文檔的越權(quán)操作往往也是對文檔安全性的一個潛在威脅，既影響工作，又有可能造成企業(yè)機(jī)密文檔的泄漏。因此，建立企業(yè)的集中文檔數(shù)據(jù)管理中心是相當(dāng)有必要的。要有一套完善的文檔管理方案來規(guī)范企業(yè)員工的文檔使用流程。

      一個文檔在很多情況下都是多人同時使用，甚至編寫，比如一些項目文檔。隨著文檔的一次次更新，你發(fā)給我，我發(fā)給你就變的相當(dāng)頻繁。這些過程如果沒有一個好的文檔管理辦法，就容易在很多環(huán)節(jié)上出錯，又因為沒有文檔的操作記錄，最后導(dǎo)致錯誤的責(zé)任互相推諉。這樣不但影響了團(tuán)隊合作的效率，也給團(tuán)隊工作帶來極大的障礙。因此，行之有效的文檔管理解決方案也應(yīng)充分考慮如何促進(jìn)協(xié)同工作，提升工作效率。 

      隨著信息技術(shù)在管理上越來越深入而廣泛的應(yīng)用，管理信息系統(tǒng)的實施在技術(shù)上已逐步成熟。文檔管理系統(tǒng)是一個不斷發(fā)展的新型學(xué)科，任何一個單位要生存要發(fā)展，要高效率地把內(nèi)部活動有機(jī)地組織起來，就必須建立與自身特點相適應(yīng)的管理信息系統(tǒng)。傳統(tǒng)的手工管理已經(jīng)不能滿足市場的需要，其速度慢、易出錯、難管理、信息分散等是制約電子文檔信息業(yè)務(wù)發(fā)展的瓶緊，隨著市場信息化的不斷成熟，這就要求企業(yè)或個人在減少成本的同時更能精確無誤的對文檔信息進(jìn)行統(tǒng)計管理，文檔管理系統(tǒng)正是在這種環(huán)境下制作完成。

      旅游行業(yè)文檔管理系統(tǒng)的建立不僅給管理人員提供了方便快捷的管理方式，從長遠(yuǎn)利益來說，更有利于電子文檔管理的未來發(fā)展。對管理者而言，只需進(jìn)行一次手工錄入，以后的數(shù)據(jù)使用便直接調(diào)用，不僅能及時對文檔信息進(jìn)行登記管理，還能對文檔類型，文檔的狀態(tài)進(jìn)行有效管理，對于工作繁忙需要在線上傳下載瀏覽文檔的人員，可以直接登錄網(wǎng)站進(jìn)行在線瀏覽上傳和下載文檔，對于注冊用戶而言，文檔實行信息化管理后，減少了多次信息錄入的不便和中間手續(xù)的煩瑣。所以制作一套功能完善的文檔管理系統(tǒng)是非常必要的，此系統(tǒng)的完成必將在文檔信息化管理過程中發(fā)揮越來越重要的作用。