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辦公自動化系統(tǒng)：如何選擇合適的酒店管理系統(tǒng) |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
| 導(dǎo)讀：辦公自動化系統(tǒng) ，如何選擇合適的酒店管理系統(tǒng)：類，讓銷售部及管理層隨時可以得知回頭客、協(xié)議單位的入住情況。消費排行；單次入住排行和客人入住總排行顯示回頭客入住情況，可根據(jù)具體情況給與客人一定優(yōu)惠，或贈送會員卡、打折卡，鼓勵客人消費；詳盡的房態(tài)信息：多達8 種房態(tài)，且都有圖標相對應(yīng)，為相關(guān)部門提供詳盡、明了的房間信息；提高效益訂房控制：完善的散客 |
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關(guān)鍵詞：
協(xié)同辦公
ERP軟件
檔案
客戶管理
知識管理
項目管理
合同管理
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提高效率
快速、簡捷的操作：界面直觀，操作使用簡捷、明快，快速開房只需三分鐘；
夜審功能：系統(tǒng)的夜間稽核產(chǎn)生的報表功能完備，為管理層提供決策數(shù)據(jù)，徹底結(jié)束手工報表的歷史；
強大的分類統(tǒng)計：系統(tǒng)可按各條件的分類，讓銷售部及管理層隨時可以得知回頭客、協(xié)議單位的入住情況。
消費排行；單次入住排行和客人入住總排行顯示回頭客入住情況，可根據(jù)具體情況給與客人一定優(yōu)惠，或贈送會員卡、打折卡，鼓勵客人消費；
詳盡的房態(tài)信息：多達8 種房態(tài)，且都有圖標相對應(yīng)，為相關(guān)部門提供詳盡、明了的房間信息；
提高效益
訂房控制：完善的散客和團體預(yù)訂功能可防止有房不能出租或滿房重訂的情況出現(xiàn)，可隨時提供準確和最新的房間使用和預(yù)訂情況，從而可提高客房出租率；
營業(yè)收入的自動統(tǒng)計：收入?yún)R總表，使酒店管理層清楚知道各時期客源變化與收入結(jié)構(gòu)變化，及時調(diào)整經(jīng)營方式與策略；
電話控制：電話自動計費及電話開關(guān)控制，可杜絕話費的跑賬、漏帳，并可防止服務(wù)員私打電話；
加強管理
授權(quán)控制：嚴格控制房價，不同的房價必須有不同的折扣授權(quán)，并有房價折扣授權(quán)；并可以報表的形式進行監(jiān)控及查核；
收銀入帳的管理：收銀入帳均只能紅字沖銷，不能修改當前記錄，符合財務(wù)作法；
對電腦權(quán)限的管理：各項功能均有嚴格的權(quán)限控制，保證各類數(shù)據(jù)不被無權(quán)過問的人觀看和操作；
集團化
集團化經(jīng)營策略是當前酒店業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，相對應(yīng)的飯店管理系統(tǒng)就必須滿足飯店集團化的要求。中國當前酒店業(yè)的現(xiàn)實表明，占20%的國外連鎖酒店管理集團管理的酒店拿走了80%的利潤，集團連鎖化似乎成了二八法則的代名詞。
這里指的飯店集團化管理系統(tǒng)不僅僅是指成員飯店的報表數(shù)據(jù)匯總、數(shù)據(jù)信息的上傳下遞等簡單的管理，而是指集團中央預(yù)訂系統(tǒng)、超�？陀媱�、集團營銷及客戶管理系統(tǒng)、集團統(tǒng)一財務(wù)、集團統(tǒng)一采購等更高層次上的管理系統(tǒng)。
