OA系統(tǒng)主要包括三大模塊：費用報銷支付流程管理、預算流程管理、業(yè)務單據(jù)流程管理。 OA系統(tǒng)針對傳統(tǒng)報銷流程的弊端，將報銷單據(jù)加以電子化通過網(wǎng)絡實現(xiàn)自動流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)過程中可以對單據(jù)狀態(tài)進行實時追蹤和查詢，通過審批的單據(jù)可以自動轉(zhuǎn)化為會計憑證導入企業(yè)的財務系統(tǒng)中。其他輔助功能還包括對預算的監(jiān)控，以及對于費用情況的分析報表。 電子報銷解決方案特別適合以銷售和市場為導向的大中型企業(yè)，可以幫助這些企業(yè)解決市場代表和銷售代表的費用申請、審批，管理者對費用和預算進行實時監(jiān)控，以及財務部門對費用發(fā)生進行預估，并大大降低重復輸入報銷單據(jù)所帶來的重復勞動。 給予客戶的收益： OA系統(tǒng)不僅實現(xiàn)了無紙化辦公的理想，更在以下三個方面為企業(yè)帶來收益，
首先，提高工作效率 OA系統(tǒng)提供離線填寫模式，即使出差在外地的員工也能及時將費用單據(jù)上傳總公司審批，保證資金運轉(zhuǎn)。審批的過程不再需要員工拿著單據(jù)在各審批人辦公室、財務部門之間來回折返，系統(tǒng)通過郵件提醒審批者有亟待審批的費用，并自動在審批結(jié)束后進入下一個與物理單據(jù)的審核流程，最后報財務部門等待付現(xiàn)。即使審批者出差在外，也不影響報銷流程的運轉(zhuǎn)，避免了拖沓。 其次，提升審批透明度 OA系統(tǒng)通過權(quán)限設置提供不同級別的查詢功能。普通員工可以看到自己所有申報的費用報銷紀錄，并可點擊查看單項費用的審批紀錄。主管按部門、產(chǎn)品項目不同，可查詢自己權(quán)責范圍之內(nèi)的所有差旅辦公、產(chǎn)品專項開發(fā)費用等紀錄，而更高層領(lǐng)導者則可查看公司全體員工的報銷情況，從而了解每一筆支出的用途。另外，系統(tǒng)還能統(tǒng)計員工審批被拒絕的概率，從而提醒審批者著重考察信用額度較差的員工。 最后，降低運營成本 OA系統(tǒng)設有費用預算管理這一功能項，按年度、季度規(guī)劃個人、部門費用預算，包括交際、辦公用品、電話傳真、差旅費用，并提供預算與實際成本的對比報表，有助于主管了解在哪些方面支出超過了預算，可節(jié)約不必要的浪費，從而降低企業(yè)總體運營成本。 從整個公司的角度來看，OA系統(tǒng)的實施將促進公司內(nèi)控制度的建設，使管理者可以更加關(guān)注公司內(nèi)部控制流程和預算執(zhí)行。這種管理理念、風格和管理控制方法的改變將有效優(yōu)化公司的控制環(huán)境。OA系統(tǒng)嚴格的交易授權(quán)、明確的職責劃分、嚴密的憑證和記錄控制，將進一步完善公司費用報銷和審核的控制程序。
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