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知識管理系統(tǒng)：企業(yè)信息化如何挑選知識管理系統(tǒng) |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
| 導(dǎo)讀：知識管理系統(tǒng) ，企業(yè)信息化如何挑選知識管理系統(tǒng)：實施都是從購買了或價格低廉或昂貴的知識管理軟件、系統(tǒng)開始的。由于知識管理系統(tǒng)的理念在國內(nèi)傳播的時間還較短，許多企業(yè)的人員對知識管理并沒有全面、客觀的認(rèn)識，這樣就造成需求方和知識管理軟件、系統(tǒng)的廠商間存在著信息不對稱，知識管理軟件和系統(tǒng)廠商的“忽悠”將許多企業(yè)的知識管理系統(tǒng)的負(fù)責(zé)人弄“暈”:每家軟件廠 |
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關(guān)鍵詞：
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知識管理系統(tǒng)在組織的IT系統(tǒng)中不是孤立的存在，必須跟其他已經(jīng)存在的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、其他管理系統(tǒng)緊密結(jié)合。
盡管許多人口頭上都知道知識管理不僅僅是一套軟件和系統(tǒng)，但在實踐中，許多實施知識管理的企業(yè)，其知識管理的實施都是從購買了或價格低廉或昂貴的知識管理軟件、系統(tǒng)開始的。
由于知識管理系統(tǒng)的理念在國內(nèi)傳播的時間還較短，許多企業(yè)的人員對知識管理并沒有全面、客觀的認(rèn)識，這樣就造成需求方和知識管理軟件、系統(tǒng)的廠商間存在著信息不對稱，知識管理軟件和系統(tǒng)廠商的“忽悠”將許多企業(yè)的知識管理系統(tǒng)的負(fù)責(zé)人弄“暈”:每家軟件廠商說的聽起來都很有道理，都沒錯，都仿佛很高深，都許諾他們的軟件和系統(tǒng)能夠解決企業(yè)的問題，讓人無所適從。
有一些機構(gòu)已經(jīng)購買了知識管理軟件、系統(tǒng)才發(fā)現(xiàn)問題:這些軟件跟自己的需求不搭界，或者雖然滿足了部分需求，但關(guān)鍵的需求和關(guān)注點卻沒有滿足，造成項目的失敗。
系統(tǒng)與知識管理的關(guān)系
知識管理系統(tǒng)是知識管理實施中的保健因素，雖然不能夠推動知識管理實施的深化，但卻很容易成為知識管理實施的障礙。
知識管理本質(zhì)上是一種管理的活動和實踐，所以知識管理系統(tǒng)的作用不能被無限的高估，這也是國際知識管理界的共識。我們認(rèn)為知識管理系統(tǒng)的主要作用在于對顯性知識的有效管理(獲取、評估、存儲、分享、利用和創(chuàng)造)和創(chuàng)造一個方便隱性知識顯性化、共享的氛圍。
有據(jù)可查的記載，最早的知識管理項目是一個美國Chaparral Steel的公司實施的，那時候有關(guān)互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)還不存在，局域網(wǎng)的發(fā)展還處于早期階段，知識管理系統(tǒng)的相關(guān)的技術(shù)還沒有充分的研究，因而當(dāng)時的知識管理實施不可能有一個很好的IT系統(tǒng)支撐，他們依靠內(nèi)部管理和公司戰(zhàn)略，明確知識管理活動內(nèi)容等來實施組織KM。通過知識管理實施，現(xiàn)在該公司仍然是鋼鐵行業(yè)內(nèi)質(zhì)量與效率的領(lǐng)先者，同時他們一直保持了不太注重技術(shù)和平臺的知識管理實施方式。
在對待知識管理系統(tǒng)上最大的錯誤觀念就是將知識管理等同于知識管理系統(tǒng)，認(rèn)為有一套系統(tǒng)就實現(xiàn)了知識管理，就成就了知識型企業(yè)，這是很有害和錯誤的觀念:知識的載體和創(chuàng)造者、使用者都是知識工作者，所以知識管理的根本還在于人，知識管理系統(tǒng)本身不能帶來知識管理的實現(xiàn)。