首先是能搭建一個穩(wěn)定、安全、開放的信息化平臺，實現(xiàn)多種管理模式下的管理、控制功能。這個平臺不僅能夠包容各種酒店管理軟件，能夠適應(yīng)各種管理模式，而且能夠與其他多個系統(tǒng)進行無縫連接，比如：ERP系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等。集團酒店信息化系統(tǒng)的拓撲結(jié)構(gòu)有兩種：一是中央數(shù)據(jù)庫集中方式，所有成員酒店及集團總部的數(shù)據(jù)集中存放在集團中央數(shù)據(jù)庫，有利于集團統(tǒng)一管理和控制，數(shù)據(jù)一致性容易實現(xiàn)――此方式僅適合于投資主體單一的酒店集團。二是分布式數(shù)據(jù)庫方式，集團中央數(shù)據(jù)庫與成員酒店數(shù)據(jù)庫相結(jié)合，數(shù)據(jù)分布存貯、分布計算，集團和連鎖酒店各自能強化自己本身的業(yè)務(wù)運算，效率較高，集團信息化一次性投入的經(jīng)濟風險小，受網(wǎng)絡(luò)設(shè)施影響較小，整體系統(tǒng)的安全性較高，不會牽一發(fā)而動全局，適應(yīng)面廣，容易被集團的各種酒店業(yè)主所接受，有利于發(fā)展連鎖酒店的酒店集團。
其次是對中央預(yù)定系統(tǒng)（CRS）的要求。CRS 訂房引擎是CRS系統(tǒng)預(yù)訂業(yè)務(wù)的核心，主要可以處理以下業(yè)務(wù)：集團內(nèi)部客房預(yù)訂，所有預(yù)訂均通過該引擎與各成員酒店的接口交互實時取得；與GDS的系統(tǒng)接口，通過在系統(tǒng)引擎的層次上進行接口，可以保證CRS與GDS的結(jié)合更加緊密；Web自助服務(wù)預(yù)訂業(yè)務(wù)的配合，酒店客人可以通過集團網(wǎng)站進行客房預(yù)訂、信息查詢及修改和積分查詢等工作。以CRS訂房引擎為核心，CRS可以為酒店客人提供不同的訂房渠道，從而提升集團酒店預(yù)定服務(wù)的水平，達到方便客人的目的。實現(xiàn)主要可有兩種模式，一是全程直連式CRS模式，這種模式下中央 CRS可以自由操作所有成員酒店的訂房業(yè)務(wù)，自由控制成員酒店的各類房間資源；二是B/S服務(wù)半手工模式，這種方式適應(yīng)所有的PMS模式，也就是當前攜程、e龍采用的模式，各個成員酒店可以根據(jù)實際情況打開和關(guān)閉自己的CRS資源。
第三是超常客計劃的要求。�？头e分計劃不僅擁有原來的包含預(yù)定、分銷、長客積分、stay at one/ play at all等功能，而且能通過其獨特的貴賓卡會員系統(tǒng)，實現(xiàn)儲值、記賬、信用、積分實時自由兌換、信息實時交流等功能。這個“超”，主要體現(xiàn)在完全的信息實時、超強的賬務(wù)積分能力與跨行業(yè)的應(yīng)用上，比如，可以同時處理酒店、商場、旅行社等經(jīng)濟聯(lián)合體的積分統(tǒng)計和使用。
第四是集團營銷及客戶管理。可以為酒店客人提供優(yōu)質(zhì)、個性化的服務(wù)，發(fā)展集團和終端目標客人之間一對一的關(guān)系，培養(yǎng)品牌忠誠，挖掘潛在客戶。擁有�？凸芾怼①F賓管理、積分獎勵計劃、客戶檔案分析、客戶檔案整理、潛在客戶分析、客戶信用分析等。
國際化
國際上排名前10位的跨國連鎖酒店集團在我國已全部掛牌，引入國際化知名品牌已經(jīng)成為國際化程度的一個重要標志。國內(nèi)酒店管理集團當然也不能熟視無睹，進行國際化變革與發(fā)展迫在眉睫。相應(yīng)的，酒店管理軟件也必須能盡快適應(yīng)這種變化。
為滿足酒店國際化要求，適用的酒店管理系統(tǒng)應(yīng)包含三方面內(nèi)容：一是對客服務(wù)的國際化。系統(tǒng)支持多語種，如客人賬單、歡迎卡、催賬單、壓金單、留言條等；二是功能的國際化。市場概念、房價體系、賬務(wù)處理等應(yīng)能符合國際酒店集團管理要求，還應(yīng)支持中央預(yù)訂系統(tǒng)、支持�？头e分計劃，支持航空公司獎勵計劃、‘一站式’客戶服務(wù)支持、權(quán)責發(fā)生制的賬務(wù)主體地位（同樣支持收付實現(xiàn)制賬務(wù)核算）等；三是操作界面的國際化。除了著名的外方管理集團，目前已有很多外籍員工加盟國內(nèi)自己管理的著名飯店，因此軟件界面支持多語種也應(yīng)是一種趨勢。
細分化
