企業(yè)在發(fā)展壯大過程中，總會(huì)產(chǎn)生這樣或那樣的知識(shí)資產(chǎn)，這些知識(shí)資產(chǎn)大部分以文檔的形式出現(xiàn)。在商業(yè)社會(huì)的早期，這些文檔均是紙質(zhì)版，保存、整理等都耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力。隨著信息化社會(huì)的崛起，知識(shí)資產(chǎn)早已從紙質(zhì)版轉(zhuǎn)為電子版，文檔的管理卻絲毫沒有獲得解放，企業(yè)還是需要花費(fèi)大量的時(shí)間在資料的整理和歸檔上。文檔管理系統(tǒng)的盛行，打破了這種繁瑣的管理局面，作為企業(yè)重要的智力資產(chǎn)，電子文檔管理悄然地迎來了新生。
對(duì)于企業(yè)來說，上線信息化管理系統(tǒng)，將為企業(yè)的電子文檔管理怎樣的全新面貌呢?
首先，確保電子文檔不丟失。傳統(tǒng)電子文檔管理，盡管利用電腦、硬盤等載體來對(duì)電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)，但是仍然出現(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備壞掉文檔丟失的情況。更為重要的是，眾多的文檔可能是散落在不同的電腦和硬盤中，缺乏統(tǒng)一的存放和管理，容易造成資料的丟失。
其次，電子文檔存放有序，容易查找。在沒有上線文檔管理系統(tǒng)之前，海量的電子文檔查詢起來非常不方便，當(dāng)需要找一個(gè)文檔的時(shí)候，總是要在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上逐一翻查，非常影響企業(yè)的工作效率。
再次，文檔存放更加安全。相比傳統(tǒng)的文檔管理模式，電子文檔管理系統(tǒng)通過嚴(yán)密的權(quán)限設(shè)置來確保電子文檔的安全，設(shè)置不同人的不同權(quán)限，如有些人只可以查看，有些人既不可以查看也不能修改，加密技術(shù)更上一層樓，安全系數(shù)大大提升。
最后，文檔流轉(zhuǎn)更加高效。電子文檔，如一些合同、方案等，總免不了需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，有時(shí)候還需要層層把關(guān)，多級(jí)審批，單純的線下傳遞文檔進(jìn)行審批，不僅傳遞耗費(fèi)時(shí)間，還有可能在傳遞過程中出現(xiàn)信息遺漏，使用電子文檔管理系統(tǒng)，所有的文檔審批均在系統(tǒng)中完成，高效又方便。
目前，市場(chǎng)上的文檔管理系統(tǒng)非常多，但是質(zhì)量參差不齊，魚目混珠的大有在。如何才能挑選到適合自己的文檔管理系統(tǒng)呢?小編認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面考量。
支持版本管理。相比傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔，電子文檔在修改上更加方便，但是也造成文檔原始性的丟失，同時(shí)每一次修改都是智慧的結(jié)晶，都非常具備有參考意義。選用的電子文檔管理系統(tǒng)，必須能夠支持版本管理，支持每一個(gè)文檔不同歷史版本的存放和查找。
自定義審批流程。由于性質(zhì)不同，企業(yè)中并不是每個(gè)文檔都遵循一樣的審批流程。電子文檔管理系統(tǒng)必須兼具靈活性，支持用戶按需自定義多個(gè)文檔審批流程，包括審批階段以及審批步驟等。
具備全文檢索功能。有時(shí)候我們想查找一個(gè)文檔，愣是沒想起文檔的標(biāo)題，只是依稀記得文檔的部分內(nèi)容，此時(shí)若是通過一個(gè)個(gè)打開文檔尋找，將是一項(xiàng)非常浩大的工程。選用的電子文檔管理系統(tǒng)要具備全文搜索功能，支持用戶通過全文檢索功能來查找所需的內(nèi)容。
支持APP登錄。移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)熱潮使各企業(yè)管理軟件紛紛走上APP之路，文檔管理系統(tǒng)也不例外，選用的系統(tǒng)要支持用戶通過平板電腦、手機(jī)等移動(dòng)端登錄系統(tǒng)，隨時(shí)隨地地訪問文檔，以及進(jìn)行文檔審批等。
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