在信息化建設(shè)的熱潮中,隨著數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷完善,很多單位由于受知識(shí)結(jié)構(gòu)、經(jīng)濟(jì)效益等因素的制約,在計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的應(yīng)用方面,走過了觀望、徘徊階段,都紛紛建設(shè)自己的檔案資料數(shù)字化管理與服務(wù)系統(tǒng),促進(jìn)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。這對(duì)提高檔案管理與服務(wù)水平具有十分重要的意義�，F(xiàn)在小編把如何購買到一款適用的檔案管理軟件的有關(guān)竅門總結(jié)一下，以供參考。
一、首先做到需求分析
在選擇檔案管理軟件前必須先弄清楚本單位實(shí)際情況和自己工作需要。你不妨先列個(gè)需求清單，例如，要管理哪些檔案，這些檔案需要通過哪些字段來管理，在管理中要實(shí)現(xiàn)哪些功能，等等。不清楚這些，其選擇將是盲目和無效的。
二、其次要看檔案管理軟件功能介紹
知道了自己的需求以后，就可以看各個(gè)檔案管理軟件的功能介紹了。無論是在天空站、華軍站還是在百度或者一些論壇上發(fā)現(xiàn)的檔案管理軟件，都能看到其開發(fā)公司對(duì)軟件的介紹，因?yàn)樽约阂呀?jīng)有了一個(gè)大致需求，所以看介紹就會(huì)發(fā)現(xiàn)是否和自己的需求基本吻和，功能太多的不見得就適合，因?yàn)橛械能浖约盒枰墓δ芩鼪]有，自己不需要的它卻有一大堆，這樣的檔案管理軟件肯定不適合自己，當(dāng)然就可以排除在外了。
三、軟件要能無償提供試用
有的檔案管理軟件公司把自己的軟件吹得天花亂墜，甚至還有操作視頻演示，容易讓人一見傾心，但就是不能無償提供試用，有的雖能提供試用，但卻是在您花了銀子之后才提供試用，這樣的軟件勸你也不要考慮了，因?yàn)槟阒灰隋X，你就被掌握在人家手上了，你在使用軟件中可能會(huì)發(fā)現(xiàn)，好多地方其實(shí)不是象宣傳的那樣，但你也只有后悔莫及的份了，有些承諾會(huì)退貨的公司，這時(shí)候也會(huì)有N多辦法讓你退不成貨。再有，提供試用也能讓你發(fā)現(xiàn)你的電腦硬件是否支持該軟件運(yùn)行，其運(yùn)行速度、穩(wěn)定性等也能實(shí)際感受，而不是只存在于一些理論狀態(tài)，對(duì)于你最終決定是否購買，會(huì)起到一個(gè)非常重要的作用。
四、比較價(jià)格，注重性價(jià)比合理。
最后一個(gè)選擇檔案管理軟件的竅門是比較價(jià)格，但比較價(jià)格絕不是越便宜越好，在質(zhì)量和服務(wù)都有保障的情況下，我們應(yīng)該追求低價(jià)格，但同時(shí)小編強(qiáng)調(diào)，如果買來沒用，再便宜也是浪費(fèi)。
檔案,是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)技術(shù)、文化等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖像、語音等不同形式的歷史記錄。檔案管理工作從具體業(yè)務(wù)來說,包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、提供利用、編研等工作。其根本宗旨在于維護(hù)檔案的本質(zhì)特性和根本價(jià)值,并運(yùn)用各種方法利用檔案信息資源,使檔案的本質(zhì)特性和根本價(jià)值得以充分體現(xiàn)。檔案整理過程包含從普通意義的文件到檔案的轉(zhuǎn)變過程。單位內(nèi)部管理的文件種類繁多,規(guī)范性要求高,管理難度大,要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、全面的管理,提高單位檔案的管理水平,確保管理體系的良好運(yùn)行是一項(xiàng)非常重要的工作。 ..
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