KM系統(tǒng)是知識管理實施中的保健因素，雖然不能夠推動知識管理實施的深化，但卻很容易成為知識管理實施的障礙。 知識管理本質上是一種管理的活動和實踐，所以知識管理系統(tǒng)的作用不能被無限的高估，這也是國際知識管理界的共識。

在對待知識管理系統(tǒng)上最大的錯誤觀念就是將知識管理等同于知識管理系統(tǒng)，認為有一套系統(tǒng)就實現(xiàn)了知識管理，就成就了知識型企業(yè)，這是很有害和錯誤的觀念:知識的載體和創(chuàng)造者、使用者都是知識工作者，所以知識管理的根本還在于人，知識管理系統(tǒng)本身不能帶來知識管理的實現(xiàn)。

進一步說，知識管理需要發(fā)揮每個知識工作者的主觀能動性，即便你強制每個人每天都必須用知識管理系統(tǒng)，但如果員工沒有對知識管理的正確認知和主動參與，那么知識管理系統(tǒng)的使用就成為員工的應付，那么知識庫就將成為垃圾庫，知識管理永遠無法實現(xiàn)。 對于知識管理系統(tǒng)的認識，我們認為知識管理系統(tǒng)是知識管理實施中的保健因素，知識管理系統(tǒng)本身雖然不能夠推動知識管理實施的深化，但卻很容易的成為知識管理實施的障礙。

KM系統(tǒng)最起碼應該能夠幫助員工做到在需要知識的時候知道去哪里查找，并簡單方便的找到（知識庫、知識地圖）;而在工作中產生的知識能夠自動的沉淀、保存（員工協(xié)作工具、知識庫），方便利用。更進一步說，在對組織的核心流程進行分析的基礎上，確定每個流程節(jié)點的知識需求和產出，知識管理系統(tǒng)能夠將員工工作中需要的知識自動推送到員工面前。