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辦公自動化系統(tǒng)：企業(yè)上oa系統(tǒng)的主要作用？ |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡 |
| 導讀：辦公自動化系統(tǒng) ，企業(yè)上oa系統(tǒng)的主要作用？：和駐外機構設立在各處，而以往所有的相關工作都是通過傳統(tǒng)的手工打印、人工遞送、發(fā)送傳真等方式進行。這樣一來就導致日常公司文件的上傳下達時效性相對較低，工作量較大，整體效率不高且存在辦公費用高的問題。 OA解決辦法：建立內(nèi)部統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺。 |
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關鍵詞：
協(xié)同辦公
ERP軟件
檔案
客戶管理
知識管理
項目管理
合同管理
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OA可解決的問題：
1、統(tǒng)一信息發(fā)布平臺：
由于公司在日常經(jīng)營管理工作中需要上傳和下達各類公文文件，目前隨著公司的發(fā)展壯大，各分公司、項目部和駐外機構設立在各處，而以往所有的相關工作都是通過傳統(tǒng)的手工打印、人工遞送、發(fā)送傳真等方式進行。這樣一來就導致日常公司文件的上傳下達時效性相對較低，工作量較大，整體效率不高且存在辦公費用高的問題。 OA解決辦法：建立內(nèi)部統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺。
公司的新聞、公告、通知等信息均統(tǒng)一通過OA平臺進行有針對性的發(fā)布，用戶可在其權限范圍內(nèi)查看與自己相關的信息。同時可結合手機短信方式對部分重要信息進行及時發(fā)布。
2、溝通與記錄存檔：
目前公司內(nèi)部各機構間的溝通主要是通過電話、手機短信、QQ等方式進行溝通，沒有完善的平臺可方便地保存和快速地查詢以往的歷史溝通記錄，事后的信息確認缺乏依據(jù)。
OA解決方法：建立公司統(tǒng)一溝通平臺。
OA提供了內(nèi)部消息、內(nèi)部郵件、外部郵件、手機短信等各種溝通渠道，構建了完善的內(nèi)部溝通平臺�？偣炯胺止�、項目部可統(tǒng)一在上面進行溝通交流，且可隨時查看歷史溝通記錄等。
3、內(nèi)部審批與手機批示：
目前公司內(nèi)部審批使用的是傳統(tǒng)的手工遞送簽批方式。這種傳統(tǒng)的方式需要將各類簽批文件逐級遞送給各個相關領導依次進行簽批。其次是公司在各地有分公司、項目部，因此辦公地點分散，加上公司領導因工作需要經(jīng)常出差在外地時，難免會出現(xiàn)簽批不及時、信息不對稱而導致工作延誤的情況。因此公司需要一個有效的平臺解決異地審批的問題。
OA解決辦法：建立統(tǒng)一的審批平臺。
OA提供的強大的基于互聯(lián)網(wǎng)的表單和工作流程引擎對跨地域?qū)徟峁┝送晟频闹С�。OA首先會對公司的內(nèi)部工作流程進行梳理和調(diào)研，之后會根據(jù)雙方確認的調(diào)研文檔將各種需要領導進行審批的內(nèi)部請示、公文流轉(zhuǎn)、合同審批等事務處理的表單和流程在OA系統(tǒng)中進行相應的配置，從而實現(xiàn)流程審批的“規(guī)范化、無紙化、電子化和自動化”。異地的分公司和項目部都可以實現(xiàn)在同一個平臺上進行辦公。領導即使出差在外地也可以通過登錄系統(tǒng)進行相關文件的審批。同時OA系統(tǒng)提供了手機WAP審批功能，當領導在不方便上網(wǎng)的地方也可通過手機WAP功能登錄OA系統(tǒng)來完成審批，大大提高了領導的審批效率，真正實現(xiàn)移動辦公。
4、公司文檔管理方面：
目前對于公司內(nèi)部的文檔管理方面沒有一套完善的系統(tǒng)來進行文件的分類管理，文件的共享和利用率不高，沒有實現(xiàn)電子化的管理。
OA解決方法：建立統(tǒng)一的文檔管理平臺。 OA提供了完善的文檔管理和查詢功能，可對公司的文檔進行分門別類的管理（如公司的項目合同、圖紙、各類受控文件等可以集中的管理起來），并能實現(xiàn)快速的查詢。針對文檔的安全性，OA還提供了完善的權限設置（可針對部門、崗位和特定人員的方式進行控制）對文檔進行管理，只有擁有相應權限的人才能查看對應的文檔，這樣一來可以極大地提高了文件的保密性和避免非授權人員的查閱，同時也免去了日常繁瑣的文檔借閱工作，提高了工作效率。
5、項目協(xié)作方面：
對于臨時發(fā)起的一些臨時工作或公司內(nèi)部需要多部門協(xié)作參與討論的一些項目，傳統(tǒng)的做法都是通過召集各部門人員開會等方式進行。然而這種方法效率不高且時間安排不靈活，同時項目的進展和溝通情況沒有歷史記錄可查，遇到周期性重復進行的工作不能很好的進行知識和經(jīng)驗的沉淀。 OA解決方法：建立協(xié)作平臺。
對于有些臨時發(fā)起的項目需要不同部門及不同崗位人參與的項目，可臨時成立項目組，對項目進行實時的進展溝通，同時跟項目相關的文檔、合同、圖紙等可上傳到項目協(xié)作區(qū)上。
無論企業(yè)處于發(fā)展中的哪一個階段，都需要借助信息化的工具和軟件來解決上述企業(yè)內(nèi)部存在的問題，即“企業(yè)內(nèi)控”問題，在特殊的經(jīng)濟形勢下，挖掘和利用企業(yè)已有的各種資源，控制企業(yè)在各方面的成本減少不必要的支出更是企業(yè)要優(yōu)先解決的問題。借助協(xié)同辦公（OA）軟件來完成企業(yè)管理目標的實現(xiàn)、減少人員流失帶來的損失、進行工作任務的執(zhí)行跟蹤、控制成本和預算等，實現(xiàn)文檔電子化，以轉(zhuǎn)變工作方式為核心，使數(shù)據(jù)集中，便于分析和管理；實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，以效率為核心，快速找到客戶，促進員工內(nèi)部溝通加快響應，促進協(xié)作提高工作質(zhì)量，網(wǎng)絡、移動辦公可以節(jié)省時間；實現(xiàn)制度規(guī)范，以提高執(zhí)行力為核心，讓制度來規(guī)避風險，用標準來提高效率，通過執(zhí)行來發(fā)現(xiàn)問題；促進企業(yè)全面提升，以企業(yè)效益提升為核心，讓客戶更滿意，員工效率更高，企業(yè)管理模式更標準，管理成本更低廉，擴張更迅速。協(xié)同辦公（OA）軟件使企業(yè)在經(jīng)濟危機的艱難時刻，提升效率和降低成本，節(jié)省人力、物力、財力。
所以企業(yè)的文化不是掛在墻上，也不是靠咨詢公司給與指導，不是靠幾個拓展訓練可以完成的，他需要依靠一個長期的過程，以及一個好的載體。OA就是一個好的載體，它不但可以提供一個共同讓他們打破時間與空間的限制，在一起工作，在一起分享，在一起奮斗，同時也是員工展現(xiàn)自己的最好平臺，因為你在OA系統(tǒng)中做過的任何一個痕跡，你的領導，您的管理層甚至你的老板都可以看到，那怕只是一個計劃，一個文檔。 ..
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