所謂知識(shí)管理軟件，是一種籠統(tǒng)的說(shuō)法，比較準(zhǔn)確的說(shuō)法應(yīng)該是：支撐組織知識(shí)管理實(shí)施的IT軟件。這是一個(gè)眾說(shuō)紛紜的名詞，知識(shí)管理領(lǐng)域的專(zhuān)家、軟件廠商、不同用戶(hù)等心目中的知識(shí)管理軟件概念并不統(tǒng)一。知識(shí)管理軟件在組織的IT軟件中不是孤立的存在，必須跟其他已經(jīng)存在的業(yè)務(wù)軟件、其他管理軟件緊密結(jié)合。

知識(shí)管理本質(zhì)上是一種管理的活動(dòng)和實(shí)踐，所以知識(shí)管理軟件的作用不能被無(wú)限的高估，這也是國(guó)際知識(shí)管理界的共識(shí)。知識(shí)管理軟件的主要作用在于對(duì)顯性知識(shí)的有效管理和創(chuàng)造一個(gè)方便隱性知識(shí)顯性化、共享的氛圍。如果有一個(gè)合適的知識(shí)管理軟件只是打下了一個(gè)知識(shí)管理實(shí)施的基礎(chǔ)，但如果知識(shí)管理軟件不適合組織的業(yè)務(wù)、不能夠滿(mǎn)足知識(shí)工作者的應(yīng)用需求，那很容易成為知識(shí)管理無(wú)法實(shí)施下去的原因。

盡管許多人口頭上都知道知識(shí)管理不僅僅是一套軟件，但在實(shí)踐中，許多實(shí)施知識(shí)管理的企業(yè)，其知識(shí)管理的實(shí)施都是從知識(shí)管理軟件開(kāi)始的。

由于知識(shí)管理理念在國(guó)內(nèi)傳播的時(shí)間還較短，許多企業(yè)的人員對(duì)知識(shí)管理并沒(méi)有全面、客觀的認(rèn)識(shí)，這樣就造成需求方和知識(shí)管理軟件、軟件的廠商間存在著信息不對(duì)稱(chēng)，總體來(lái)說(shuō)，要想選擇好的知識(shí)管理軟件必須清楚以下兩點(diǎn)：你的需求要明確；要考慮變化，人、業(yè)務(wù)流程。