一、OA辦公系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)：
1、可以數(shù)據(jù)整合，共享資源
使用OA系統(tǒng)辦公，所有數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合保存，在同一平臺(tái)展示，避免數(shù)據(jù)信息孤島。員工在外工作，能隨時(shí)在手機(jī)登陸OA系統(tǒng)，下載需要的文件、圖片，還能共享給有需要的同事。對(duì)在外辦公的銷售人員、業(yè)務(wù)員而言，不僅方便而且高效。
可以提升公司工作人員內(nèi)部活力
可以整合數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)共享，員工之間雖然各自客戶信息不能共享，但可查看其它員工的業(yè)績(jī)表現(xiàn)，從而刺激業(yè)績(jī)不佳的員工奮進(jìn)，內(nèi)部形成競(jìng)爭(zhēng)及趕超的氛圍，提高企業(yè)銷售整體的競(jìng)爭(zhēng)力。
可以提升工作效率
員工通過(guò)手機(jī)簽到考勤，也能通過(guò)手機(jī)實(shí)時(shí)查看考勤時(shí)間與位置，員工不必再擔(dān)心因在外時(shí)間的問(wèn)題影響簽到，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)能隨時(shí)掌握員工動(dòng)態(tài)，對(duì)于異常情況能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對(duì)。銷售人員在拜訪客戶時(shí)，能立即記錄客戶信息。所有的工作，隨時(shí)隨地通過(guò)手機(jī)完成，有利提升銷售部門的整體效率！
二、OA辦公系統(tǒng)誤區(qū)
1、滿足個(gè)性化就是好？
不少軟件商為了適應(yīng)企業(yè)的個(gè)性化發(fā)展需求，加快產(chǎn)品推售，一味迎合、滿足企業(yè)協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的全面?zhèn)�性化，導(dǎo)致了二次開(kāi)發(fā)和升級(jí)維護(hù)的工作十分龐大，費(fèi)用驟升，項(xiàng)目成功率大降。
2、越安全越好？
這里有一個(gè)統(tǒng)籌兼顧的問(wèn)題，控制在一個(gè)適當(dāng)"度"的范圍內(nèi)。需要引起注意的是，系統(tǒng)安全管理包括很多因素，但其中有相當(dāng)大的一部分是由技術(shù)工作來(lái)實(shí)現(xiàn)的，在實(shí)際工作中要協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)計(jì)方案、軟件開(kāi)發(fā)方案、安全保密實(shí)現(xiàn)方案等多方面的關(guān)系。
需強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)就是，軟、硬件產(chǎn)品的安全性都是相對(duì)的，任何一家公司的產(chǎn)品，無(wú)論是軟件還是硬件，都要給自己留有后門，因此過(guò)分苛刻"安全性"，強(qiáng)調(diào)"安全壓倒一切"，一方面不利于軟件的升級(jí)提升，一方面不利于協(xié)同OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)的推廣維護(hù)。
3、不要迷信成功用戶實(shí)施案例
在一個(gè)企業(yè)成功的OA辦公系統(tǒng)，拿到另一個(gè)企業(yè)未必成功，在一個(gè)企業(yè)失敗的協(xié)同OA辦公系統(tǒng)，換另一個(gè)企業(yè)則可能成功。所以企業(yè)不要迷信成功用戶參觀的結(jié)果，把它當(dāng)成經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)就可以了，而軟件商也不要以"樣板是瞻"，以為有了樣板案例就能說(shuō)服一切，畢竟扎扎實(shí)實(shí)工作才是真，因此制宜量體裁衣對(duì)癥下藥才能真正地征服用戶獲得成功。
三、OA辦公系統(tǒng)對(duì)不同角色的作用
1、智慧決策者
借助規(guī)范化的管理優(yōu)勢(shì)可以讓管理者在管理過(guò)程中提升辦公效率，縮減不必要的時(shí)間浪費(fèi)，從而讓管理者有足夠的時(shí)間去進(jìn)行更深遠(yuǎn)的思考、去更好的制定決策。不僅如此，OA辦公系統(tǒng)能夠打通運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)，暢通資金流、物流和信息流，使管理者及時(shí)掌握企業(yè)內(nèi)部各方面的業(yè)務(wù)情況，快速響應(yīng)流程需求、獲取廣泛信息、靈活分析數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)建立信息管理和輔助領(lǐng)導(dǎo)決策支持平臺(tái)，助力企業(yè)提升管理決策力，使管理者的決策更精準(zhǔn)、智慧。