新時代旅游的發(fā)展使市場需求呈現(xiàn)多樣化、個性化態(tài)勢。酒店越來越注重市場需求的細分化，實行“小市場、大份額”戰(zhàn)略，通過開發(fā)個性化產(chǎn)品和提供個性化服務(wù)來贏得目標顧客。有著鮮明特色和明確市場定位的特色飯店增多，如：經(jīng)濟型飯店、現(xiàn)代商務(wù)酒店、青年旅館、汽車旅館、酒店公寓、溫泉度假村等。與此同時，隨著酒店客人需求的變化和市場競爭加劇，酒店的營銷策略呈多元化趨勢。因此，飯店管理軟件必須進一步細分。
經(jīng)濟連鎖型酒店：集團化是近幾年飯店業(yè)的一個熱點，經(jīng)濟型酒店的出現(xiàn)更是一種趨勢。由于經(jīng)濟型酒店不同于一般的星級酒店，僅提供有限的客人服務(wù)，相應(yīng)的管理系統(tǒng)就必須簡單明了，沒必要具有繁瑣的功能，而必須盡量做到培訓簡單、操作簡便、維護方便、實施周期短，總而言之就是要控制實施成本，做到以量取勝。經(jīng)濟型管理系統(tǒng)單體系統(tǒng)往往功能要求簡單，但由于這些酒店經(jīng)常是連鎖經(jīng)營，因此前述的集團化管理功能（如中央預(yù)訂、�？陀媱潯⒓瘓F營銷等）一點也不能少。
溫泉度假型酒店：該類酒店以大型的洗浴中心、康樂休閑、度假為主，客房、餐飲不一定是酒店的最主要經(jīng)營項目，而傳統(tǒng)的飯店管理系統(tǒng)一般是以客房及餐飲為主，因此就可能不適合該類溫泉度假酒店。
酒店式公寓：基本同傳統(tǒng)的飯店管理系統(tǒng)，只是飯店主要面對的是長住的客人，因此在房費計算處理、服務(wù)項目等處有一定的區(qū)別。
俱樂部：一般客房比較少，因此對客房管理的要求較低，而對會員管理、康樂管理要求很高。
智能化及集成化
除了目前飯店管理系統(tǒng)一般集成電話交換機、門鎖系統(tǒng)、語音信箱、VOD系統(tǒng)外，與銀行卡、Internet、公安局報戶口系統(tǒng)的集成已有許多酒店采用，甚至于與客房智能控制系統(tǒng)、酒店信息展示系統(tǒng)、客房小吧管理系統(tǒng)的接口實現(xiàn)將能達到更高層次上的服務(wù)和管理水平。
通過與客房控制系統(tǒng)的接口聯(lián)網(wǎng)，可以解決前臺房間狀態(tài)的虛擬性問題。除了房務(wù)中心外，前廳部、總機、財務(wù)、商務(wù)中心等相關(guān)服務(wù)部門的員工也能知道客房中是否有人、客人是否已經(jīng)休息、勿擾燈是否點亮，從而更好地做到對客服務(wù)。相反，客人喜好中的房間溫度、燈光狀態(tài)要求等也能自動轉(zhuǎn)送到客房控制系統(tǒng)，以滿足客人的特殊需求�？腿说牡降旰碗x店，也能自動通知客房控制系統(tǒng)，自動打開和關(guān)閉電源系統(tǒng)、設(shè)置房間溫度，達到節(jié)能目的。
集成客房小吧電腦控制系統(tǒng)�？头啃“稍趹�(yīng)用電腦控制之前，一直是由人工運作管理，即由服務(wù)員清點消費物品，并將其消耗量及應(yīng)付金額通報給房務(wù)中心或總臺收銀。這種手工操作的缺點是無法及時反饋物品的消耗情況，造成物品補充不及時，客人結(jié)賬時，要么請客人查房等待，要么盡憑客人自覺申報消費情況而結(jié)賬，造成酒店可能的收入損失。因此，小吧控制系統(tǒng)是近幾年來國際上飯店客房配置中發(fā)展最快的一種設(shè)施之一。只是因為國內(nèi)的消費習慣，目前國內(nèi)酒店很少應(yīng)用該種客房小吧控制系統(tǒng)。但隨著社會的進步，國內(nèi)的高星級酒店早晚會采用該系統(tǒng)。通過飯店管理系統(tǒng)與小吧控制系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)，小吧系統(tǒng)能自動探知物品消耗情況，并自動計入客人應(yīng)付賬中，使酒店及時了解物品的消費情況以便隨時補充物品，并能根據(jù)客人的愛好對所提供的物品進行調(diào)整。
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