文件。所以統(tǒng)一存儲(chǔ)這些紙質(zhì)文檔肯定是非常麻煩的。并且在企業(yè)管理中，高級保密文件很難得到很好的保密，各部門的員工之間不能協(xié)同。這樣導(dǎo)致重新開發(fā)和利用知識資源也相對非常困難的。
企業(yè)必須做的基本工作就是利用文檔管理系統(tǒng)對各種形式的文檔進(jìn)行規(guī)范化，科學(xué)化的管理。使得文檔管理系統(tǒng)隨著企業(yè)的發(fā)展越來越完善，并且適用于企業(yè)的業(yè)務(wù)操作流程，反映企業(yè)的科學(xué)化和規(guī)范化管理，這將為企業(yè)的各項(xiàng)工作創(chuàng)造必要條件。因此，國內(nèi)外眾多企業(yè)都紛紛開發(fā)文檔管理系統(tǒng)對企業(yè)文檔進(jìn)行管理。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，各公司都相繼采用信息技術(shù)對公司文檔有關(guān)信息進(jìn)行管理。然而，也注意到許多單位，并沒有很好地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對公司文檔等信息進(jìn)行管理，很多公司文檔管理系統(tǒng)將所有的管理事務(wù)全都交給管理員來完成，如果信息有任何的增刪改查，都需要通過管理員來完成，非常麻煩。如何開發(fā)一個(gè)實(shí)用的公司文檔管理系統(tǒng)，是擺在設(shè)計(jì)者面前的一大難題。
通過對公司文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行深入分析和研究，文檔管理系統(tǒng)提出公司文檔管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的理論依據(jù)和實(shí)現(xiàn)的方法。設(shè)計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)層、邏輯層、界面層，重點(diǎn)體現(xiàn)數(shù)據(jù)格式的規(guī)范，也為通用性的實(shí)施提供保障。最后在系統(tǒng)開發(fā)環(huán)節(jié)，從技術(shù)層面實(shí)現(xiàn)代碼的可重用性及系統(tǒng)的通用性，從而使系統(tǒng)的設(shè)計(jì)更具實(shí)用性和通用性�？傊矣X得現(xiàn)在逐漸發(fā)展起來的信息系統(tǒng)可以讓公司文檔管理變得非常靈活，每一種角色都有自己的權(quán)限，保證了信息的安全性以及交流簡易性。因此，基于醫(yī)藥行業(yè)文檔管理系統(tǒng)將會(huì)是以后應(yīng)用的趨勢。
