建立起全面的知識體系之后，企業(yè)接下來將面臨一個更大的挑戰(zhàn)：那就是知識管理系統(tǒng)如何有效實施、持續(xù)更新和優(yōu)化，讓知識精髓不斷沉淀和傳承下去，以免知識庫慢慢因為缺少動態(tài)更新而變成一個垃圾庫。如此大精力的投入為企業(yè)帶來的益處也是不可小覷的。

1.可以加快作業(yè)與學(xué)習(xí)速度，降低成本協(xié)助快速尋找相關(guān)資料與經(jīng)驗，縮短作業(yè)時間透過知識分享，加快學(xué)習(xí)速度避免不必要的重復(fù)工作，降低作業(yè)成本。

2.可以鼓勵創(chuàng)新

分享組織內(nèi)優(yōu)良榜樣與范例，促進學(xué)習(xí)，激發(fā)創(chuàng)新能力

3.可以確保品質(zhì)，提高客戶服務(wù)質(zhì)量

記錄客戶資訊，掌握顧客需求，并確保作業(yè)執(zhí)行的一致性與執(zhí)行成果之品質(zhì)。

4.可以增進企業(yè)形象與商譽

建立企業(yè)優(yōu)良形象與商譽，并吸引與維持優(yōu)秀人才，建立競爭優(yōu)勢

例如有效的知識管理系統(tǒng)給IBM的開源節(jié)流帶來了舉足輕重的收益。IBM在實施知識門戶之前在全球擁有155個數(shù)據(jù)中心，31個獨立的網(wǎng)絡(luò)，上百種客戶端配置支持多達16000個應(yīng)用。實施后銳減到16個數(shù)據(jù)中心、全球唯一的網(wǎng)絡(luò)、四種標(biāo)準(zhǔn)客戶端和7500個應(yīng)用。

IBM 在2001年通過將33%的課程通過網(wǎng)上教學(xué)實現(xiàn)，節(jié)約了3億7500萬美元；客戶自服務(wù)系統(tǒng)處理了超過4000萬美元的交易，為IBM節(jié)約超過700萬美元；集中的新聞資源管理、e-meetings和即時通訊也節(jié)約了可觀的費用。

費用的節(jié)省還不是知識管理系統(tǒng)的最大貢獻。IBM顯然更加看重由于經(jīng)驗的傳輸和互動的學(xué)習(xí)對員工技能的提高。因為有這樣的一個全球“大腦”，公司可以對IBM各個領(lǐng)域的客戶進行實時響應(yīng)，提高服務(wù)水平。經(jīng)過“知識注入”的IBM員工能夠在與客戶洽談業(yè)務(wù)的時候用“一樣的語言”溝通，提高了競標(biāo)和簽單的成功比例。

知識管理系統(tǒng)如何有效實施

很多情況下，實施知識管理系統(tǒng)的企業(yè)能夠為知識管理提供了預(yù)算保障，并比較順利地實施，但最后卻發(fā)現(xiàn)只有很少員工實際在用它。因此知識分享的激勵機制，是知識管理實施中的非常關(guān)鍵的問題。

其次企業(yè)需要建立對知識管理實施過程進行跟蹤和評價的機制，通過評估和反饋來指導(dǎo)和調(diào)整實施過程。

總之，知識管理不僅僅是一個項目，更是一個長期的持續(xù)改善的過程，更需要企業(yè)在此方面投入的保證。在實際實施的項目中，往往因為知識管理項目不像ERP等項目那樣與業(yè)務(wù)結(jié)合的如此之密切，或者對業(yè)務(wù)的影響沒有那么明顯和直接，而更容易被忽視。缺乏長期的支持和持續(xù)性的優(yōu)化改善必然導(dǎo)致項目的失敗。