2、全局管理者
對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，他們最需要做的就是能夠掌控全局，讓工作事務(wù)不至于“脫軌”，特別是對(duì)高層領(lǐng)導(dǎo)而言，作為企業(yè)管理的“一把手”，需要了解企業(yè)更多的管理問(wèn)題，了解每個(gè)部門不同的工作重點(diǎn)，將整個(gè)事務(wù)的運(yùn)作流轉(zhuǎn)程序化、一體化和可控化，連接起企業(yè)內(nèi)每個(gè)人、崗位、部門、事務(wù)，打通企業(yè)管理的血脈。比如，銷售業(yè)務(wù)的跟單細(xì)節(jié)、各類審批事宜等這些事務(wù)都可以通過(guò)OA辦公系統(tǒng)建立起標(biāo)準(zhǔn)化的流程運(yùn)作規(guī)則和多維度的工作任務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)體系。
3、傳道授業(yè)者
相信每一個(gè)管理者都希望自己手下的新員工能在第一時(shí)間內(nèi)熟悉新業(yè)務(wù)，迅速成為企業(yè)即戰(zhàn)力，然而讓新員工快速掌握企業(yè)知識(shí)并融入到新業(yè)務(wù)環(huán)境中需要做足培訓(xùn)工作并花費(fèi)掉一定的時(shí)間和人力培訓(xùn)成本。其中，管理者對(duì)新員工的工作指導(dǎo)和經(jīng)驗(yàn)傳授占據(jù)整個(gè)培訓(xùn)工作的關(guān)鍵部分。
如今，已有越來(lái)越多的企業(yè)管理層基于人才戰(zhàn)略發(fā)展、企業(yè)未來(lái)知識(shí)管理考慮，紛紛瞄準(zhǔn)了OA辦公系統(tǒng)，希望通過(guò)協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的知識(shí)管理，沉淀老員工的知識(shí)資源，為新進(jìn)的員工提供良好的知識(shí)儲(chǔ)備。
四、OA辦公系統(tǒng)的構(gòu)建原則
1、數(shù)據(jù)管理功能。對(duì)于已歸檔的業(yè)務(wù)流，終端用戶在輸入業(yè)務(wù)關(guān)鍵字的基礎(chǔ)上，就可查詢到包含此文字的所有業(yè)務(wù)流。同時(shí)，OA辦公系統(tǒng)管理人員可對(duì)無(wú)效業(yè)務(wù)流執(zhí)行刪除操作。
2、相關(guān)數(shù)據(jù)集成功能。OA管理系統(tǒng)還應(yīng)具備處理考勤類型數(shù)據(jù)的能力，人事管理人員通過(guò)查看該數(shù)據(jù)可獲取院內(nèi)人員的考勤情況。
3、信息發(fā)布功能。
五、OA辦公系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的自動(dòng)化
傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過(guò)電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。就集團(tuán)公司實(shí)際情況而言，目前的檔案管理系統(tǒng)已提供了集團(tuán)公司文檔資料歸檔功能。而通過(guò)數(shù)據(jù)接口的功能加入到OA辦公系統(tǒng)以后，則可以把文檔使用范圍大大擴(kuò)展開(kāi)來(lái)。
六、OA辦公系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)輔助辦公，協(xié)同（遠(yuǎn)程）辦公的功能
輔助辦公包括如會(huì)議管理、車輛管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種辦公。而協(xié)同辦公。支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公。現(xiàn)在來(lái)講，隨著地域分布越來(lái)越廣，移動(dòng)辦公和協(xié)同辦公將成為很迫切的一種需求，而OA辦公系統(tǒng)可以使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。
做為一個(gè)現(xiàn)代化企業(yè) ，OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)具有重要作用，我們應(yīng)該看到OA辦公系統(tǒng)雖然是一個(gè)促進(jìn)辦公的工具，然而又不僅僅限于工具，自動(dòng)化的流程必然會(huì)帶來(lái)某些工作流程的改變。
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