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檔案管理系統(tǒng)：企業(yè)如何做好檔案管理系統(tǒng) |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
| 導(dǎo)讀：檔案管理系統(tǒng) ，企業(yè)如何做好檔案管理系統(tǒng)：，使辦公變得越來越輕松和快捷。只有實現(xiàn)文檔的電子化，才能夠改變文檔使用的種種局限，實現(xiàn)文檔信息資源的合理配置、科學(xué)管理和高效使用。(二)方便文檔歸類。企業(yè)電子文檔的使用將傳統(tǒng)的文書檔案、會計檔案、人事檔案等分類打破，取而代之的是以檔案管理系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的企業(yè)文檔可以分散在幾 |
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關(guān)鍵詞：
協(xié)同辦公
ERP軟件
檔案
客戶管理
知識管理
項目管理
合同管理
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一、企業(yè)實行檔案管理系統(tǒng)的必要性和優(yōu)勢
(一)提升辦公速度。在企業(yè)的檔案管理工作中，電子文檔以其快捷的辦文速度和傳輸速度等優(yōu)勢逐漸取代了紙質(zhì)文件。通過計算機軟、硬件設(shè)備將電子文檔進行存儲、查詢和修改，使辦公變得越來越輕松和快捷。只有實現(xiàn)文檔的電子化，才能夠改變文檔使用的種種局限，實現(xiàn)文檔信息資源的合理配置、科學(xué)管理和高效使用。
(二)方便文檔歸類。企業(yè)電子文檔的使用將傳統(tǒng)的文書檔案、會計檔案、人事檔案等分類打破，取而代之的是以檔案管理系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的企業(yè)文檔可以分散在幾個管理系統(tǒng)中，分類也變得更加的詳細、科學(xué)和規(guī)范。從文檔保存的角度來講，傳統(tǒng)的紙制文件可能具有很強的優(yōu)勢，但在資源存儲與利用的角度來說，電子文檔是具有明顯的優(yōu)勢的。
(三)保密性強。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文檔具有一定的保密性，可以通過計算機加密軟件對電子文檔進行加密，也可以使用檔案管理系統(tǒng)對文檔進行加密或者進行級次授權(quán)，從而可以控制電子文檔的使用和閱讀。當(dāng)前計算機的新技術(shù)還可以采用密鑰和文檔分離管理技術(shù)，密鑰與密文分離存儲，密鑰的下放與解密由系統(tǒng)控制。對企業(yè)核心文件進行驅(qū)動級加密，只有通過文檔安全系統(tǒng)的身份認(rèn)證之后，才能獲取密鑰，對機密文件進行解密。否則，拷貝到的是加密后的文件，無法使用。..
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