工程檔案存在的問(wèn)題有哪些
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定缺失，造成檔案管理無(wú)序混亂 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定即信息系統(tǒng)工程建設(shè)中的檔案管理專項(xiàng)規(guī)程，其具體可包含《項(xiàng)目檔案管理辦法》、《文件歸檔范圍及保存期限表》、《歸檔文件分類編碼表》等等。在實(shí)際的工程管理中，由于項(xiàng)目管理人員的管理能力、對(duì)國(guó)家政策的認(rèn)知程度、對(duì)工程開(kāi)展的意義理解程度不同，導(dǎo)致工程中隊(duì)檔案管理的重視程度不一，導(dǎo)致工程專項(xiàng)檔案部分的工作開(kāi)展參差不齊。建設(shè)單位檔案管理部門(mén)在缺失工程檔案管理辦法的情況系下，依靠文書(shū)檔案的管理方法很難對(duì)工程檔案進(jìn)行有效的分類與歸檔。工程最終形成的檔案雜亂無(wú)章，比如，同一案卷內(nèi)有圖紙、有資料、有建設(shè)單位自身的工程來(lái)往批復(fù)文件、有系統(tǒng)后期的試運(yùn)行及驗(yàn)收資料。整體表現(xiàn)為先后混亂、分類混亂、輕重混亂。完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性無(wú)從考證，單從檔案的查詢與調(diào)閱而言，就更是難上加難。
檔案管理規(guī)定于項(xiàng)目管理的落實(shí)重視程度不一，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量低下 信息化項(xiàng)目自身的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、管理特點(diǎn)決定了管理規(guī)模及組織的復(fù)雜性，項(xiàng)目管理面向的對(duì)象包含信息系統(tǒng)工程使用的用戶、參與項(xiàng)目建設(shè)的單位等等，各自有自身工作重點(diǎn)與范圍且存在工作界面銜接，表現(xiàn)為參與者眾多且存在流動(dòng)性，工作開(kāi)展過(guò)程的界面交互頻繁與溝通協(xié)調(diào)工作較多。面對(duì)眾多的參建單位，在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定不明確的前提下，工程文檔產(chǎn)生的形式混亂，檔案的真?zhèn)闻c價(jià)值大小那一區(qū)別，同時(shí)也不能較為明確的體現(xiàn)出不同工作范圍的內(nèi)部關(guān)聯(lián)；而在有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，缺乏必要的檔案管理培訓(xùn)等措施，也會(huì)導(dǎo)致參建單位對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解與執(zhí)行程度不一的情況，造成文檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性參差不齊，無(wú)法形成高質(zhì)量的檔案。建立必要的檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，并明確必要的檔案管理人員，是重大信息系統(tǒng)工程檔案專項(xiàng)建設(shè)的必要手段。
?聲像、電子文檔等歸檔管理混亂，入檔率低 伴隨著辦公自動(dòng)化程度的提高以及工程管理信息化手段的多樣，影像、錄音、圖片、電子文檔等記錄方式在檔案中的比重越來(lái)越大。工程記錄的載體及記錄形成的過(guò)程多存在于電腦硬盤(pán)，且以上載體幾乎記錄了工程建設(shè)的所有活動(dòng)。雖然相關(guān)規(guī)定對(duì)電子類文檔提出了具體的要求，但是具體要求在實(shí)際建設(shè)中的落實(shí)程度相較于紙質(zhì)文檔，情況更差，在工程管理中，多見(jiàn)于此類文檔集中刻盤(pán)整體存放，多數(shù)的電子文檔仍留存與個(gè)人手中或者電腦內(nèi)，時(shí)間長(zhǎng)了很可能會(huì)導(dǎo)致資料的遺失。
檔案軟件管理軟件功能及優(yōu)點(diǎn)
1、未歸檔文件管理
是檔案管理的組成部分，包括未歸檔文件信息著錄、開(kāi)放管理、文件鑒定、文件銷(xiāo)毀、文件歸檔、立卷歸檔、資料整理、借閱管理、文件檢索、信息統(tǒng)計(jì)、打印輸出、系統(tǒng)設(shè)置等功能，涵蓋文件管理的全過(guò)程。
2、全宗管理
是檔案管理的組成部分，包括全宗著錄、全宗修改、全宗歷史、全宗信息統(tǒng)計(jì)、檢索、打印、輸出等。
3、案卷管理
是檔案管理的組成部分，包括案卷著錄、編制案卷、開(kāi)放管理、案卷鑒定、案卷銷(xiāo)毀、借閱管理、移交接收、檢索利用、統(tǒng)計(jì)、打印輸出等。
4、卷內(nèi)文件管理
是檔案管理的組成部分，包括卷內(nèi)文件著錄、拆卷管理、插卷管理、開(kāi)放管理、卷內(nèi)文件鑒定、卷內(nèi)文件銷(xiāo)毀、借閱管理、移交接收、檢索利用、信息統(tǒng)計(jì)、打印輸出等。
5、歸檔文件管理
是檔案管理的組成部分，包括歸檔文件著錄、拆件管理、插件管理、開(kāi)放管理、歸檔文件鑒定、歸檔文件銷(xiāo)毀、借閱管理、移交接收、檢索利用、信息統(tǒng)計(jì)、打印輸出等。
6、資料管理
包括資料著錄、開(kāi)放管理、資料鑒定、資料銷(xiāo)毀、借閱管理、移交接收、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、打印輸出等。
7、系統(tǒng)維護(hù)
包括用戶權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)日志管理、密級(jí)和地址設(shè)置、數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)恢復(fù)、 分類設(shè)置、界面設(shè)置、系統(tǒng)模板設(shè)置、文件夾設(shè)置等功能。
8、數(shù)據(jù)管理
包括提示項(xiàng)設(shè)置、倒排項(xiàng)設(shè)置、統(tǒng)計(jì)界面設(shè)置、報(bào)表設(shè)置、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等功能。
9、綜合檢索
具備進(jìn)行跨模塊之間的模糊查詢功能。
10、電子原文的數(shù)據(jù)庫(kù)保存
通過(guò)電子文件引入后實(shí)現(xiàn)了電子文件的數(shù)據(jù)庫(kù)保存?zhèn)浞?實(shí)現(xiàn)檔案的全文錄入，建立檔案全文庫(kù) ..
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