這種跨進讓各大中小型企業(yè)也逐漸步入信息化辦公，其中信息處理技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展最快，信息化辦公也變得越來越高科技智能化，對于很多中大型企業(yè)而言，這種跨進帶來的是一種從未有過的便攜與高效。
信息社會的發(fā)展造就了各種海量數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，最為常見的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)基本都存儲在各大應用系統(tǒng)中：如ERP，CRM，財務系統(tǒng)等等。還有非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)：如office文檔、電子郵件、合同，單據(jù)等等。這些數(shù)據(jù)龐大量讓企業(yè)認知到自己缺乏一個有效的有效手段進行管理。
隨著信息化發(fā)展越來越快，為了能夠管理這股龐大數(shù)據(jù)，各大開發(fā)商紛紛都開始研發(fā)能夠解決管理文檔數(shù)據(jù)系統(tǒng)，文檔管理也逐漸成為國內(nèi)外業(yè)界研究的熱點。
所謂文檔管理系統(tǒng)，就是為企業(yè)提供一個廣闊的集中存儲、使用的工作平臺。讓企業(yè)可將公司運營期間所有需要使用的文件進行集中存儲。然后按員工的不同權(quán)限去分配。并輔以各種協(xié)同辦公、高效辦公的功能。在保證數(shù)據(jù)安全的同時，為企業(yè)帶來高效。
基于文檔管理的特性，所以很多企業(yè)單位不僅是管理平時的文件，還有很多運用文檔管理系統(tǒng)進行檔案管理、資料管理、圖書管理、人事管理、知識管理等功能。讓企業(yè)所以資料與數(shù)據(jù)都得到妥善的安排。
文檔管理系統(tǒng)主要是基于知識管理的理念，是一套用于企業(yè)文檔資料管理、知識管理的軟件系統(tǒng)，幫助企業(yè)進行文檔的全生命周期管理。
它適合于任何體系、任何規(guī)模的企業(yè)組織。
此外還有高級文檔操作、超大容量存儲、版本管理、文檔審計等諸多功能。方便企業(yè)的日常辦公。文檔管理系統(tǒng)在企業(yè)中屬于基礎辦公軟件之列。可以說是所以辦公系統(tǒng)的根基。只有根基做的好，日后才可平穩(wěn)運行。所以在選擇文檔管理系統(tǒng)時需要格外慎重，否則企業(yè)的資料數(shù)據(jù)存放在一個不穩(wěn)定、十分危險的地方，對自身也是一個極大的威脅。 ..
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