進(jìn)一步說，知識管理需要發(fā)揮每個知識工作者的主觀能動性，即便你強制每個人每天都必須用知識管理系統(tǒng)，但如果員工沒有對知識管理的正確認(rèn)知和主動參與，那么知識管理系統(tǒng)的使用就成為員工的應(yīng)付，那么知識庫就將成為垃圾庫，知識管理永遠(yuǎn)無法實現(xiàn)。
對于知識管理系統(tǒng)的認(rèn)識，我們認(rèn)為知識管理系統(tǒng)是知識管理實施中的保健因素，知識管理系統(tǒng)本身雖然不能夠推動知識管理實施的深化，但卻很容易的成為知識管理實施的障礙。就是說，如果有一個合適的知識管理系統(tǒng)只是打下了一個知識管理實施的基礎(chǔ)，但如果知識管理系統(tǒng)不適合組織的業(yè)務(wù)、不能夠滿足知識工作者的應(yīng)用需求，那很容易成為知識管理無法實施下去的原因。
如何選擇
如何選擇？
第一位的是你的需求明確。另一方面要考慮變化、人(使用習(xí)慣、簡單易用等)、業(yè)務(wù)流程。
組織選擇知識管理系統(tǒng)的過程，也是組織的知識管理需求明確的過程。只有明確了對支持知識管理的IT系統(tǒng)的功能需求、技術(shù)平臺需求，加之對現(xiàn)有信息系統(tǒng)現(xiàn)狀的分析，才能夠制定出一個詳細(xì)的知識管理系統(tǒng)需求說明，才能夠去選擇系統(tǒng)。對于系統(tǒng)，不少大型企業(yè)選擇了自行開發(fā)，對于外購系統(tǒng)也要考慮是購買成型的產(chǎn)品還是購買可以二次開發(fā)的系統(tǒng)平臺。
知識管理系統(tǒng)的選擇必須考慮組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)類型的變化。當(dāng)前，組織的外部環(huán)境不確定性比較大，組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)類型變動的幾率也較高。所以知識管理系統(tǒng)的選擇中必須考慮到系統(tǒng)的“柔性”，如果組織架構(gòu)變動了，系統(tǒng)如何做到“雖需應(yīng)變”。例如原來某幾個人屬于某個部門，某部門屬于某事業(yè)部，如果將這個部門調(diào)入另一個事業(yè)部，其知識存量怎么辦？如果部門撤銷了，屬于這個部門的知識該怎么處理，系統(tǒng)是否支持自動、快速的具體到崗位、部門的變動都是必須考慮的問題
在知識管理系統(tǒng)的選擇過程中，必須考慮到以后使用的員工的習(xí)慣、文化背景等因素。人是知識的最重要載體，是知識的使用者和創(chuàng)造者，所以在選擇知識管理系統(tǒng)的時候除了功能的需求外，必須考慮系統(tǒng)的可用性、易用性。不論這些系統(tǒng)功能有多么強大，但如果不符合用戶的使用習(xí)慣、有較陡的學(xué)習(xí)曲線，這樣的系統(tǒng)很難在組織內(nèi)真正發(fā)揮作用。
知識管理系統(tǒng)必須為所有使用的員工創(chuàng)造一個自然、簡便的操作環(huán)境，結(jié)合每位員工完整的日常工作，做到在日常工作過程中自然的進(jìn)行文件管理、知識分享、知識利用和創(chuàng)造，從而讓企業(yè)自然而然地建立知識管理基礎(chǔ)架構(gòu)，成功邁向知識管理之路。
知識管理系統(tǒng)必須是融于員工的日常工作的，而知識工作者對知識管理系統(tǒng)的使用應(yīng)該就是工作的本身而非額外的工作。讓使用者在日常工作中自然而然地保留經(jīng)驗與知識，是收集知識最有效而快速的方法。讓員工在工作的每一步都能獲得以前的知識積累是提高知識利用率的法寶。
如果將知識堆積起來等待員工去發(fā)掘，這樣的“知識庫”很難讓員工有興趣去使用。提供員工一個更有效率、更方便的工作環(huán)境，讓所有人在最方便的環(huán)境中，以有效率的方式溝通，創(chuàng)造全新的優(yōu)質(zhì)工作團隊。..
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